這裡總結了Word排版中最常見的6個問題，相信大多數的Word用戶，無論是新手還是老手，都曾經遇到過這些問題。
一、文檔格式太花哨
無論是Word中的文檔排版，還是其他設計方面的內容，一個通用的原則就是版面不宜太花哨。當一個版面包含過多的格式後，會讓人覺得眼花繚亂，不但版面顯得異常凌亂，而且也非常不利於閱讀。整個排版效果給人以雜亂無章、極不專業的感覺。
二、使用空格鍵定位
Word排版中最常見的問題之一是很多用戶都在使用“無所不能”的空格鍵對文字進行定位。漢語中習慣每一個段落的第一行開頭都空兩格，很多人熱衷於通過按幾次空格鍵來任意定位文字的位置。這一操作看起來很方便、無所不能，然而在重新調整格式時就會變得非常棘手，因為空格的數量可能各不相同，這就導致在修改格式時必須逐一檢查這些空格後進行手工處理。如果使用正確的方法為段落設置縮進，就能夠以逸待勞，免除日後維護格式的煩瑣以及由此引發的一系列排版問題。
【Tips】
可能已經忘記在排版中自己按了多少次空格鍵。沒關係，可以讓Word自動顯示空格的位置及數量。單擊【文件】——【選項】——【視圖】命令，【格式標記】勾選【空格】複選框，如下圖所示。
這裡總結了Word排版中最常見的6個問題，相信大多數的Word用戶，無論是新手還是老手，都曾經遇到過這些問題。
一、文檔格式太花哨
無論是Word中的文檔排版，還是其他設計方面的內容，一個通用的原則就是版面不宜太花哨。當一個版面包含過多的格式後，會讓人覺得眼花繚亂，不但版面顯得異常凌亂，而且也非常不利於閱讀。整個排版效果給人以雜亂無章、極不專業的感覺。
二、使用空格鍵定位
Word排版中最常見的問題之一是很多用戶都在使用“無所不能”的空格鍵對文字進行定位。漢語中習慣每一個段落的第一行開頭都空兩格，很多人熱衷於通過按幾次空格鍵來任意定位文字的位置。這一操作看起來很方便、無所不能，然而在重新調整格式時就會變得非常棘手，因為空格的數量可能各不相同，這就導致在修改格式時必須逐一檢查這些空格後進行手工處理。如果使用正確的方法為段落設置縮進，就能夠以逸待勞，免除日後維護格式的煩瑣以及由此引發的一系列排版問題。
【Tips】
可能已經忘記在排版中自己按了多少次空格鍵。沒關係，可以讓Word自動顯示空格的位置及數量。單擊【文件】——【選項】——【視圖】命令，【格式標記】勾選【空格】複選框，如下圖所示。
三、手工輸入標題編號
很多Word文檔中都會包含大量的編號，有的編號比較簡單，像表示步驟的1、2、3、4……這樣的順序編號，但有的編號比較複雜，例如多級編號。這類編號不僅有一層，而是包含多層。每層編號格式相同，而不同層則有不同格式的編號。
隨便翻開一本書，可以從目錄中瞭解到多級編號的一般結構。比如：3個級別的標題，第一個級別是“章”的名稱，以阿拉伯數字進行編號；第二個級別是“節”的名稱，以“a.b”的格式進行編號，a代表當前章的序號，b代表當前節在該章中的流水號；第三個級別是“小節”的名稱，以“a.b.c”的格式進行編號，其原理與節編號類似。
對於有一定Word使用經驗的用戶來說，他們會利用Word提供的自動編號功能製作單層次的編號。但對於像書籍目錄這類的多級編號，很多用戶會覺得難以應付，在嘗試失敗後將會選擇以手工的方式輸入各級編號。但是當需要重新調整標題的次序並修改相應的編號時，後期的維護工作會變得相當棘手，尤其對於大型文檔而言！
正確的做法是：使用Word提供的多級編號功能，可以根據需要最多設置9個級別的編號，還可以自定義每一級編號的格式。（具體操作方法將在下一個教程詳細講解）
四、手動設置複雜格式
排版中另一個很常見的情況是在為多個段落設置一個複雜的格式時重複使用手工設置的方法。例如要為多個段落設置以下格式。
○ 字體：楷體。
○ 字號：小四。
○ 字體顏色：藍色。
○ 段落縮進：首行縮進兩個字符。
○ 段落間距：段前、段後各保留0.5行。
○ 段落底紋：為整個段落設置灰色底紋。
有很多人會採取下面的方法來完成上面的設置：先選擇一個段落，然後為其設置字體、字號、字體顏色；接著打開【段落】對話框，為段落設置首行縮進、段前段後距離；最後打開【邊框和底紋】對話框，為段落設置底紋效果。完成一個段落的設置，再選擇其他需要的段落，重複上述每一項操作。根據段落的數量，重複指定的次數。
如果要設置的多個段落是連續的，那麼可以同時選中它們再設置格式；如果這些段落不連續但離得不是很遠，那麼可以按住【Ctrl】鍵再選擇這些段落。不過如果要設置的段落很多並分散在整篇文檔中，那麼僅僅是選擇它們就不是一件容易的事。
更聰明的做法是先按照要求設置好一個段落的格式，然後單擊這個段落內部，再使用格式刷去刷所有希望具有相同格式的其他段落。
上面的方法雖然都可以完成相同的任務，但是當後期需要修改段落的格式時，問題將隨之而來。尤其是要修改的段落數量繁多且包含多種格式，修改格式時將帶來可怕的混亂。
正確的做法是：將文檔中不同內容所使用的格式創建為樣式，這樣在遇到同類需要設置格式的內容時，直接從樣式列表中選擇所需的樣式，而不用手工一項項重新設置或使用格式刷去複製格式。
這裡總結了Word排版中最常見的6個問題，相信大多數的Word用戶，無論是新手還是老手，都曾經遇到過這些問題。
一、文檔格式太花哨
無論是Word中的文檔排版，還是其他設計方面的內容，一個通用的原則就是版面不宜太花哨。當一個版面包含過多的格式後，會讓人覺得眼花繚亂，不但版面顯得異常凌亂，而且也非常不利於閱讀。整個排版效果給人以雜亂無章、極不專業的感覺。
二、使用空格鍵定位
Word排版中最常見的問題之一是很多用戶都在使用“無所不能”的空格鍵對文字進行定位。漢語中習慣每一個段落的第一行開頭都空兩格，很多人熱衷於通過按幾次空格鍵來任意定位文字的位置。這一操作看起來很方便、無所不能，然而在重新調整格式時就會變得非常棘手，因為空格的數量可能各不相同，這就導致在修改格式時必須逐一檢查這些空格後進行手工處理。如果使用正確的方法為段落設置縮進，就能夠以逸待勞，免除日後維護格式的煩瑣以及由此引發的一系列排版問題。
【Tips】
可能已經忘記在排版中自己按了多少次空格鍵。沒關係，可以讓Word自動顯示空格的位置及數量。單擊【文件】——【選項】——【視圖】命令，【格式標記】勾選【空格】複選框，如下圖所示。
三、手工輸入標題編號
很多Word文檔中都會包含大量的編號，有的編號比較簡單，像表示步驟的1、2、3、4……這樣的順序編號，但有的編號比較複雜，例如多級編號。這類編號不僅有一層，而是包含多層。每層編號格式相同，而不同層則有不同格式的編號。
隨便翻開一本書，可以從目錄中瞭解到多級編號的一般結構。比如：3個級別的標題，第一個級別是“章”的名稱，以阿拉伯數字進行編號；第二個級別是“節”的名稱，以“a.b”的格式進行編號，a代表當前章的序號，b代表當前節在該章中的流水號；第三個級別是“小節”的名稱，以“a.b.c”的格式進行編號，其原理與節編號類似。
對於有一定Word使用經驗的用戶來說，他們會利用Word提供的自動編號功能製作單層次的編號。但對於像書籍目錄這類的多級編號，很多用戶會覺得難以應付，在嘗試失敗後將會選擇以手工的方式輸入各級編號。但是當需要重新調整標題的次序並修改相應的編號時，後期的維護工作會變得相當棘手，尤其對於大型文檔而言！
正確的做法是：使用Word提供的多級編號功能，可以根據需要最多設置9個級別的編號，還可以自定義每一級編號的格式。（具體操作方法將在下一個教程詳細講解）
四、手動設置複雜格式
排版中另一個很常見的情況是在為多個段落設置一個複雜的格式時重複使用手工設置的方法。例如要為多個段落設置以下格式。
○ 字體：楷體。
○ 字號：小四。
○ 字體顏色：藍色。
○ 段落縮進：首行縮進兩個字符。
○ 段落間距：段前、段後各保留0.5行。
○ 段落底紋：為整個段落設置灰色底紋。
有很多人會採取下面的方法來完成上面的設置：先選擇一個段落，然後為其設置字體、字號、字體顏色；接著打開【段落】對話框，為段落設置首行縮進、段前段後距離；最後打開【邊框和底紋】對話框，為段落設置底紋效果。完成一個段落的設置，再選擇其他需要的段落，重複上述每一項操作。根據段落的數量，重複指定的次數。
如果要設置的多個段落是連續的，那麼可以同時選中它們再設置格式；如果這些段落不連續但離得不是很遠，那麼可以按住【Ctrl】鍵再選擇這些段落。不過如果要設置的段落很多並分散在整篇文檔中，那麼僅僅是選擇它們就不是一件容易的事。
更聰明的做法是先按照要求設置好一個段落的格式，然後單擊這個段落內部，再使用格式刷去刷所有希望具有相同格式的其他段落。
上面的方法雖然都可以完成相同的任務，但是當後期需要修改段落的格式時，問題將隨之而來。尤其是要修改的段落數量繁多且包含多種格式，修改格式時將帶來可怕的混亂。
正確的做法是：將文檔中不同內容所使用的格式創建為樣式，這樣在遇到同類需要設置格式的內容時，直接從樣式列表中選擇所需的樣式，而不用手工一項項重新設置或使用格式刷去複製格式。
這裡總結了Word排版中最常見的6個問題，相信大多數的Word用戶，無論是新手還是老手，都曾經遇到過這些問題。
一、文檔格式太花哨
無論是Word中的文檔排版，還是其他設計方面的內容，一個通用的原則就是版面不宜太花哨。當一個版面包含過多的格式後，會讓人覺得眼花繚亂，不但版面顯得異常凌亂，而且也非常不利於閱讀。整個排版效果給人以雜亂無章、極不專業的感覺。
二、使用空格鍵定位
Word排版中最常見的問題之一是很多用戶都在使用“無所不能”的空格鍵對文字進行定位。漢語中習慣每一個段落的第一行開頭都空兩格，很多人熱衷於通過按幾次空格鍵來任意定位文字的位置。這一操作看起來很方便、無所不能，然而在重新調整格式時就會變得非常棘手，因為空格的數量可能各不相同，這就導致在修改格式時必須逐一檢查這些空格後進行手工處理。如果使用正確的方法為段落設置縮進，就能夠以逸待勞，免除日後維護格式的煩瑣以及由此引發的一系列排版問題。
【Tips】
可能已經忘記在排版中自己按了多少次空格鍵。沒關係，可以讓Word自動顯示空格的位置及數量。單擊【文件】——【選項】——【視圖】命令，【格式標記】勾選【空格】複選框，如下圖所示。
三、手工輸入標題編號
很多Word文檔中都會包含大量的編號，有的編號比較簡單，像表示步驟的1、2、3、4……這樣的順序編號，但有的編號比較複雜，例如多級編號。這類編號不僅有一層，而是包含多層。每層編號格式相同，而不同層則有不同格式的編號。
隨便翻開一本書，可以從目錄中瞭解到多級編號的一般結構。比如：3個級別的標題，第一個級別是“章”的名稱，以阿拉伯數字進行編號；第二個級別是“節”的名稱，以“a.b”的格式進行編號，a代表當前章的序號，b代表當前節在該章中的流水號；第三個級別是“小節”的名稱，以“a.b.c”的格式進行編號，其原理與節編號類似。
對於有一定Word使用經驗的用戶來說，他們會利用Word提供的自動編號功能製作單層次的編號。但對於像書籍目錄這類的多級編號，很多用戶會覺得難以應付，在嘗試失敗後將會選擇以手工的方式輸入各級編號。但是當需要重新調整標題的次序並修改相應的編號時，後期的維護工作會變得相當棘手，尤其對於大型文檔而言！
正確的做法是：使用Word提供的多級編號功能，可以根據需要最多設置9個級別的編號，還可以自定義每一級編號的格式。（具體操作方法將在下一個教程詳細講解）
四、手動設置複雜格式
排版中另一個很常見的情況是在為多個段落設置一個複雜的格式時重複使用手工設置的方法。例如要為多個段落設置以下格式。
○ 字體：楷體。
○ 字號：小四。
○ 字體顏色：藍色。
○ 段落縮進：首行縮進兩個字符。
○ 段落間距：段前、段後各保留0.5行。
○ 段落底紋：為整個段落設置灰色底紋。
有很多人會採取下面的方法來完成上面的設置：先選擇一個段落，然後為其設置字體、字號、字體顏色；接著打開【段落】對話框，為段落設置首行縮進、段前段後距離；最後打開【邊框和底紋】對話框，為段落設置底紋效果。完成一個段落的設置，再選擇其他需要的段落，重複上述每一項操作。根據段落的數量，重複指定的次數。
如果要設置的多個段落是連續的，那麼可以同時選中它們再設置格式；如果這些段落不連續但離得不是很遠，那麼可以按住【Ctrl】鍵再選擇這些段落。不過如果要設置的段落很多並分散在整篇文檔中，那麼僅僅是選擇它們就不是一件容易的事。
更聰明的做法是先按照要求設置好一個段落的格式，然後單擊這個段落內部，再使用格式刷去刷所有希望具有相同格式的其他段落。
上面的方法雖然都可以完成相同的任務，但是當後期需要修改段落的格式時，問題將隨之而來。尤其是要修改的段落數量繁多且包含多種格式，修改格式時將帶來可怕的混亂。
正確的做法是：將文檔中不同內容所使用的格式創建為樣式，這樣在遇到同類需要設置格式的內容時，直接從樣式列表中選擇所需的樣式，而不用手工一項項重新設置或使用格式刷去複製格式。
此方法更大的益處是：當需要修改段落中的格式時，只需修改該樣式中的格式，修改結果會一次性反映到所有使用該樣式的段落中。（具體操作方法將在下一個教程詳細講解）
五、引用某個位置上的內容時將其“寫死”
可能經常需要在文檔中引用其他位置上的內容，最常見的就是引用編號。假設之前引用編號“2”是手工輸入的，若原來引用的位置由於有誤，需要修改，很有可能出現引用的內容與原內容不一致的情況。
正確的做法是：使用交叉引用，但前提是要引用的內容必須經由Word自動編號而不是用戶手工“寫死”的內容，例如自動編號、題注、頁碼等。當正確使用交叉引用功能引用所需的內容後，如果原內容有所改變，那麼只需對交叉引用處的內容執行刷新操作，就可以立刻更新到與原內容完全一致的狀態。（具體操作方法將在下一個教程詳細講解）
六、重複對多個文檔進行相同的頁面設置
可能我們每天要創建的大量文檔都擁有統一的版式規格，相同的紙張大小和頁邊距、一致的頁面方向。如果每個文檔的版式都相同或十分類似，那麼不如先以一個文檔為基礎設置好版式，然後將這個文檔保存為模板，以後就可以在創建文檔時以這個模板為依據進行創建，這樣就可以直接創建出多個版式完全相同的文檔，從而節省了重複設置多個文檔頁面格式的時間。還可以在模板中創建大量樣式，每個依賴該模板創建出的文檔都將繼承模板中的所有樣式。（具體操作方法將在下一個教程詳細講解）