企業員工離職，有些企業老闆或其管理者證據意識淡薄，員工一離職，當員工的檔案沒有要求帶走時，就立即銷燬或丟棄了，殊不知，這麼做有極大的風險。
諮詢事例
諮詢者：“吳律師，我八個月前從某公司離職了，這幾個月裡，我一直在想，要不要去申請勞動仲裁，感覺老闆還是蠻好的，只是對那個人資經理十分厭惡，就在前一段時間裡，我去申請了勞動仲裁，要求公司補發最近幾個月沒有足額發的工資。您認為，我這個官司勝算的機會大嗎？”
吳律師：“您這種問題法，我們律師基本無法回答。如果您請了律師，直接問請的律師吧。如果，沒有請律師，請問你有什麼證據與理由要求公司補發工資？”
諮詢者：“我與公司原本簽訂有勞動合同，合同上約定工資是3500元每月，而我入職後，實際發的工資是5000多每月，只是在我離職前五個月每月只發得3800元每月。這樣等於公司少發了我6000元工資。我們公司與員工簽訂勞動合同後，兩份都被公司收走了，我們手上沒有留下另一份。”
吳律師：“如果，勞動合同上約定的是3500元每月，公司發3800元每月，那麼公司只發3800元每月也不算違規。”
諮詢者：“公司在入職後一年都是發的5000多啊，這怎麼解釋呢？”
吳律師：“公司手上勞動合同，他只發基本工資與你，也不違規，至於每月多發的工資，可以視為福利待遇，福利待遇，勞動法及勞動合同法一般是不介入的，公司想給，就給，不給，員工也沒轍。再說，公司手上有勞動合同這個證據證明約定的基本工資是3500元，如此看公司並沒有違規。”
諮詢者：“只不過，我聽公司同事告訴我說，公司對離職後的員工檔案，一個季度內銷燬，聽說我的檔案也銷燬了。我在去仲裁委申請仲裁前特地去要求轉檔案，公司的人資回覆我說我的檔案未及時申請提走，沒有了。”
吳律師：“如果真是這樣，那公司會有麻煩事了，將會承擔舉證不能的責任。”
諮詢者：“吳律師，什麼叫舉證不能責任啊？您這麼說，我要不要去請一個律師？”
吳律師：“這個太專業了，恕我無法作過多解釋。要不要請律師，我也無法作任何建議。先就這樣吧。”
真實判例：因工資臺賬未依法保存，承擔舉證不能後果
廣東省中山市中級人民法院於2014年9月19日發佈《中山市海騰機械有限公司與官慧蘭勞動合同糾紛二審民事判決書》（2014中中法民六終字第326號），就針對用人單位未依法保存員工工資臺賬兩年以上而承擔不利後果，人民法院的判決理由如下：
“關於官慧蘭（勞動者）月工資標準的問題。《廣東省工資支付條例》第十六條規定：‘用人單位應當按照工資支付週期如實編制工資支付臺賬。工資支付臺賬應當至少保存二年。工資支付臺賬應當包括支付日期、支付週期、支付對象姓名、工作時間、應發工資項目及數額，代扣、代繳、扣除項目和數額，實發工資數額，銀行代發工資憑證或者勞動者簽名等內容。’本案中，海騰公司作為用人單位，應當掌握關於官慧蘭月工資支付臺賬，雖然海騰公司不認可官慧蘭主張的月工資3500元，但其未對此進行舉證證明，該情形屬於海騰公司非因客觀原因拒絕舉證……承擔舉證不能後果。”
企業員工離職，有些企業老闆或其管理者證據意識淡薄，員工一離職，當員工的檔案沒有要求帶走時，就立即銷燬或丟棄了，殊不知，這麼做有極大的風險。
諮詢事例
諮詢者：“吳律師，我八個月前從某公司離職了，這幾個月裡，我一直在想，要不要去申請勞動仲裁，感覺老闆還是蠻好的，只是對那個人資經理十分厭惡，就在前一段時間裡，我去申請了勞動仲裁，要求公司補發最近幾個月沒有足額發的工資。您認為，我這個官司勝算的機會大嗎？”
吳律師：“您這種問題法，我們律師基本無法回答。如果您請了律師，直接問請的律師吧。如果，沒有請律師，請問你有什麼證據與理由要求公司補發工資？”
諮詢者：“我與公司原本簽訂有勞動合同，合同上約定工資是3500元每月，而我入職後，實際發的工資是5000多每月，只是在我離職前五個月每月只發得3800元每月。這樣等於公司少發了我6000元工資。我們公司與員工簽訂勞動合同後，兩份都被公司收走了，我們手上沒有留下另一份。”
吳律師：“如果，勞動合同上約定的是3500元每月，公司發3800元每月，那麼公司只發3800元每月也不算違規。”
諮詢者：“公司在入職後一年都是發的5000多啊，這怎麼解釋呢？”
吳律師：“公司手上勞動合同，他只發基本工資與你，也不違規，至於每月多發的工資，可以視為福利待遇，福利待遇，勞動法及勞動合同法一般是不介入的，公司想給，就給，不給，員工也沒轍。再說，公司手上有勞動合同這個證據證明約定的基本工資是3500元，如此看公司並沒有違規。”
諮詢者：“只不過，我聽公司同事告訴我說，公司對離職後的員工檔案，一個季度內銷燬，聽說我的檔案也銷燬了。我在去仲裁委申請仲裁前特地去要求轉檔案，公司的人資回覆我說我的檔案未及時申請提走，沒有了。”
吳律師：“如果真是這樣，那公司會有麻煩事了，將會承擔舉證不能的責任。”
諮詢者：“吳律師，什麼叫舉證不能責任啊？您這麼說，我要不要去請一個律師？”
吳律師：“這個太專業了，恕我無法作過多解釋。要不要請律師，我也無法作任何建議。先就這樣吧。”
真實判例：因工資臺賬未依法保存，承擔舉證不能後果
廣東省中山市中級人民法院於2014年9月19日發佈《中山市海騰機械有限公司與官慧蘭勞動合同糾紛二審民事判決書》（2014中中法民六終字第326號），就針對用人單位未依法保存員工工資臺賬兩年以上而承擔不利後果，人民法院的判決理由如下：
“關於官慧蘭（勞動者）月工資標準的問題。《廣東省工資支付條例》第十六條規定：‘用人單位應當按照工資支付週期如實編制工資支付臺賬。工資支付臺賬應當至少保存二年。工資支付臺賬應當包括支付日期、支付週期、支付對象姓名、工作時間、應發工資項目及數額，代扣、代繳、扣除項目和數額，實發工資數額，銀行代發工資憑證或者勞動者簽名等內容。’本案中，海騰公司作為用人單位，應當掌握關於官慧蘭月工資支付臺賬，雖然海騰公司不認可官慧蘭主張的月工資3500元，但其未對此進行舉證證明，該情形屬於海騰公司非因客觀原因拒絕舉證……承擔舉證不能後果。”
律師評析
《勞動法》、《勞動合同法》以及這些法律的配套法規、規章和司法解釋，和各省均頒佈有的“工資支付條例”均有一定規定：勞動合同書、花名冊、工資發放記錄、考勤記錄等資料應當由企業保管；對離職員工的前述檔案至少保存兩年；若在訴訟中企業無法提供將有可能承擔舉證不能的後果。
為避免勞動者在離職後對其工資、加班工資等情形提出異議，建議企業妥善保管本企業的花名冊、工資發放記錄、考勤記錄等資料，且必須加強檔案管理工作，尤其是對於從事人資管理者需要設立相應的檔案管理監控工作，不能讓人資管理者自己管理自己的檔案，防止這類管理檔案的員工有異心而篡改自己的檔案；對於已離職的員工，建議至少保存上述檔案至員工離職後兩年再考慮銷燬，原則建議至少保存離職員工檔案三年以上。
吳躍飛律師；吳宏飛律師；肖標暉律師於2019年7月9日於湖南長沙
企業員工離職，有些企業老闆或其管理者證據意識淡薄，員工一離職，當員工的檔案沒有要求帶走時，就立即銷燬或丟棄了，殊不知，這麼做有極大的風險。
諮詢事例
諮詢者：“吳律師，我八個月前從某公司離職了，這幾個月裡，我一直在想，要不要去申請勞動仲裁，感覺老闆還是蠻好的，只是對那個人資經理十分厭惡，就在前一段時間裡，我去申請了勞動仲裁，要求公司補發最近幾個月沒有足額發的工資。您認為，我這個官司勝算的機會大嗎？”
吳律師：“您這種問題法，我們律師基本無法回答。如果您請了律師，直接問請的律師吧。如果，沒有請律師，請問你有什麼證據與理由要求公司補發工資？”
諮詢者：“我與公司原本簽訂有勞動合同，合同上約定工資是3500元每月，而我入職後，實際發的工資是5000多每月，只是在我離職前五個月每月只發得3800元每月。這樣等於公司少發了我6000元工資。我們公司與員工簽訂勞動合同後，兩份都被公司收走了，我們手上沒有留下另一份。”
吳律師：“如果，勞動合同上約定的是3500元每月，公司發3800元每月，那麼公司只發3800元每月也不算違規。”
諮詢者：“公司在入職後一年都是發的5000多啊，這怎麼解釋呢？”
吳律師：“公司手上勞動合同，他只發基本工資與你，也不違規，至於每月多發的工資，可以視為福利待遇，福利待遇，勞動法及勞動合同法一般是不介入的，公司想給，就給，不給，員工也沒轍。再說，公司手上有勞動合同這個證據證明約定的基本工資是3500元，如此看公司並沒有違規。”
諮詢者：“只不過，我聽公司同事告訴我說，公司對離職後的員工檔案，一個季度內銷燬，聽說我的檔案也銷燬了。我在去仲裁委申請仲裁前特地去要求轉檔案，公司的人資回覆我說我的檔案未及時申請提走，沒有了。”
吳律師：“如果真是這樣，那公司會有麻煩事了，將會承擔舉證不能的責任。”
諮詢者：“吳律師，什麼叫舉證不能責任啊？您這麼說，我要不要去請一個律師？”
吳律師：“這個太專業了，恕我無法作過多解釋。要不要請律師，我也無法作任何建議。先就這樣吧。”
真實判例：因工資臺賬未依法保存，承擔舉證不能後果
廣東省中山市中級人民法院於2014年9月19日發佈《中山市海騰機械有限公司與官慧蘭勞動合同糾紛二審民事判決書》（2014中中法民六終字第326號），就針對用人單位未依法保存員工工資臺賬兩年以上而承擔不利後果，人民法院的判決理由如下：
“關於官慧蘭（勞動者）月工資標準的問題。《廣東省工資支付條例》第十六條規定：‘用人單位應當按照工資支付週期如實編制工資支付臺賬。工資支付臺賬應當至少保存二年。工資支付臺賬應當包括支付日期、支付週期、支付對象姓名、工作時間、應發工資項目及數額，代扣、代繳、扣除項目和數額，實發工資數額，銀行代發工資憑證或者勞動者簽名等內容。’本案中，海騰公司作為用人單位，應當掌握關於官慧蘭月工資支付臺賬，雖然海騰公司不認可官慧蘭主張的月工資3500元，但其未對此進行舉證證明，該情形屬於海騰公司非因客觀原因拒絕舉證……承擔舉證不能後果。”
律師評析
《勞動法》、《勞動合同法》以及這些法律的配套法規、規章和司法解釋，和各省均頒佈有的“工資支付條例”均有一定規定：勞動合同書、花名冊、工資發放記錄、考勤記錄等資料應當由企業保管；對離職員工的前述檔案至少保存兩年；若在訴訟中企業無法提供將有可能承擔舉證不能的後果。
為避免勞動者在離職後對其工資、加班工資等情形提出異議，建議企業妥善保管本企業的花名冊、工資發放記錄、考勤記錄等資料，且必須加強檔案管理工作，尤其是對於從事人資管理者需要設立相應的檔案管理監控工作，不能讓人資管理者自己管理自己的檔案，防止這類管理檔案的員工有異心而篡改自己的檔案；對於已離職的員工，建議至少保存上述檔案至員工離職後兩年再考慮銷燬，原則建議至少保存離職員工檔案三年以上。
吳躍飛律師；吳宏飛律師；肖標暉律師於2019年7月9日於湖南長沙