鏡子物語：在繁忙混亂的工作中保持一種“禪定”狀態，並非天方夜譚。
01 忙亂讓你總是心不在焉？
作為一個職場人，忙與亂，可以說是我們生活的常態。每天從走進辦公室的那一刻起，我們就馬上進入“戰鬥”狀態。盡心竭力工作幾小時後，仍然有一大堆沒來得及回覆的電話，沒處理的郵件，沒向上級彙報的事項，沒整理的堆積如山文件，還會有隨時而來的突發事項，把你手頭的工作打斷……
似乎永遠幹不完的工作，讓我們越來越焦慮，甚至在任何地方、任何時間都表現得“心不在焉”。比如我，每天晚飯後半小時，是我跟兒子寶貴的散步時間，但我的腦子裡依然盤旋著白天的各種事情，以至於兒子在旁邊說了什麼，我都沒聽見。
專業調查顯示，緊張的工作節奏、多任務壓力，以及無孔不入的信息，讓我們的社會普遍存在一種焦慮情緒——人們會感到沒來由的悵然若失，從而產生一種無法解脫、永不停息的緊張情緒。這種情緒嚴重影響了我們的工作狀態，甚至讓我們在生活中也無法放鬆下來。
有沒有一種好方法，能夠使我們既能輕鬆自如地完成工作，又能享受生活的樂趣，即使整日事務纏身，也能夠時刻保持頭腦清醒，氣定神閒地控制和處理一切？
時間管理領域的專家們就此提出了諸多理論和方法，但多數理論在應用到實踐中時，並不總是十分奏效。比如，被廣泛認同的，由史蒂芬·柯維提出的“四象限法則”，把事情分為“重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急”四類，告誡我們要優先做重要不緊急的事，少做不重要也不緊急的事。但現實生活中，當很多事情一起湧過來時，我們往往很難準確分辨出哪些更重要一些。
再者，即便我們把事情分了類，我們依舊無法集中注意力。比如，我正在寫著一篇文案，心裡卻想著：下午的會議，我得先準備出一個彙報方案……
相對於“四象限法則”，世界知名時間管理大師戴維·艾倫提出的“GTD”時間管理法，就現實可行得多，可以真正拿來指導我們的工作和生活。
鏡子物語：在繁忙混亂的工作中保持一種“禪定”狀態，並非天方夜譚。
01 忙亂讓你總是心不在焉？
作為一個職場人，忙與亂，可以說是我們生活的常態。每天從走進辦公室的那一刻起，我們就馬上進入“戰鬥”狀態。盡心竭力工作幾小時後，仍然有一大堆沒來得及回覆的電話，沒處理的郵件，沒向上級彙報的事項，沒整理的堆積如山文件，還會有隨時而來的突發事項，把你手頭的工作打斷……
似乎永遠幹不完的工作，讓我們越來越焦慮，甚至在任何地方、任何時間都表現得“心不在焉”。比如我，每天晚飯後半小時，是我跟兒子寶貴的散步時間，但我的腦子裡依然盤旋著白天的各種事情，以至於兒子在旁邊說了什麼，我都沒聽見。
專業調查顯示，緊張的工作節奏、多任務壓力，以及無孔不入的信息，讓我們的社會普遍存在一種焦慮情緒——人們會感到沒來由的悵然若失，從而產生一種無法解脫、永不停息的緊張情緒。這種情緒嚴重影響了我們的工作狀態，甚至讓我們在生活中也無法放鬆下來。
有沒有一種好方法，能夠使我們既能輕鬆自如地完成工作，又能享受生活的樂趣，即使整日事務纏身，也能夠時刻保持頭腦清醒，氣定神閒地控制和處理一切？
時間管理領域的專家們就此提出了諸多理論和方法，但多數理論在應用到實踐中時，並不總是十分奏效。比如，被廣泛認同的，由史蒂芬·柯維提出的“四象限法則”，把事情分為“重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急”四類，告誡我們要優先做重要不緊急的事，少做不重要也不緊急的事。但現實生活中，當很多事情一起湧過來時，我們往往很難準確分辨出哪些更重要一些。
再者，即便我們把事情分了類，我們依舊無法集中注意力。比如，我正在寫著一篇文案，心裡卻想著：下午的會議，我得先準備出一個彙報方案……
相對於“四象限法則”，世界知名時間管理大師戴維·艾倫提出的“GTD”時間管理法，就現實可行得多，可以真正拿來指導我們的工作和生活。
02 一次只做、只想一件事，才是根治之道
戴維·艾倫指出，我們焦慮的根源，不是不知道該做什麼，而是那些“未完成之事”之事對大腦造成的干擾。可能你沒有意識到，你腦海裡閃過的每一項任務，無論大小，都時時刻刻被你自身的無意識所緊密追隨。“任何沒有找到應有的位置和恰當存在方式的事務，都會盤踞在我們腦海中，成為懸而未決的問題。”
研究已經證明，你的大腦會不由自主地幫你記錄所有的未盡事宜，但它不會主動給你準確的提醒，反而會給你希望思考的其他事項帶來干擾，繼而會降低你的工作效率。這就是為什麼許多人的腦子裡總是在接連不斷地放電影，即便在有要事處理時也是一樣的原因。
而根治之道，就是讓自己心無雜念，安於當下，一次只做一件事，並只想這一件事情。
這種狀態，可以用“心如止水”來形容。想象把一粒石子投入池塘，可能激起一片漣漪，一朵水花，但很快就歸於平靜。用莊子的話來說，就是“至人之用心若鑑，物來則現，物去不留。”
而一旦你達到這種狀態，就能體會到輕鬆掌控一切的自由。就像日本著名禪師鈴木俊隆所言：“如果你的大腦空空如也，總是處於一切就緒的狀態，那麼它就會向一切事情敞開大門。”
你一定會問，要達到這種狀態，談何容易？戴維·艾倫“GTD”時間管理法，就是要通過一系列簡單可操作的方法，清空你的大腦，幫助你在任何必要的時候，都能過到高效和放鬆的境界。
鏡子物語：在繁忙混亂的工作中保持一種“禪定”狀態，並非天方夜譚。
01 忙亂讓你總是心不在焉？
作為一個職場人，忙與亂，可以說是我們生活的常態。每天從走進辦公室的那一刻起，我們就馬上進入“戰鬥”狀態。盡心竭力工作幾小時後，仍然有一大堆沒來得及回覆的電話，沒處理的郵件，沒向上級彙報的事項，沒整理的堆積如山文件，還會有隨時而來的突發事項，把你手頭的工作打斷……
似乎永遠幹不完的工作，讓我們越來越焦慮，甚至在任何地方、任何時間都表現得“心不在焉”。比如我，每天晚飯後半小時，是我跟兒子寶貴的散步時間，但我的腦子裡依然盤旋著白天的各種事情，以至於兒子在旁邊說了什麼，我都沒聽見。
專業調查顯示，緊張的工作節奏、多任務壓力，以及無孔不入的信息，讓我們的社會普遍存在一種焦慮情緒——人們會感到沒來由的悵然若失，從而產生一種無法解脫、永不停息的緊張情緒。這種情緒嚴重影響了我們的工作狀態，甚至讓我們在生活中也無法放鬆下來。
有沒有一種好方法，能夠使我們既能輕鬆自如地完成工作，又能享受生活的樂趣，即使整日事務纏身，也能夠時刻保持頭腦清醒，氣定神閒地控制和處理一切？
時間管理領域的專家們就此提出了諸多理論和方法，但多數理論在應用到實踐中時，並不總是十分奏效。比如，被廣泛認同的，由史蒂芬·柯維提出的“四象限法則”，把事情分為“重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急”四類，告誡我們要優先做重要不緊急的事，少做不重要也不緊急的事。但現實生活中，當很多事情一起湧過來時，我們往往很難準確分辨出哪些更重要一些。
再者，即便我們把事情分了類，我們依舊無法集中注意力。比如，我正在寫著一篇文案，心裡卻想著：下午的會議，我得先準備出一個彙報方案……
相對於“四象限法則”，世界知名時間管理大師戴維·艾倫提出的“GTD”時間管理法，就現實可行得多，可以真正拿來指導我們的工作和生活。
02 一次只做、只想一件事，才是根治之道
戴維·艾倫指出，我們焦慮的根源，不是不知道該做什麼，而是那些“未完成之事”之事對大腦造成的干擾。可能你沒有意識到，你腦海裡閃過的每一項任務，無論大小，都時時刻刻被你自身的無意識所緊密追隨。“任何沒有找到應有的位置和恰當存在方式的事務，都會盤踞在我們腦海中，成為懸而未決的問題。”
研究已經證明，你的大腦會不由自主地幫你記錄所有的未盡事宜，但它不會主動給你準確的提醒，反而會給你希望思考的其他事項帶來干擾，繼而會降低你的工作效率。這就是為什麼許多人的腦子裡總是在接連不斷地放電影，即便在有要事處理時也是一樣的原因。
而根治之道，就是讓自己心無雜念，安於當下，一次只做一件事，並只想這一件事情。
這種狀態，可以用“心如止水”來形容。想象把一粒石子投入池塘，可能激起一片漣漪，一朵水花，但很快就歸於平靜。用莊子的話來說，就是“至人之用心若鑑，物來則現，物去不留。”
而一旦你達到這種狀態，就能體會到輕鬆掌控一切的自由。就像日本著名禪師鈴木俊隆所言：“如果你的大腦空空如也，總是處於一切就緒的狀態，那麼它就會向一切事情敞開大門。”
你一定會問，要達到這種狀態，談何容易？戴維·艾倫“GTD”時間管理法，就是要通過一系列簡單可操作的方法，清空你的大腦，幫助你在任何必要的時候，都能過到高效和放鬆的境界。
03 只需3步，掌控所有未盡事宜
戴維·凱克奇說：“焦慮是由缺乏控制、組織、準備和行動引起的。”通常情況下，你對一些事情總是念念不忘，這是因為你還沒有明確地認定它們的預期結果是什麼，你下一步的具體行動到底是什麼，所以它們在你的大腦中屬於“未歸檔”狀態。只有當你對這些信息做了必要的決定，並且把它們寄存在一個安全可靠的地方，以便在需要行動時提醒你，你的大腦才會放鬆下來。
你可能會說，那我可以制定一個日程表。但實際上，日程表上每天的任務清單和那些簡化的優先順序代碼，常常被老闆的電話、各種即時信息和指令打斷，那些無法正常進行的計劃，反而會進一步加深我們的焦慮感。
相比而言，“GTD”時間管理法提出了更系統、實用、有效的解決方案。主要包括3大步驟：
第1步：將所有信息收入“工作籃”
你要養成這樣一種習慣：對所有你想到的需要做、打算做的事，以及接觸到的資料信息進行收集記錄，統一放進你的“工作籃”。這個“工作籃”可以是紙質的本子，也可以是電子形式的文檔等形式。怎麼方便怎麼來。但要記住兩點：1、百分之百地收集一切“未竟之事”或者至少決定去做的事情。2、“工作籃”的形式要儘量少，如果你的周圍貼滿了各類便籤，亂放著各種紙條、文檔，那隻會讓你更加混亂。
第2步：整理、清空“工作籃”
至少每週清理一次“工作籃”。把裡面的事項逐一拿出來進行整理。針對其中的每一件事，問問自己：“這是什麼？需要採取行動嗎？”
如果需要採取行動，就把此事歸入“是（下一步行動）”的清單中，相反則歸入“否”的清單中。
對於不需行動，也就是“否”中的事項，再進一步歸為“垃圾”“將來或許做（備忘錄）”“參考資料（在需要的時候看）”三個子清單。
對於需要行動的事項，進一步考慮：“下一步的行動是什麼？何時進行？能在兩分鐘內完成嗎？”
如果是兩分鐘內能完成的，就歸入“立即執行”子清單；否則，歸入“指派別人”和“延遲”子清單，而“延遲”中又可分為“按指定時間完成（日程表）”和“需要儘快完成的行動”兩類。在每個子清單中寫明具體的“下一步行動”。有確切時間的，按時間先後排序，沒有確切時間的，比如“需要儘快完成的行動”，憑直覺排出先後順序。
另外還有一類需要行動的事項，是需要多個步驟才能完成的，那麼就納入需要行動下的“項目計劃”子清單。
鏡子物語：在繁忙混亂的工作中保持一種“禪定”狀態，並非天方夜譚。
01 忙亂讓你總是心不在焉？
作為一個職場人，忙與亂，可以說是我們生活的常態。每天從走進辦公室的那一刻起，我們就馬上進入“戰鬥”狀態。盡心竭力工作幾小時後，仍然有一大堆沒來得及回覆的電話，沒處理的郵件，沒向上級彙報的事項，沒整理的堆積如山文件，還會有隨時而來的突發事項，把你手頭的工作打斷……
似乎永遠幹不完的工作，讓我們越來越焦慮，甚至在任何地方、任何時間都表現得“心不在焉”。比如我，每天晚飯後半小時，是我跟兒子寶貴的散步時間，但我的腦子裡依然盤旋著白天的各種事情，以至於兒子在旁邊說了什麼，我都沒聽見。
專業調查顯示，緊張的工作節奏、多任務壓力，以及無孔不入的信息，讓我們的社會普遍存在一種焦慮情緒——人們會感到沒來由的悵然若失，從而產生一種無法解脫、永不停息的緊張情緒。這種情緒嚴重影響了我們的工作狀態，甚至讓我們在生活中也無法放鬆下來。
有沒有一種好方法，能夠使我們既能輕鬆自如地完成工作，又能享受生活的樂趣，即使整日事務纏身，也能夠時刻保持頭腦清醒，氣定神閒地控制和處理一切？
時間管理領域的專家們就此提出了諸多理論和方法，但多數理論在應用到實踐中時，並不總是十分奏效。比如，被廣泛認同的，由史蒂芬·柯維提出的“四象限法則”，把事情分為“重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急”四類，告誡我們要優先做重要不緊急的事，少做不重要也不緊急的事。但現實生活中，當很多事情一起湧過來時，我們往往很難準確分辨出哪些更重要一些。
再者，即便我們把事情分了類，我們依舊無法集中注意力。比如，我正在寫著一篇文案，心裡卻想著：下午的會議，我得先準備出一個彙報方案……
相對於“四象限法則”，世界知名時間管理大師戴維·艾倫提出的“GTD”時間管理法，就現實可行得多，可以真正拿來指導我們的工作和生活。
02 一次只做、只想一件事，才是根治之道
戴維·艾倫指出，我們焦慮的根源，不是不知道該做什麼，而是那些“未完成之事”之事對大腦造成的干擾。可能你沒有意識到，你腦海裡閃過的每一項任務，無論大小，都時時刻刻被你自身的無意識所緊密追隨。“任何沒有找到應有的位置和恰當存在方式的事務，都會盤踞在我們腦海中，成為懸而未決的問題。”
研究已經證明，你的大腦會不由自主地幫你記錄所有的未盡事宜，但它不會主動給你準確的提醒，反而會給你希望思考的其他事項帶來干擾，繼而會降低你的工作效率。這就是為什麼許多人的腦子裡總是在接連不斷地放電影，即便在有要事處理時也是一樣的原因。
而根治之道，就是讓自己心無雜念，安於當下，一次只做一件事，並只想這一件事情。
這種狀態，可以用“心如止水”來形容。想象把一粒石子投入池塘，可能激起一片漣漪，一朵水花，但很快就歸於平靜。用莊子的話來說，就是“至人之用心若鑑，物來則現，物去不留。”
而一旦你達到這種狀態，就能體會到輕鬆掌控一切的自由。就像日本著名禪師鈴木俊隆所言：“如果你的大腦空空如也，總是處於一切就緒的狀態，那麼它就會向一切事情敞開大門。”
你一定會問，要達到這種狀態，談何容易？戴維·艾倫“GTD”時間管理法，就是要通過一系列簡單可操作的方法，清空你的大腦，幫助你在任何必要的時候，都能過到高效和放鬆的境界。
03 只需3步，掌控所有未盡事宜
戴維·凱克奇說：“焦慮是由缺乏控制、組織、準備和行動引起的。”通常情況下，你對一些事情總是念念不忘，這是因為你還沒有明確地認定它們的預期結果是什麼，你下一步的具體行動到底是什麼，所以它們在你的大腦中屬於“未歸檔”狀態。只有當你對這些信息做了必要的決定，並且把它們寄存在一個安全可靠的地方，以便在需要行動時提醒你，你的大腦才會放鬆下來。
你可能會說，那我可以制定一個日程表。但實際上，日程表上每天的任務清單和那些簡化的優先順序代碼，常常被老闆的電話、各種即時信息和指令打斷，那些無法正常進行的計劃，反而會進一步加深我們的焦慮感。
相比而言，“GTD”時間管理法提出了更系統、實用、有效的解決方案。主要包括3大步驟：
第1步：將所有信息收入“工作籃”
你要養成這樣一種習慣：對所有你想到的需要做、打算做的事，以及接觸到的資料信息進行收集記錄，統一放進你的“工作籃”。這個“工作籃”可以是紙質的本子，也可以是電子形式的文檔等形式。怎麼方便怎麼來。但要記住兩點：1、百分之百地收集一切“未竟之事”或者至少決定去做的事情。2、“工作籃”的形式要儘量少，如果你的周圍貼滿了各類便籤，亂放著各種紙條、文檔，那隻會讓你更加混亂。
第2步：整理、清空“工作籃”
至少每週清理一次“工作籃”。把裡面的事項逐一拿出來進行整理。針對其中的每一件事，問問自己：“這是什麼？需要採取行動嗎？”
如果需要採取行動，就把此事歸入“是（下一步行動）”的清單中，相反則歸入“否”的清單中。
對於不需行動，也就是“否”中的事項，再進一步歸為“垃圾”“將來或許做（備忘錄）”“參考資料（在需要的時候看）”三個子清單。
對於需要行動的事項，進一步考慮：“下一步的行動是什麼？何時進行？能在兩分鐘內完成嗎？”
如果是兩分鐘內能完成的，就歸入“立即執行”子清單；否則，歸入“指派別人”和“延遲”子清單，而“延遲”中又可分為“按指定時間完成（日程表）”和“需要儘快完成的行動”兩類。在每個子清單中寫明具體的“下一步行動”。有確切時間的，按時間先後排序，沒有確切時間的，比如“需要儘快完成的行動”，憑直覺排出先後順序。
另外還有一類需要行動的事項，是需要多個步驟才能完成的，那麼就納入需要行動下的“項目計劃”子清單。
這裡有兩點需要注意的地方：
1、從“工作籃”中取出的事項，一定不要再放回“工作籃”。不要對同一件事，做兩次相同的思考。
2、制定“下一步行動”時，一定要寫出明確具體、可實際操作的行動。比如：起草總結大會的具體議程；給主管打電話彙報活動預算問題。
第3步：選擇行動，從排在最上面的一件事做起
當你做好了上述全部準備工作後，每一天，每個時刻選擇做什麼事，就變得非常簡單。你只需要隨時花上幾秒鐘的時間，查閱一下“下一步行動”中的幾個子清單，看一看排在最上面的分別是什麼事就行了。能在兩分鐘內完成的，就馬上處理掉；把日程表中的事按順序完成；有空閒時間時，看一看“需要儘快完成的行動”中，有哪些可以調整到“立即行動”或“日程表”中來。
“項目”子菜單，方便你隨時查閱手頭有什麼項目，思考下一步行動。而考慮好的行動，就可以直接納入“日程表”“委派他人”或“需要儘快完成的行動”中。
這裡還有幾點需要注意：1、對於清單系統裡已完成的行動，要立即刪除；2、要經常回顧一下清單系統，根據實際情況作出動態調整；3、遇到突發緊急任務時，要把手頭沒做完的工作及時歸檔到相應清單中，以便後期繼續進行。
鏡子物語：在繁忙混亂的工作中保持一種“禪定”狀態，並非天方夜譚。
01 忙亂讓你總是心不在焉？
作為一個職場人，忙與亂，可以說是我們生活的常態。每天從走進辦公室的那一刻起，我們就馬上進入“戰鬥”狀態。盡心竭力工作幾小時後，仍然有一大堆沒來得及回覆的電話，沒處理的郵件，沒向上級彙報的事項，沒整理的堆積如山文件，還會有隨時而來的突發事項，把你手頭的工作打斷……
似乎永遠幹不完的工作，讓我們越來越焦慮，甚至在任何地方、任何時間都表現得“心不在焉”。比如我，每天晚飯後半小時，是我跟兒子寶貴的散步時間，但我的腦子裡依然盤旋著白天的各種事情，以至於兒子在旁邊說了什麼，我都沒聽見。
專業調查顯示，緊張的工作節奏、多任務壓力，以及無孔不入的信息，讓我們的社會普遍存在一種焦慮情緒——人們會感到沒來由的悵然若失，從而產生一種無法解脫、永不停息的緊張情緒。這種情緒嚴重影響了我們的工作狀態，甚至讓我們在生活中也無法放鬆下來。
有沒有一種好方法，能夠使我們既能輕鬆自如地完成工作，又能享受生活的樂趣，即使整日事務纏身，也能夠時刻保持頭腦清醒，氣定神閒地控制和處理一切？
時間管理領域的專家們就此提出了諸多理論和方法，但多數理論在應用到實踐中時，並不總是十分奏效。比如，被廣泛認同的，由史蒂芬·柯維提出的“四象限法則”，把事情分為“重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急、不重要也不緊急”四類，告誡我們要優先做重要不緊急的事，少做不重要也不緊急的事。但現實生活中，當很多事情一起湧過來時，我們往往很難準確分辨出哪些更重要一些。
再者，即便我們把事情分了類，我們依舊無法集中注意力。比如，我正在寫著一篇文案，心裡卻想著：下午的會議，我得先準備出一個彙報方案……
相對於“四象限法則”，世界知名時間管理大師戴維·艾倫提出的“GTD”時間管理法，就現實可行得多，可以真正拿來指導我們的工作和生活。
02 一次只做、只想一件事，才是根治之道
戴維·艾倫指出，我們焦慮的根源，不是不知道該做什麼，而是那些“未完成之事”之事對大腦造成的干擾。可能你沒有意識到，你腦海裡閃過的每一項任務，無論大小，都時時刻刻被你自身的無意識所緊密追隨。“任何沒有找到應有的位置和恰當存在方式的事務，都會盤踞在我們腦海中，成為懸而未決的問題。”
研究已經證明，你的大腦會不由自主地幫你記錄所有的未盡事宜，但它不會主動給你準確的提醒，反而會給你希望思考的其他事項帶來干擾，繼而會降低你的工作效率。這就是為什麼許多人的腦子裡總是在接連不斷地放電影，即便在有要事處理時也是一樣的原因。
而根治之道，就是讓自己心無雜念，安於當下，一次只做一件事，並只想這一件事情。
這種狀態，可以用“心如止水”來形容。想象把一粒石子投入池塘，可能激起一片漣漪，一朵水花，但很快就歸於平靜。用莊子的話來說，就是“至人之用心若鑑，物來則現，物去不留。”
而一旦你達到這種狀態，就能體會到輕鬆掌控一切的自由。就像日本著名禪師鈴木俊隆所言：“如果你的大腦空空如也，總是處於一切就緒的狀態，那麼它就會向一切事情敞開大門。”
你一定會問，要達到這種狀態，談何容易？戴維·艾倫“GTD”時間管理法，就是要通過一系列簡單可操作的方法，清空你的大腦，幫助你在任何必要的時候，都能過到高效和放鬆的境界。
03 只需3步，掌控所有未盡事宜
戴維·凱克奇說：“焦慮是由缺乏控制、組織、準備和行動引起的。”通常情況下，你對一些事情總是念念不忘，這是因為你還沒有明確地認定它們的預期結果是什麼，你下一步的具體行動到底是什麼，所以它們在你的大腦中屬於“未歸檔”狀態。只有當你對這些信息做了必要的決定，並且把它們寄存在一個安全可靠的地方，以便在需要行動時提醒你，你的大腦才會放鬆下來。
你可能會說，那我可以制定一個日程表。但實際上，日程表上每天的任務清單和那些簡化的優先順序代碼，常常被老闆的電話、各種即時信息和指令打斷，那些無法正常進行的計劃，反而會進一步加深我們的焦慮感。
相比而言，“GTD”時間管理法提出了更系統、實用、有效的解決方案。主要包括3大步驟：
第1步：將所有信息收入“工作籃”
你要養成這樣一種習慣：對所有你想到的需要做、打算做的事，以及接觸到的資料信息進行收集記錄，統一放進你的“工作籃”。這個“工作籃”可以是紙質的本子，也可以是電子形式的文檔等形式。怎麼方便怎麼來。但要記住兩點：1、百分之百地收集一切“未竟之事”或者至少決定去做的事情。2、“工作籃”的形式要儘量少，如果你的周圍貼滿了各類便籤，亂放著各種紙條、文檔，那隻會讓你更加混亂。
第2步：整理、清空“工作籃”
至少每週清理一次“工作籃”。把裡面的事項逐一拿出來進行整理。針對其中的每一件事，問問自己：“這是什麼？需要採取行動嗎？”
如果需要採取行動，就把此事歸入“是（下一步行動）”的清單中，相反則歸入“否”的清單中。
對於不需行動，也就是“否”中的事項，再進一步歸為“垃圾”“將來或許做（備忘錄）”“參考資料（在需要的時候看）”三個子清單。
對於需要行動的事項，進一步考慮：“下一步的行動是什麼？何時進行？能在兩分鐘內完成嗎？”
如果是兩分鐘內能完成的，就歸入“立即執行”子清單；否則，歸入“指派別人”和“延遲”子清單，而“延遲”中又可分為“按指定時間完成（日程表）”和“需要儘快完成的行動”兩類。在每個子清單中寫明具體的“下一步行動”。有確切時間的，按時間先後排序，沒有確切時間的，比如“需要儘快完成的行動”，憑直覺排出先後順序。
另外還有一類需要行動的事項，是需要多個步驟才能完成的，那麼就納入需要行動下的“項目計劃”子清單。
這裡有兩點需要注意的地方：
1、從“工作籃”中取出的事項，一定不要再放回“工作籃”。不要對同一件事，做兩次相同的思考。
2、制定“下一步行動”時，一定要寫出明確具體、可實際操作的行動。比如：起草總結大會的具體議程；給主管打電話彙報活動預算問題。
第3步：選擇行動，從排在最上面的一件事做起
當你做好了上述全部準備工作後，每一天，每個時刻選擇做什麼事，就變得非常簡單。你只需要隨時花上幾秒鐘的時間，查閱一下“下一步行動”中的幾個子清單，看一看排在最上面的分別是什麼事就行了。能在兩分鐘內完成的，就馬上處理掉；把日程表中的事按順序完成；有空閒時間時，看一看“需要儘快完成的行動”中，有哪些可以調整到“立即行動”或“日程表”中來。
“項目”子菜單，方便你隨時查閱手頭有什麼項目，思考下一步行動。而考慮好的行動，就可以直接納入“日程表”“委派他人”或“需要儘快完成的行動”中。
這裡還有幾點需要注意：1、對於清單系統裡已完成的行動，要立即刪除；2、要經常回顧一下清單系統，根據實際情況作出動態調整；3、遇到突發緊急任務時，要把手頭沒做完的工作及時歸檔到相應清單中，以便後期繼續進行。
用心體會這個方法，你就能發現，只要一個人確信，所有待辦事項都已經納入這個“系統”中，那他就再也不用為可能遺漏什麼事情而擔心。“GTD”時間管理法的最大意義正在於此：不僅能讓你的工作十分高效，還能幫助你在任何繁忙的狀態下，都能專注當下，氣定神閒。這套方法的實際效果已經被全球各大知名企業所驗證，極大地改善了無數職場人士的工作和生活。如果你也正被困擾著，就來試一試吧。
七稜鏡，資深媒體人，用碎片時間堅持寫原創的上班族，熱愛深度閱讀，崇尚自我管理的文字控。專注提供自我管理/職場領域的有用乾貨文，幫你少走彎路，越變越好，實現人生幸福加速度。微信公號/七稜鏡，頭條號/七稜鏡2010
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