記得今年年初的時候，新東方年會上員工演唱的一首改編歌曲《釋放自我》，當時引起了無數網友的共鳴與傳播。最經典的莫過那句：

“幹活的累死累活，有成果那又如何，到頭來幹不過寫PPT的”。

可以說這句“幹活不如寫PPT”精準表達了對職場中“不公平”現象的吐槽，觸動了眾多“勤懇老實本分”者的情緒。

確實，有些人平常工作並不怎麼樣，卻可以憑藉花裡胡哨的PPT在考核中獲得高分,獲得金錢與職位上的提升。相比之下，那些勤勤懇懇埋頭苦幹的人，卻有可能因不善於用PPT來推銷自己的閃光點而“吃虧”，幾年如一日的原地踏步。

這首歌之所以引起共鳴，說明這種不公平的感覺在眾多職場人士的心中算相當真實且普遍存在的。

為什麼現在又重提這個話題呢？是因為最近小魚在與下屬的工作溝通中，越發強烈的感受到，這些兢兢業業負責能幹的小夥伴們，交代他們去幹活那是當仁不讓的主動積極；一旦面對小魚提出做PPT的要求，態度個個都沒那麼起勁了，失去了往日的可愛。

典型的迴應有：

老闆，這個等我項目徹底做完後我再用PPT總結吧，現在大家還在忙正事兒!

新的功能都已經實現了，目前用下來也很平穩，大家反饋非常好，這PPT還需要補嗎？

這個問題我Skype上與幾個部門都討論過，還沒有反饋。別急，等我做完了就趕PPT啊。

看著他們一臉焦灼忙著去做事的無辜臉龐，小魚心裡那個急啊！於是當即組織直接下屬下午開會，從頭到尾重申：

為什麼我堅持要他們做PPT？PPT的真正作用是什麼？它能給我們帶來哪些好處？以及如何利用PPT為我們達成績效、讓他人為自己的目標效力？

1 工作中為什麼非要做PPT? 它是職場中全局思維的完美載體。

許多員工，當一聽到PPT三個字母，首先冒出來的兩個字就是：漂亮！

然後就開始哭訴自己沒專業的藝術審美、高超的設計能力，更重要的是從未接受過正規的PPT培訓。這話乍一聽，做PPT好似就是為了打造一件只管漂亮豪華的奢侈品，中看，不中用。

換句話說，PPT充其量是完成某項工作或業績之後的錦上添花，邀功利器；對於實際幹活，沒太大用處！如果說長得漂亮就有飯吃，PPT確實可當此美名。

不必感到驚訝的是，當問為什麼要做PPT時，團隊小夥伴們對於PPT的定義正是如此。幫他們說出心裡話就是：

員工苦哈哈的幹完活後，總結給啥也沒幹的老闆拿去吹牛逼用的。

事實上，以上說法僅描述了PPT的最後一個作用，小魚建議大家從思維上進行根本性的轉變，重新認識為什麼我們要做PPT。

就拿小魚下屬小W來說吧，年初的時候他就被分配到一個優化系統功能的項目。3月初的時候，小魚就提醒大家，安排項目啟動會（Kick off meeting）的時候一定要叫上我。

到了4月份，小魚又提醒大家，如果項目準備啟動，要叫上我啊，依然不見動靜。小魚就問小W：你這項目準備啥時候啟動啊？你可記得預計完成日可是在5月底呀。

誰料小W興奮的說：老闆，我已經聯繫總部對口人員在測試環境中做完了，我們自己也測試過了，一切就緒，只等聯繫IT搬到正式環境中就好啦。

我很詫異：都快好了？怎麼沒見你召集所有相關人員開會？項目PPT在哪呢？

小W不以為然：這個需求我早就和總部單獨聊過，人家非常有效率，一鼓作氣的就在測試環境設計實現了。這事兒對他們來說非常簡單。

小魚明白了，言下之意就是沒有正式的PPT文檔與項目計劃表唄，於是繼續問：那到底什麼時候正式環境上線啊？小W又信心滿滿的答：這個我聯繫一下IT應該很快就好了。

“很快是多快呢？這一步IT具體需要多久的操作時間？能按時完成嗎？”小魚5W2H迅速上身，追根究底起來。見小W答不上來，我建議他立刻聯繫IT瞭解符合實際的週轉時長。

第二天，小W拉長著臉來找我了：“我聯繫過IT了，IT說他們手頭有很多緊急的任務，我們這個需求可能要排在後面一點。”然後嘟囔了句“這幫人也太不好說話了”。

與IT打過數次交道的小魚早已見怪不怪：“後面一點是指什麼時候？”小W沉默了，顯然IT沒有給出任何承諾。

心想這真是一個讓小W轉變思維的好機會：

“你項目啟動的時候都沒有邀請IT，他們當然就沒有機會了解你這個項目的需求與計劃，也沒有機會在第一時間做出承諾。現在等於臨時去找他們，他們也不明白為什麼要做這個，當然提不起興趣。

如果你開項目啟動會的時候邀請了所有人，並有一個邏輯完美的PPT呈現為什麼要做這個項目，具體需求與計劃是什麼，利用開會時機使大家當場做出承諾，就可以避免現在這個情況了。”

小W面對這個未預料到的風險，點頭如搗蒜，火速作出一版PPT與IT單獨開會解釋此項目的目的、重要性與好處。幸運的是也協商爭取到了提前兩週的時間承諾。

從以上例子中，我們不難發現，在工作中要想讓所有相關、不相關的人士能夠對某項工作、某個項目、某個問題產生共識與理解，最好的媒介當屬PPT。

它幫助所有人第一時間從全局思維來呈現任務或問題，首先解決“為什麼”的問題，與公司的願景與目標產生聯繫，梳理思路及部署計劃；使得所有利益相關者的力量往一處使，進而達成工作目標。

更多關於全局思維在職場發展中的作用，請參照如何構建職場贏家思維，為卓爾不群的事業與人生定下正確的基調？

“在做小事情的時候，你應該心懷大局，這樣才能讓所有的小事都朝著正確的方向發展。”

——阿爾文.托夫勒。

許多有關管理能力的培訓課程中，傳達大局觀、全局觀這種技巧常常會被人忽略。一上來就開始如何做，卻不解決為什麼做的問題。畢竟大多數人都傾向於認為，思考全局那是總經理的工作，老闆的工作。

但普通員工並非設定程序就照做的機器，其他職能部門的人也不是你說什麼就照做的主兒。“為什麼”做對所有人都很重要，它會讓人釋放一種使命感、目標感，找到自己為你做事的意義。

而要解釋為什麼，通常就是從一個邏輯嚴密的PPT開始。

2 使用PPT到底有哪些作用與好處？給他人“洗腦”朝你的工作目標推進！

一切溝通手段與工具都是為了達成工作目標，包括PPT。不少員工將做PPT當成額外的負擔，根本原因還是在於他沒有從頭到尾把PPT當成一個工具,生生演變成了為了PPT而做PPT。

這樣的要求一多，也就變成了PPT的奴隸。

我經常對團隊說的一句話就是：

不要等你項目都做完了，再來寫PPT。做都做完了，PPT還有什麼用？不純粹浪費時間麼？

PPT的存在從來就不是對事情做完後的單純總結，它的目的是為了從頭開始統一目標，推進工作，讓人做出承諾、核實承諾、控制進度直到完成。總結工作是水到渠成的一個結果。項目完成之時，PPT也自然呈現了項目的過程與成果。

團隊另一位同事小T也曾困惑，問小魚：

“我倒是從項目準備階段就開始做PPT了，可是想著想著，還沒正式開啟動會呢，就已經有了好幾個不同思路，PPT內容也一直在變化中。到最後，我的PPT肯定不是和現在的一樣了啊。這怎麼辦？”

小魚恭喜她：你終於領略了PPT的另一個重要作用了，那就是幫助我們整理思路，完善計劃，推動進度。所以一定要確保在召集所有人蔘加啟動會之前，你的PPT講述了一個邏輯完美的故事，來說服所有相關者來支持你，達成你的工作目標。

PPT本來就不應該是任務完成後的唯一版本，而在推進過程中隨著工作的進展不斷演變與更新。它是你定期推動具體工作，部署下一步的工具，而非事後總結。

如果我們非要等事情做完後來拿一個PPT總結，無異於本末倒置。

從這個意義上講，PPT若在任務開頭起不到給他人“洗腦”的作用，達成目標之前的道路勢必坎坷。

3 如何利用PPT帶領團隊成員整理思路，贏得支持與認可？只差一個系統思維餅圖！

在一個團隊中工作時，我們會遇到許多實際問題。此時，你自然想要尋找迅速實用的解決方案。但往往又沮喪的發現，你有清晰的目標，問題牽扯許多部門，憑你一己之力根本無法快速解決。

而即便你拉上所有相關人等，大多數人也不會有條理的思考，他們左思右想，卻不得其法。這種思維混亂的現象在與他人共同工作時會更加嚴重。

《橫向領導力》一書中指出，缺乏條例的思考有時會影響重大的商業決策，在改善眾人的思考方式之前，我們需要訓練自己的思維，並帶動其他人往同一個框架下思考。

為了讓我們的思維變得有條理，我們可以把思維分成具象思維與抽象思維，對於過去的思考和對於未來的思考。

取出一張紙，分成上下兩部分，上半部分是關於原因和總體方法的概念性思考，下半部分是關於實際問題的思考。然後把這張圖左右分開，左邊是關於過去的思考，右邊是關於未來的思考。由此得到的四象限思維餅圖將思考劃分成了四個基本類別：

• 數據：實際情況或問題；
• 分析：導致目前情況的原因分析；
• 方向：解決這些問題的一個或多個一般方法；
• 下一步：實現某個方法的具體步驟或計劃。

如果你意圖儘量能夠提起其他團隊成員的興趣，找到他們的共同利益點，這四種思考對你來說非常重要。因為在現實中，有些人喜歡著眼於過去，有些人注重將來；有些人擅長抽象思維，有些人喜歡拿具體的數據說話。

這種分類方法簡單實用，很容易掌握，人人都可以使用。你可以用個系統思維餅圖組織你的思思路，在PPT上呈現出涵蓋了四個維度的分析結果，制定出紮紮實實的計劃。

如此便可兼顧到所有類型思考的參與者，引導幫助他們找到自己的興趣點與利益點，更好的往你的工作目標推進。

當我們做到以上這些，充分利用PPT講一個好故事幫助團隊成員找到任務的意義感，利用系統化思維餅圖提供可靠的思路，方便他們找到各自的興趣點和利益點，促使他們為我們的工作目標服務推進，最後達成績效，那麼手上最後一版PPT當然也就成為了現成的無需額外花費心力的"功勞簿“。

小魚鼓勵每一個任務主導者，項目領導者都要及時發送最後一版PPT給到所有團隊成員、老闆們報喜，感謝成員們對自己工作的支持與幫助。這確實是提升個人品牌與影響力不可或缺的一步，也是職業發展道路上的助力因素。

回到小W的故事，他在完成項目後聽從小魚的建議，將最後一版PPT發給了所有成員與老闆們，得到了總經理"Well done”（幹得好）的回覆。他很開心，嚐到了贏的滋味，工作更加帶勁兒。

因此，希望兢兢業業幹活的大家能夠轉變思維，將PPT變成主動整理思路、獲得支持、順利推進工作、達成業績的工具。一旦如此，你會覺得瞬間有太多的喜訊要向老闆們發送，祝大家在PPT的助力下前程似錦！

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