“沒時間”似乎已經成為職場人的口頭禪，讀書學習沒時間，陪伴家人沒時間，鍛鍊身體更沒時間。
“沒時間”這回事其實不真的是時間的絕對貶值，而是我們自己的價值排列和選擇問題。當你說沒時間的時候，並不是你真的沒有時間，而是要做的事情不在你花時間的優先選項中，排在讀書、陪家人、健身前面的可能是和朋友聚會、刷手機、看劇等享受的事。所以你的一天做了什麼，完全取決於自己的選擇。
想起劉潤談時間管理方法時，說到過一個“三八理論”，也就是每個人每天都有公平的三個8小時，第一個8小時都在睡覺，第二個8小時都在工作，人與人的區別產生於第三個8小時。我們要善用第三個8小時。
你的“三個8小時”都是如何分配的呢？舉個例子。
職場人A的時間安排：
職場人B的時間安排：
在職場人A通勤、休閒娛樂的時候，職場人B卻一直專注於自己的個人成長。一天兩天看不出什麼，長時間持續這樣的時間安排兩個人就會有天壤之別了。A會一直原地踏步，而B則會因為持續積累產生複利效應，達到不一樣的人生高度。這就是為什麼同樣上班工作，你身邊卻有同齡人懂的會的比你多的原因。無數個8小時的積累，就是一個普通人和一個精英的差距。
其實我認為我們的第二個8小時和第三個8小時都很重要，因為如果你的工作效率不高，工作的8小時就不夠用，那必然要加班，這樣就會佔用屬於自己可以自由支配的第三個8小時。
時間的分配決定了一個人可以成為什麼樣的人，現實生活中，誰能夠高效合理的利用好時間，誰就是人生贏家。
今天我們就來聊聊時間管理中時間分配的問題，讓你可以高效工作，併合理利用時間用於自己的工作、學習、以及其他實現個人目標的事情上，成為一個真正的時間掌控者。
一、把所有的事情排列優先級
職場人每天都要面臨很多工作任務和私事，我們不可能把這些事情依次排開一個一個去完成，因為這樣很可能會延誤掉重要的事情。正確的做法是找出那些最重要的事情，優先安排在自己的時間表中。
我們都知道二八法則，在任何一組東西中，最重要的只佔其中一小部分，約20%，其餘80%儘管是多數，卻是次要的。用二八法則來看待工作，我們只要做好最重要的20%的事情，就可以得到80%的回報。所以我的工作準則一直是：一定要把工作中重要的事情放在精力最充沛的上午去做，絕不拖延。
至於如何判斷事情的優先級，有很多方法，最為著名的是時間管理四象限法。
時間管理矩陣
我們把事件根據重要程度、緊急程度劃分，可以分為四個象限：重要且緊急、重要不緊急、不重要但緊急和不重要不緊急。對應的這四類事情的處理方法是：重要緊急的事情馬上去做，重要不緊急的事情要有計劃的做，不重要但緊急的事情可以委託他人去做，不重要不緊急的事情儘量別做。
這個模型讓我們可以把事情劃分，很快做出抉擇，更好的支配自己的時間。
舉個例子，人事行政部的小S排出了自己下週的工作：
1. 週一開完會要輸出人事行政部會議紀要
2. 月度考勤情況統計彙總
3. 一直想轉崗到策劃部，學習策劃的相關知識
4. 週五做公司內部人事行政知識分享
5. 參加職場演講培訓
6. 看沒看完的網劇
根據重要緊急四象限，第4條—週五做公司內部人事行政知識分享，能在公司範圍內展示自我形象，跟自己的職場上升目標相關，屬於重要且緊急的工作，就要馬上進行分享材料的籌備。
可以看到小S其實並不喜歡現在的工作，他更傾向於策劃部的工作，且私下裡也正在學習策劃的相關知識以及參加演講培訓為調崗做準備。所以第3條和第5條屬於小S的職業發展規劃的範疇，是重要但不緊急的事情，就要有計劃的去做。小S可以選擇用他的第三個8小時也就是下班後的時間來進行這兩項工作。（如果你也不喜歡現在的工作，與其抱怨不如像小S這樣安排業餘時間有計劃的學習其他知識，為換崗、換工作打好基礎。）
第1條—會議後輸出人事行政部會議紀要、第2條—月度考勤情況統計彙總，這兩項工作屬於不重要但緊急的事情，跟自己的願景不相關，但是屬於日常工作必須按時做好提交，就可以委託他人去做，自己來做檢查。你可能會說，如果我就是一個普通小職員，沒有人可委託怎麼辦？那這兩件事情就只能排在重要且緊急的事情之後去做，因為是日常性的工作，沒有難度會很快完成。
至於第6條—看沒看完的網劇就屬於不重要不緊急的事情，儘量別做。把時間安排給學策劃知識和演講就更為重要了。
上圖是把事件劃分後的結果，這樣一來，什麼是重要的事情就一清二楚了。
但是僅僅知道事件如何劃分還不夠，這些事情具體什麼時間來做我們怎麼來合理安排呢？這就需要做日程表了。
二、職場人必備的高效日程表
1.週日程表
在之前的文章中，我們已經學會了建立儀式習慣清單，規範自己什麼時間起床，什麼時間工作，把一些好的習慣都融入到清單中，示意圖如下，你可以根據自己的實際情況進行調整。
而剛剛我們也通過四象限法把事情進行了劃分，現在就可以把需要做的事情填入清單中，形成自己的週日程表了。
一般來說，上午是一個人最高效的時間，所以通常會安排解決重要的事情。也就是把一天中最大最難的任務完成。小S就可以把分享籌備的任務放在這個時間。
下午則比較適合開會、簡單的工作和溝通性的工作，那對於小S來說就可以把會議、輸出人事行政部會議紀要、月度考勤情況統計彙總的內容安排在下午去做。
晚間的時段最適合學習，可以把學習策劃知識安排在這個時間段。演講培訓一般是要去專門的培訓機構進行線下學習，則可以安排在週末。
根據以上原則，我們就可以做出這樣的週日程表了：
標灰色的時間段，屬於我們的工作、學習時間，可以把自己的工作任務、個人願景目標安排進去。上圖只是一個示意圖，你實際的工作可能會比這個多很多，根據自己的情況去填充就好。
注意週日程表不要安排得過滿，要做適當的留白，因為在我們的實際工作中，肯定會遇到很多突發事件或是臨時接到的緊急任務，有留白的時間觀才能對週日程表進行任務調整。
2. 當天日程表
上面是週日程表，當然你也可以在一天清晨為自己整理出一張當天的日程表，列出當天要完成的重要事項。
當天日程表的作用主要有3個
1. 記錄自己做每一件事情的時間是多少，一段時間的記錄，能讓你更加清楚自己做一件事需要的準確用時，以便將來更好地預估事件所需時間填進週日程表中。
2. 留出一個區域做“停車場”，一天當中你會收到一些臨時任務，或是需要幾天後再處理的信息，這些信息如果記在腦子裡就會佔用大腦內存，事情一多很快就忘記了。你可以把這種信息放在“停車場”中，稍後有時間了再進行處理。
3. 今日覆盤
覆盤是每個人都應該養成的好習慣，下班前總結一下自己當天完成了哪些任務，有什麼收穫。有哪些工作滯後了，原因是什麼等等。覆盤可以讓我們對做的不好的工作進行及時調整改進，把好的經驗積累起來，用於以後的工作。
別小看日程表的作用，它能夠讓我們的時間分配變得井然有序，不忙不亂。我通常會在每週日做完周總結後，做出下一週的週日程表。然後在每天早晨花5分鐘的時間列出當天的日程表。
三、在執行中會遇到的問題
做成了合理支配時間的日程表已經成功了大半，但是在執行過程中我們總會遇到一些問題，最常見的問題有3個：不專注、愛拖延、碎片時間浪費。
這些問題其實也都有對應的解決措施。
1. 對付不專注的方法
- 利用番茄工作法，找到自己的工作節奏，工作休息相結合。
- 在斷網環境下專注做事。
- 避免臨時事項打斷專注。如果有事情插進來，把事情先寫入“停車場”，等結束手頭的事情後再去分配：5分鐘能解決的事情馬上處理，幾天後要做的事情安排到週日程表中，可以交代給他人去做的就及時委派下去。
2. 對付拖延的方法
- 杜絕完美主義心理。
- 把看似很難完成的大事，分解成容易解決的小事放進日程表中。
3. 對付碎片時間浪費的方法
不用苛責自己把所有的碎片時間都要用起來，只注意兩點：
- 上下班通勤時間，有的人需要1-3個小時，可以安排聽音頻的方式學習。
- 給自己每天定一個目標，把事情拆分，一有5-10分鐘的時間就做一點。
對於不專注、拖延、碎片化時間浪費的方法，由於今天篇幅有限我不特別展開，會在下篇文章做具體的分享。
總結一下，今天我們瞭解了時間管理中時間分配的問題，找到自己最重要的事情，把它們合理的安排到日程表之中，做時間的掌控者。彙總今日文章的導圖如下：
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