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1. 設置屬性
收到電子文件，先把它的屬性設置成只讀吧，免得不小心修改保存了，找不到“正身”了。
2. 通讀文件
先把文件通讀一遍，瞭解時間節點，分清輕重緩急，協調廠家提供相關資質技術文件，財務人員繳納保證金及財務信息，和業務確認報價，看商務條款能否滿足，留給大家配合的時間。萬不可低頭做自己的投標文件，快開標了才發現還需要其他部門協助。
3. 備忘錄
對招標文件個別條款不明確的，可以向有經驗的同事求助，必要時與招標機構溝通。現在都是電子文件，你可以另存一份，標出重點部分及必須提供的材料，把一些通用條款格式條款刪掉，去粗取精。最好建立個備忘表（有些材料必須得提供，否則會導致廢標）。
4. 保證金
及時按照招標文件要求繳納投標保證金，保證金若不及時到賬會廢標的，匯款後最好打電話確認到賬 ，至少得根自己公司財務確認匯款是否成功。
5. 閱讀分析招標文件
重點關注以下內容：標的哪個品牌的？控標點是什麼？ 報價要求？哪些需要及時處理的材料？是否需要尋求合作伙伴？潛在競爭對手有哪幾個？是否需要廠家授權？財務報表？哪些條款滿足不了？業績要求？怎麼裝訂密封？正副幾份？ …………
6. 開始製作標書吧
投標的內容一般包括：投標函、資格證明文件、商務文件、技術文件、報價文件。
(1) 投標函。招標文件裡面有格式提供的，按要求填寫就好。投標文件有效期可別填錯了。
(2) 資格證明文件。歸納來說就是包括投標人的資格證明、產品資格證明、廠家/總代資格證明、投標代表資格證明等。
投標人（非總代或生產企業）資格文件主要包括：
①營業執照、經營許可證。這個是最最基本的資格，現在各地一般都三證合一了，稅務登記證和組織機構代碼證就不存在了。經營許可證，提醒一定關注經營範圍，醫療行業有經營許可才能銷售的。
②稅收和繳納社保的情況、信用記錄、無重大違法違紀聲明、財務狀況、監獄企業證明、小微企業證明、節能環保企業證明等。不依法納稅和繳納社保，被列入失信被執行人、重大稅收違法案件當事人名單、政府採購嚴重違法失信行為記錄名單的，政府採購都不歡迎你來的。小微、節能環保和監獄企業，都受稅賦優惠的。
③參加投標的被授權人證明文件。包括社保繳納證明、法人代表授權書、身份證複印件等。
④證明有權銷售的證明文件。即提供製造商或國內總代理針對本項目的授權書。
⑤投標產品的資格證明文件。註冊證/備案證，製造商或國內總代理的資質文件（授權鏈要完整可追溯），產品認證證書、專利、體系認證等等文件。
(3) 商務文件。主要包括投標人情況表、業績證明、備品備件專用工具清單、交貨期、付款方式、售後服務、技術培訓、商務響應偏離表、安裝實施方案等。
(4) 技術文件。包括投標設備技術指標及性能說明、詳細配置、技術規格偏離表、產品檢驗報告、彩頁等。
(5) 報價文件。主要包括開標一覽表和分項報價表，有的要求提供易損件價格清單。
7. 編排標書目錄
提綱契領，編排目錄。目錄儘量做到詳細明瞭，便於評標者迅速查找關鍵點。
特別提示：
l 不要用你以前做的投標文件直接另存或者複製粘貼，項目符號啊名稱啊之類一旦忘了改，就麻煩了。還是那句話，它虐你千百遍，你把它當初戀。
l 注意經營範圍、文件效期、報價大小寫。
l 編排文件要詳略得當，突出優勢。
P. S.常用文件格式參考：
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