文 | 明哥，前麥肯錫戰略諮詢顧問，埃森哲管理諮詢顧問，一個喜歡用思維導圖架構PPT的老司機，歡迎關注，一起成為職場精英。

先來個小練習

請根據自己的實際情況，在每道題之後選擇“是”、“否”或“說不清”：

• 你養成了為第二天要做的事做出事先安排的習慣。
• 每天上班後的第一件事是將全天工作排出順序。
• 你經常拒絕參加對你來說沒有必要出席的party。
• 對於可能打亂你一天時間安排的人，你堅決說“不”。
• 你做任何事情都習慣於為自己設定時間限制。
• 你習慣於一次性地處理大部分的文書工作。
• 你不但珍惜自己的時間，也非常珍惜別人的時間。
• 你如果為自己制訂了時間計劃，你總是能堅持下去。
• 你經常反思和調整自己的時間管理的方法。

自我評分，針對上面的9個問題，每個題選擇“是”得1分，選擇“否”或“說不清”得0分。

• 如果你得8分或以上，說明你的時間管理的水平較高；
• 如果你得6分或7分，說明你的時間管理尚可；
• 如果你得5分或以下，說明你的時間管理需要進一步提高。

如果你是5分或以下，你一定已經知道“累了一天不知道忙什麼？”的原因了，因為你不善於時間管理，時間都被浪費掉了，比如都在忙一些沒有太多價值的瑣事，又或者因為不善於說“不”導致別人有事總來找你幫忙，由於你的有價值的核心工作缺乏足夠的時間投入，成績自然不會好到哪兒去，因此也才會忙了一天、累了一天，洗洗睡了才發現好像什麼也沒幹出來。

請細想一下，大部分情況下，我們的時間是不是因為下面的4個原因而被荒廢了呢？

（1）工作缺乏計劃性。

由於缺乏工作計劃我們會經常把時間花在一些無關緊要的事情上，而最應花時間的任務卻因時間不夠而無法完成。

（2）習慣性的拖拉。

主要表現為：因工作不能按時完成而拖拉，因做事猶豫不決而拖拉，因過分地追求完美而拖拉。

（3）嘴上的時間浪費。

例如，熱衷於請客吃飯；沉醉於談天說地；痴迷於煲電話粥；與客戶溝通不得要領，羅裡羅嗦，廢話連篇。

（4）不會拒絕干擾。

有時我們會錯誤地認為滿足同事、朋友或客戶的所有請求，可以取悅他們，從而獲得他們的支持。結果是，有求必應，不會拒絕別人的干擾。你不會拒絕，別人有事總來找你幫忙，你不但招架不住，而且你的大量時間消耗在了別人的手裡。

因此，我們需要進行時間管理，因為它太重要了。

關於時間管理，今天重點以波士頓矩陣（也叫四象限分析法）為原型，並在此基礎上進行時間管理的研究和探討，文末有資源分享。

一、什麼是波士頓矩陣？

波士頓矩陣，又稱四象限分析法，是波士頓諮詢集團首創的一種規劃企業產品組合的方法，波士頓諮詢公司通過對57個公司的620種產品的調研，發現了一個普遍規律，即市場佔有率高的公司，質量高，研究開發及促銷費用佔銷售額的比重高，資金利潤率也高；反之，市場佔有率低的公司，資金利潤率也低。

因此，問題的關鍵就在於，要解決如何使企業的產品品種及其結構適合市場需求的變化，如何將企業有限的資源有效地分配到合理的產品結構中去，以保證企業收益，由此就誕生了一種規劃企業產品組合的波士頓矩陣。

• 銷售增長率低、市場佔有率高的產品群（現金牛類產品）；
• 銷售增長率和市場佔有率“雙高”的產品群（明星類產品）；
• 銷售增長率和市場佔有率“雙低”的產品群（瘦狗類產品）；
• 銷售增長率高、市場佔有率低的產品群（問號類產品）；

波士頓矩陣本質是就是“銷售增長率”和“市場佔有率”兩個維度組合的一個矩陣圖，通過這個矩陣，我們發現了銷售增長率和市場佔有率都很高的明星產品，這也是企業持續發力的方向，正是因為波士頓矩陣可以掌握產品結構的現狀及預測未來市場的變化，進而有效地、合理地分配企業經營資源，因此被很多企業用來進行產品規劃。

隨著波士頓矩陣應用的深入，我們發現了更多的2*2矩陣，比如下面的重要緊急性原則，也是典型的2*2矩陣，也許是因為結構相同的原因，很多書籍把四象限原則認為是波士頓矩陣，我就隨大流，認同這個觀點吧。

二、工作的兩種劃分

（1）按重要程度劃分

誰都知道，重要的工作需要花費較多的時間和精力去做，不太重要或不重要的工作只需花費較少時間去做。

但很顯然，很多人並沒有遵守這個規則。

（2）按緊急程度劃分

按工作的緊急程度劃分，有些工作特別緊急，需要馬上處理，按照優先順序的原則，緊急的事排在前。

有些事不太緊急或不緊急，可以往後推一推，根據優先順序原則把不太緊急或不緊急的事排在後面。

（3）第Ⅰ象限：既緊急又重要的事項

緊急是指必須馬上做的事項；重要是指對公司、部門或者個人有重大影響的事項。

例如銷售部經理要處理客戶投訴。需要職業經理臨“急”不亂，能夠使顧客對你的解釋或處理結果接受和滿意。

如果顧客投訴增多，每天都要處理類似事件，則要考慮產品是否出了問題？銷售人員的銷售或服務水平是否降低？

（4）第II象限：重要但是不緊急的事項

例如銷售經理制定下屬員工獎金提成及發放規定雖然非常重要，但可以拖一段時間。

然而一旦這些重要的事項沒有在限定的時間內完成，等到要上交或實施時才著急去做，就變成第一象限的工作——既重要又緊急。

一般情況下，重要的事項都是可以在一定的時間內完成的，一般有較充足的時間安排，但是，由於每天忙於瑣碎事務，經常把重要的事擱置起來或認為還有時間，結果做了次要的事反而將重要的事拖到最後一刻，不僅時間倉促，質量和效果也不能令人滿意。

小提示：

我們應把重心放在第二象限的工作，也就是優先處理重要但不緊急的事項。

三、時間管理的三條建議

第一、把每天要做的事列一份清單

第二、確定優先順序，從最重要的事情做起

第三、每天都這麼做。

如何尋找正確的做事順序？

（1）日內的事，優先做“重要且緊急”的事情；

（2）周內的事，優先做“重要但不緊急”的事情；

第四、學會說“不”

拒絕別人不是簡單的說“不”，說“不”並不是拒絕一切，說“不”但把同事惹惱了，把朋友惹惱了，把客戶惹惱了，也就沒有事業的發展機會了。我們可以通過掌握說“不”的技巧，躲過無窮無盡的“多餘”的瑣事和各種各樣的時間浪費：

• 用制度拒絕干擾。
• 不要使用“擋箭牌”。
• 拒絕時保持和顏悅色或夾帶讚賞。
• 拒絕的態度要堅決果斷。
• 在拒絕中爭取主動的地位。
• 拒絕時要避免爭吵。
• 拒絕時要堅持“對事不對人”。
• 拒絕後附帶提出建設性的意見。

後記

分享一個我總結的提高時間管理的3個步驟：

第一步：制定計劃

• 確定28天階段小目標，（1）持續28天（2）每天1~3小時（3）完成至少1個小目標（4）新嘗試、新選擇（5）培養新習慣
• 先確定今年年底的小目標
• 確定明年的小目標
• 確定個人未來的小目標

第二步、精力管理

• 被動休息：餓了、渴了、困了，聽從身體
• 主動休息：5分鐘休息，早睡早起
• 儀式休息：飯後休息、旅行

第三步、提高專注力

• 刻意訓練如閱讀、寫作
• 獨立空間式專注
• 專門的的地方練專注
• 番茄鍾式訓練（25分鐘全專注+5分鐘休息）
• 斷網式專注

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