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誰的一天不是24小時,為什麼別人乾的事兒就比你多?
292期
沙龍主題
如何進行有效的時間管理?
主講嘉賓
馮南石:北京師範大學管理學博士,15年500強工作經歷,10餘年管理經驗。潛心於現代企業管理的研究,並實踐於團隊建設與管理、高效執行力體系建設、領導力藝術及溝通訓練等領域。
沙龍時間
5月20日19:00-22:00
沙龍地點
廣州市天河路533號新快報社6樓605(太平洋電腦城斜對面新快報社內)
■主持人語
高效起來,從擺脫手機的束縛開始吧!
時間的珍貴連三歲小孩都知道,要珍惜時間的道理我們也懂得許多。我們偉大的魯迅先生就說過,浪費別人的時間等於是謀財害命,浪費自己的時間等於是慢性自殺。特別是都市人,每天在工作和生活的高壓下,更加不敢懈怠。但是,沒有在既定的時間完成預期的工作,或者無法實現原定計劃就不是浪費時間了嗎?低效的工作生活同樣也是在浪費生命!
其實,正如馮老師所說,要讓自己的時間變得高效,首先要找出自己的時間黑洞。往往梳理後會發現,主次不清、目標不明、三心二意是通病,往往在一些小事中時間就不經意地溜走了。
回想一下,這種場景是不是經常發生:在做一件事情時,電話來了,接完了電話,順便去回覆下微信,不經意間又刷一遍朋友圈,再評論一下。就這樣,十幾分鍾、半個小時甚至更久的時間就過去了,而之前手頭的事情又耽擱了。
把控自己的時間,高效起來,不如就從小事做起,簡單地先從擺脫手機的束縛開始!具體的時間,就專注地去做一件事情,別讓手機見縫插針。(駱智冕)
作為企業管理者,你是否疲於應付業務應酬,卻沒時間陪伴家人或幹些感興趣的“私事”?作為企業員工,你是否經常焦頭爛額,卻又抱怨“時間不夠用”?
時間這東西,一天就24小時。既沒法開源也不能節流,也不能“今天多用明天少用”。如何進行時間管理?北京師範大學管理學博士、前華為中興諮詢顧問馮南石在本期的新快報管理沙龍上指出,“時間管理”本質上源於“個人管理”,更準確地說,是“精力管理”。
■新快報記者 餘世鵬
企業時間管理:做好分工,有效賦能
馮南石指出,效率的提升源於社會分工與自由協作。
他列舉了《國富論》開篇的“造針”例子。大頭針生產共有18個工序,在沒有分工情況下,每個人負責多個生產環節,每天最多生產不會超過20根針。但如果在培訓基礎上,每個人只負責一道工序,如甲專門負責拉鐵絲,乙專門負責弄直,丙負責磨平等,這麼平均每天能夠生產4800根針。這說明,專業化基礎上的勞動分工,可成百倍地提高時間的生產效率。
其次,馮南石指出,效率提升帶來企業利潤的增加,企業主會在企業管理上投入更多。比如華為提倡的“減員增效”理念:在結構優化基礎上,3個員工可獲得以往4個人的工資水平,還能夠創造出5個人的績效。
隨著管理實踐的深入,多數企業管理者意識到了“授權”的重要性。但是,馮南石指出,如果下屬沒掌握到必要的能力就給予授權,最後的錯誤還得由授權者埋單,反而得不償失。
某公司客服部門接到主要客戶投訴,最初是部門領導親自處理,但隨著業務拓展,投訴數量增加後領導就忙不過來了。“領導一天也只有24小時。”馮南石說到,授權分兩步。首先是領導讓下屬小王在一旁看自己處理投訴全過程;其次,第二次讓小王上手處理,但領導者一邊給予必要的指導。第三次,領導就可以全身而退,讓小王直接處理投訴了。
讓精力在“正確的事情”上有的放矢
作為中層員工,如果你整天疲於奔命,卻成效甚微,甚至會懷疑“是不是我的努力還不夠”?很可能是工作方向出了問題!
馮南石就此指出,“做正確的事”比“正確地做事”更重要。
比如,一家擁有大市場規模的企業,會面臨千奇百怪的客戶需求。如果分別滿足,則企業資源成本太高,也因人力不夠導致產品性能下降。馮南石建議,大部分需求表面上看不一樣,但內涵卻差別不大。這可對客戶需求進行“精細化管理”,然後通過平臺化定製滿足需求,既可以提升穩定性和質量,也節約了成本。
多數人都知道“重要又緊急”的先處理,“不重要不緊急”的後處理。但馮南石指出,“重要又緊急”事情多由“重要但不緊急”事情發展而來。時間管理者要有全局思維,未雨綢繆之時,先把“重要但不緊急”事情處理好,就大大減少重要緊急事情的發生概率。
如“處理緊急郵件”這是“重要又緊急”的事情。但如果前期在“郵件分類管理”上做足功夫,則每天花在回覆郵件的時間就大大減少。
做好“精力管理”有技巧
馮南石指出,時間管理本質就是個人精力管理。要通過時間的節制與取捨,把精力和產出匹配起來。
首先,要發掘自己的高效時間段,並加以高效利用,“事情一旦開始,就已經投入時間成本,要一以貫之把它做完。”
其次,馮南石指出,一次只幹一件事情,“切忌眉毛鬍子一把抓”。“人腦和CPU不一樣,同類的事情應同時處理,如玩微信和發朋友圈,要麼不分享,要麼就集中分享。”
再次,要克服拖延症!馮南石根據研究成果指出,拖延症其實是一個心理學問題,本質是“畏難”!因此,要遵循“先難後易”順序,“如果你每天早上必須做的第一件事是吃掉一隻青蛙,那麼你一整天都會感到滿足,因為這已是你一天中要做的最糟糕的一件事情。”
還有,當工作被外來因素突然打斷時,要從 “尾巴”上做好思路銜接。
比如你正在寫一個重要的項目方案,領導突然來電要你去他辦公室。“為了不讓你思路中斷,可以和領導說‘請先等兩分鐘,我把手頭上文檔保存好再過來’。保存的同時,你要快速整理下前後思路,以保證下一次拿起來時能夠快速承接。”
■延伸
工作很累?其實這輩子可能你只幹不到6年
以20歲工作60歲退出職場,一般有40年的工作時間需要合理分配。根據以下表格顯示,除了吃飯睡覺工作交通外,剩下我們個人可支配的時間(包括真正的工作和生活),做40年中只有5.7年。
序號 項目 每天耗時 40年耗時 結餘
1 睡眠 8小時 13.3年 26.7年
2 一日三餐 2.5小時 4.2年 22.5年
3 交通 1.5小時 2.5年 20年
4 會議 1小時 1.7年 18.3年
5 看視頻 1小時 1.7年 16.6年
6 電話,上網,聊天 3小時 5年 11.6年
7 個人衛生 1.5小時 2.5年 9.1年
8 休假,白日夢,鬧情緒,身體不適 2小時 3.4年 5.7年