今天這一篇主要是針對祕書人員來寫的。祕書人員經常要跟隨領導參加各種會議和場合，無論在哪種場合，領導都可能會發表一些講話，有的正式，有的隨意。祕書的一項很重要的任務，就是要把領導在各個不同場合的講話內容記錄並整理出來，以備領導使用。因為領導的一些新觀點、新思想，以及他即將實施的一些新的決策，都常常現在這些場合的講話中零零散散地流露出來。

那麼祕書應該怎麼做呢？要把握好以下4點。

一、抓緊記錄。

這就是指要儘量把領導講出的原話、原義記錄下來。因為有的祕書比較懶，他不記，這樣其實讓領導很不滿，也激發不了領導發言的熱情。還有的祕書亂記、假記。其實正確的做法是：

第一，記原話。因為這能體現領導們的原始風格。

第二，記要點。

第三，記易忘點。時間、地點、人名、專業術語、數字等。

第四，記疑問點。這樣你可以抽空問清楚。

第五，及時追記。這是因為有的場合祕書不太方便拿出本子就記，但又非記不可，就只能現在腦子裡牢牢記住，離開領導後趕快追記下來。

二、及時分類。

我們的記錄並不是同會議紀要般的“有言必記”，而是指為以後準備整理加工成文的一種記錄。

那我們在記錄的時候就要注意，不要按照領導們的先後發言順序一個一個往下記，而要按問題歸類記錄。比如，第一個領導講了4個問題，那麼你就給每個問題留出10頁。等下一個領導發言了，你發現，他講的和上一個領導講的有重合的地方，那就把重合的問題記錄在一起；講到新問題了，就再開闢新的10頁。以此類推。

這樣把領導們的講話記錄完畢，你會發現，這種記錄已基本形成幾個條條、塊塊，再經過反覆琢磨，不斷推敲觀點和事例，領導講話的主要精神基本上可以呼之欲出。

三、引起聯想。

就是指根據領導講話的精神把領導的講話加以完善和深化。有時候領導沒說完整的東西，聰明的祕書要善於補充完整，甚至能有一些啟發和靈感，都要及時記錄下來，說不定下一次就能發表成文章。

但是，聯想補充要注意兩點：

一是必須符合領導講話精神的原意。

二是必須是領導講話精神的深化。是“錦上添花”，而不是“節外生枝”。

四、藉機引導。

領導講話時，祕書人員是不能亂插話、亂提問、亂啟發的。但為了提高領導的講話質量，便於自己事後整理，我們可以這樣做：

1.提醒領導主持好會議

領導主持好會議了，其他領導的發言才能積極活躍，因此，祕書可以這樣提醒領導，如：“政委，這個會挺重要，如果局長們發好了言，我整理一下彙報上去，上級準能轉發。而且說不定還能上個頭版頭條呢！”引起了領導的重視，會議的開發就不一樣了。

2.啟發與會人做好發言準備

祕書不可能用直來直去的方式，“指示”領導在會議上如何如何積極發言，但可以提醒他們做一些準備，這個方法就是在通知領導開會時加以暗示和啟發：

“主席，明天10點鐘開會，我覺得您在發言時，是否把第一個專題好好講一講。就結合您的切身體會來談，我好好記錄，一定能講好。”這麼一提醒，儘管不一定能有想象的那麼理想，但領導們發言的質量肯定會有所提高的。

3.誘導會議主持人做好總結性發言

主持會議的領導常常能統攬全局，對許多問題常常能講出高人一籌的看法，祕書把他們的總結性發言記錄下來稍加整理，就是一篇好文章。所以，有經驗的的祕書常常在事前就啟發領導順理成章地講出你預料不到的內容來。

4.追蹤重點人做好補充發言

如果覺得某個領導的發言有個點非常新穎而且精闢，但由於時間等因素，沒有講完整，那麼祕書是可以追蹤補充的。比如，利用到他辦公室、和他散步的時候，問一句：“主任，您在會上講的第二個問題，我覺得挺深刻，可我還沒有全聽明白您的意思，您再給我講一講。”這樣其實是很受領導歡迎的，因為能體現出祕書對自己的尊重，也體現了自己講話的水平。

做好以上四點，祕書們就一定能把領導的講話精神整理好。

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