本文從文字資料組織入手，談一下辦公室人員應該具備的文字處理基本功。
辦公室是出材料、出思路的地方，人人都應該具備一定的文字處理能力，即使不能成為“筆桿子”，也應該有基本的文字組織能力。從辦公室的工作性質講，工作人員雖然分工明確，但在具體工作中更需要協調配合，尤其是文字資料組織方面，無論是日常的文件初稿撰寫、例行的總結報告報送、還是特定時段發言稿件的組織都需要每個人能說之即懂，懂之能寫，寫之能用。只有具備了這樣的能力，才能組織好各類資料，完成既定的工作任務，更好地勝任辦公室工作。
一、克服“三個”困難
做好文字處理工作，撰寫精品材料，在文字處理過程中，就要從基礎做起，切實撲下身子，從心理上克服三個“困難”。首先要克服“躲”的心理，對於初期從事文字工作的人員，開始接觸材料撰寫時，難免會有畏難情緒，這種情緒不僅會影響寫作者的心情，也會影響材料的質量。所以要把材料組織和撰寫當作一項平常工作，用平常的心態去對待，不要存在躲避和妥協思想。其次要克服“怕”的心理，有些人員在接到任務初期，因為沒有頭緒，總是覺得這項工作不好完成或完成不好，從心理上給自己太大壓力，反而束縛了手腳，給材料完成帶來困難。三是克服“閉門造車”的習慣，有些人員在明確具體材料任務後，習慣於靠經驗和想象撰寫。在這樣的情況下，撰寫的材料，思路上難免偏窄，有時也難免出現“假、大、空”的嫌疑，只有充分做好前期調研，改變閉門造車的習慣，才能更好地撰寫好材料，展示辦公室形象。
二、把握“三個”關鍵
克服了心理上的壓力，材料撰寫工作就開了個好頭，正式進入思路整理和寫作階段。在這個階段，要把握三個關鍵環節。
（一）要注重材料的積累和運用。這是做好文字資料撰寫的前提，只有胸有成竹，才會妙筆生花。巴甫洛夫說：“不管鳥的翅膀如何完善，它也不可能不依賴空氣飛向天空。”文字寫作也是如此，如果沒有各種有價值的資料供參考借鑑，靠個人的一己之力是很難寫出精品材料的，因為個人的力量畢竟有限，大家的智慧才是無窮的。所以要充分利用好、借鑑好別人的優秀資料。做好材料借鑑，最初的步驟就是在材料收集上下功夫，要根據工作特點有針對性地做好各類借鑑資料的收集整理工作，採用靈活多樣的形式，多渠道、多角度、多形式地吸收、歸納和整理對我們工作有幫助的名篇佳句、名言警句、新穎觀點，並隨時加以分類、彙總，為今後材料的借鑑使用做好準備。在這一環節，儘量做到善於分析、善於歸納、善於綜合、善於概括。
（二）要把握好材料的立意和思路。有了廣泛的資料積累和知識儲備，在組織文字資料時，就要關注整個資料的立意和思路了。立意是整篇文章的眼，而思路則是整篇文章的魂。一篇成功的材料，只有將這兩者有機結合，才能表現出擲地有聲的分量。要做到有眼有魂，眼魂結合，就需要我們具備良好的領悟能力，在文字資料起草之初就明確這篇文章的中心在哪裡，通過怎樣的編排佈局才能達到最終的效果。那麼，我們不僅要明確公司、領導的意圖和思路，還要對具體工作有深入的瞭解，能夠把握詳細的工作安排和開展步驟，這樣才能做到有的放矢，事半功倍。
（三）要把握好材料的思想和主旨。有了前兩步的準備，思想和主旨就更加重要了，這份資料要體現怎樣的想法，要達到怎樣的效果，要實現怎樣的目標，都要通過文字進行詳細的交代。把握好這一點，不僅需要良好的文字表達和寫作能力，更需要對整個事件、整篇材料有清晰的認識，在什麼地方要重點著墨，詳細說明；在什麼地方要蜻蜓點水，一帶而過。在材料中分清輕重、把握詳略，才能將整篇材料的主旨和思想更為精確地顯現出來，材料的意義才能凸顯。
三、練好“四項”基本功
要做到以上幾點，就需要辦公室人員夯實基礎，提升能力，逐步提高寫作水平。
（一）要加強學習。當今社會知識更新快，獲得知識渠道多，如果不注重學習，提高理論和業務水平，就很難將材料與時代背景、行業要求相結合，寫出高水平的材料。所以，我們的工作人員要想寫好材料，就要根據工作需要，有計劃、有側重、有針對性地學習各類知識，閱讀與政策、行業有關的各類材料，提高各類知識儲備量。“讀書破萬卷，下筆如有神”，只有通過大量的閱讀和學習，積累各類與寫作可能有關的素材，並在腦海中將之分類歸納、整理，為我所用，在今後的寫作中才會有的放矢。
（二）要強化實踐。在材料撰寫中，理論知識的儲備是基礎，實踐能力的提升才是關鍵，要真正地下功夫，從實際寫作中總結經驗，在實踐中不斷提高。要結合行業及公司特點，多聽多寫，並根據自己的薄弱環節，有針對性地加強練習。文字功底不強就從基本功練起，從寫日記、心得練起，逐步鍛鍊自己寫大塊頭的材料，循序漸進；思路不清晰就從寫讀書筆記練起，多思多想，多寫多練，逐步提高；通過不同的鍛鍊提升寫作水平和駕馭文字的能力，為寫好資料提供能力支持。
（三）要善於觀察。寫好材料，就要站在全局的高度去觀察、分析問題，既要善於觀察分析宏觀形勢，又要善於觀察分析微觀現象；既要善於觀察分析領導的言行，又要善於聽取員工意見。只有這樣，才能將行業發展的大局同公司發展的方向有效結合，將對文件精神的貫徹與實際工作的開展有效結合，將上級制度的落實同日常程序的完善有效結合，並將這些用文字呈現出來。這樣寫出的材料才會有深度和廣度，也才有真正的意義。
（四）要深入研究。寫好材料不僅要有較高的文字表達水平，更需要有較高的政策理論水平，要吃透情況、熟悉業務。特別是在撰寫跟公司發展及具體業務關聯較大的材料時，更要注重調查研究，從基礎數據入手，瞭解數據來源，分析數據形成原因，研究數據背後存在的意義，掌握重點數據的發展規律。如此寫出來的材料才會有較強的針對性、指導性和可操作性，避免大而空。
四、避免兩個誤區
具備了以上的素質，還需要我們的工作人員在材料撰寫中儘量避免兩個誤區。
（一）文字寫作能力等於材料組織能力。不是所有的文字都可以歸納成文章，也不是所有的文章都千篇一律。文字寫作能力考量的是寫作者文字駕馭的基本功。在日常的材料組織中，我們要更多地結合時間、地點、目的、具體事件等方面組織材料，根據材料的類型組織不同的題材。用我們的文字水平，融合具體要求，賦予材料一定的思想性和創造性，實現我們預期的表達效果。因此在日常工作中，不僅需要自己的文字水平過硬，更要求自己的材料組織能力過硬，把自己觀察問題、分析問題的能力，融會貫通於文字之中。
（二）寫得多等於寫得好。雖然說多寫是寫得好的基礎，但如果僅僅追求量的增加，不注重質的要求，材料組織也不會有進步。這其中的質既包括文章結構的構思，也指資料思想的深化。只有充分抓住了文字資料處理的中心實質，再加上工作中有意識地培養、組織、加強，才能寫好文字資料，撰寫出符合要求的精品材料。
當然，以上所述均從經驗和具體工作出發，可能有很多未盡之處，將在以後的工作學習中不斷總結、不斷完善、不斷改進，以期通過系統的收集、歸納，逐步提升個人寫作能力及綜合水平，為更好地做好辦公室工作積極努力。
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本文從文字資料組織入手，談一下辦公室人員應該具備的文字處理基本功。
辦公室是出材料、出思路的地方，人人都應該具備一定的文字處理能力，即使不能成為“筆桿子”，也應該有基本的文字組織能力。從辦公室的工作性質講，工作人員雖然分工明確，但在具體工作中更需要協調配合，尤其是文字資料組織方面，無論是日常的文件初稿撰寫、例行的總結報告報送、還是特定時段發言稿件的組織都需要每個人能說之即懂，懂之能寫，寫之能用。只有具備了這樣的能力，才能組織好各類資料，完成既定的工作任務，更好地勝任辦公室工作。
一、克服“三個”困難
做好文字處理工作，撰寫精品材料，在文字處理過程中，就要從基礎做起，切實撲下身子，從心理上克服三個“困難”。首先要克服“躲”的心理，對於初期從事文字工作的人員，開始接觸材料撰寫時，難免會有畏難情緒，這種情緒不僅會影響寫作者的心情，也會影響材料的質量。所以要把材料組織和撰寫當作一項平常工作，用平常的心態去對待，不要存在躲避和妥協思想。其次要克服“怕”的心理，有些人員在接到任務初期，因為沒有頭緒，總是覺得這項工作不好完成或完成不好，從心理上給自己太大壓力，反而束縛了手腳，給材料完成帶來困難。三是克服“閉門造車”的習慣，有些人員在明確具體材料任務後，習慣於靠經驗和想象撰寫。在這樣的情況下，撰寫的材料，思路上難免偏窄，有時也難免出現“假、大、空”的嫌疑，只有充分做好前期調研，改變閉門造車的習慣，才能更好地撰寫好材料，展示辦公室形象。
二、把握“三個”關鍵
克服了心理上的壓力，材料撰寫工作就開了個好頭，正式進入思路整理和寫作階段。在這個階段，要把握三個關鍵環節。
（一）要注重材料的積累和運用。這是做好文字資料撰寫的前提，只有胸有成竹，才會妙筆生花。巴甫洛夫說：“不管鳥的翅膀如何完善，它也不可能不依賴空氣飛向天空。”文字寫作也是如此，如果沒有各種有價值的資料供參考借鑑，靠個人的一己之力是很難寫出精品材料的，因為個人的力量畢竟有限，大家的智慧才是無窮的。所以要充分利用好、借鑑好別人的優秀資料。做好材料借鑑，最初的步驟就是在材料收集上下功夫，要根據工作特點有針對性地做好各類借鑑資料的收集整理工作，採用靈活多樣的形式，多渠道、多角度、多形式地吸收、歸納和整理對我們工作有幫助的名篇佳句、名言警句、新穎觀點，並隨時加以分類、彙總，為今後材料的借鑑使用做好準備。在這一環節，儘量做到善於分析、善於歸納、善於綜合、善於概括。
（二）要把握好材料的立意和思路。有了廣泛的資料積累和知識儲備，在組織文字資料時，就要關注整個資料的立意和思路了。立意是整篇文章的眼，而思路則是整篇文章的魂。一篇成功的材料，只有將這兩者有機結合，才能表現出擲地有聲的分量。要做到有眼有魂，眼魂結合，就需要我們具備良好的領悟能力，在文字資料起草之初就明確這篇文章的中心在哪裡，通過怎樣的編排佈局才能達到最終的效果。那麼，我們不僅要明確公司、領導的意圖和思路，還要對具體工作有深入的瞭解，能夠把握詳細的工作安排和開展步驟，這樣才能做到有的放矢，事半功倍。
（三）要把握好材料的思想和主旨。有了前兩步的準備，思想和主旨就更加重要了，這份資料要體現怎樣的想法，要達到怎樣的效果，要實現怎樣的目標，都要通過文字進行詳細的交代。把握好這一點，不僅需要良好的文字表達和寫作能力，更需要對整個事件、整篇材料有清晰的認識，在什麼地方要重點著墨，詳細說明；在什麼地方要蜻蜓點水，一帶而過。在材料中分清輕重、把握詳略，才能將整篇材料的主旨和思想更為精確地顯現出來，材料的意義才能凸顯。
三、練好“四項”基本功
要做到以上幾點，就需要辦公室人員夯實基礎，提升能力，逐步提高寫作水平。
（一）要加強學習。當今社會知識更新快，獲得知識渠道多，如果不注重學習，提高理論和業務水平，就很難將材料與時代背景、行業要求相結合，寫出高水平的材料。所以，我們的工作人員要想寫好材料，就要根據工作需要，有計劃、有側重、有針對性地學習各類知識，閱讀與政策、行業有關的各類材料，提高各類知識儲備量。“讀書破萬卷，下筆如有神”，只有通過大量的閱讀和學習，積累各類與寫作可能有關的素材，並在腦海中將之分類歸納、整理，為我所用，在今後的寫作中才會有的放矢。
（二）要強化實踐。在材料撰寫中，理論知識的儲備是基礎，實踐能力的提升才是關鍵，要真正地下功夫，從實際寫作中總結經驗，在實踐中不斷提高。要結合行業及公司特點，多聽多寫，並根據自己的薄弱環節，有針對性地加強練習。文字功底不強就從基本功練起，從寫日記、心得練起，逐步鍛鍊自己寫大塊頭的材料，循序漸進；思路不清晰就從寫讀書筆記練起，多思多想，多寫多練，逐步提高；通過不同的鍛鍊提升寫作水平和駕馭文字的能力，為寫好資料提供能力支持。
（三）要善於觀察。寫好材料，就要站在全局的高度去觀察、分析問題，既要善於觀察分析宏觀形勢，又要善於觀察分析微觀現象；既要善於觀察分析領導的言行，又要善於聽取員工意見。只有這樣，才能將行業發展的大局同公司發展的方向有效結合，將對文件精神的貫徹與實際工作的開展有效結合，將上級制度的落實同日常程序的完善有效結合，並將這些用文字呈現出來。這樣寫出的材料才會有深度和廣度，也才有真正的意義。
（四）要深入研究。寫好材料不僅要有較高的文字表達水平，更需要有較高的政策理論水平，要吃透情況、熟悉業務。特別是在撰寫跟公司發展及具體業務關聯較大的材料時，更要注重調查研究，從基礎數據入手，瞭解數據來源，分析數據形成原因，研究數據背後存在的意義，掌握重點數據的發展規律。如此寫出來的材料才會有較強的針對性、指導性和可操作性，避免大而空。
四、避免兩個誤區
具備了以上的素質，還需要我們的工作人員在材料撰寫中儘量避免兩個誤區。
（一）文字寫作能力等於材料組織能力。不是所有的文字都可以歸納成文章，也不是所有的文章都千篇一律。文字寫作能力考量的是寫作者文字駕馭的基本功。在日常的材料組織中，我們要更多地結合時間、地點、目的、具體事件等方面組織材料，根據材料的類型組織不同的題材。用我們的文字水平，融合具體要求，賦予材料一定的思想性和創造性，實現我們預期的表達效果。因此在日常工作中，不僅需要自己的文字水平過硬，更要求自己的材料組織能力過硬，把自己觀察問題、分析問題的能力，融會貫通於文字之中。
（二）寫得多等於寫得好。雖然說多寫是寫得好的基礎，但如果僅僅追求量的增加，不注重質的要求，材料組織也不會有進步。這其中的質既包括文章結構的構思，也指資料思想的深化。只有充分抓住了文字資料處理的中心實質，再加上工作中有意識地培養、組織、加強，才能寫好文字資料，撰寫出符合要求的精品材料。
當然，以上所述均從經驗和具體工作出發，可能有很多未盡之處，將在以後的工作學習中不斷總結、不斷完善、不斷改進，以期通過系統的收集、歸納，逐步提升個人寫作能力及綜合水平，為更好地做好辦公室工作積極努力。
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