在 Excel 中數據錄入是最基本的操作，經常有 Excel 小白半開玩笑滴說：“Excel 裡我最擅長的就是打字了。”那好，今天就比你最擅長的。

比如給你這樣一張圖，把它錄入到 Excel 表格裡需要多久？5 分鐘？3 分鐘？1 分鐘？

雖然我打字很慢，但我只需要 5 秒鐘，就可以把這張圖裡的全部數據錄入到 Excel 中！

01. 超強表格識別工具

打開微信，搜索小程序「表格文字識別」，打開小程序，跟我一起倒數 5 秒鐘，見證奇蹟！

① 選擇「拍照」或在「相冊」，識別表格圖片

② 調整圖片，將圖片內的文字轉為正向

③ 選擇範圍，拖動識別頂點到表格的四個頂點上，保留表格邊框線

④ 預覽效果，綠線為可識別的表格機構，如果表格比較密集，識別不完整，可以選擇密集表格

⑤ 轉換，支持預覽文件，複製下載鏈接到電腦中下載或直接發送到郵箱

這樣是不是就可以一勞永逸啦，而且它還支持手寫字體識別哦，當然，識別率取決於你的字是正楷還是狂草了，我是狂草，所以就不演示啦。

但是如果我們沒有已經做好的 Excel 圖表樣式，只有一個文本格式的數據，要怎樣快速錄入呢？

02.文本格式轉表格

把圖中的文本錄入到 Excel 中，你會怎樣做呢？複製粘貼？粘貼後的這些數據會全部保存在同一列裡，其實最快速的方法是直接導入文本！

在「數據」選項卡中依次選擇「獲取外部數據 - 自文本」，選擇要導入的文本文檔。

① 判定數據分隔符

如果文本數據間有相同的分隔符（比如逗號、空格等），則選擇「分隔符號」，如果每列數據為固定寬度，則選擇「固定寬度」。

② 選擇分隔符號

文本每列數據間都有個空格，所以選擇「空格」

③ 設置數據格式

文本中身份證號如果按常規格式導入Excel 中，會變成科學記數法導致數據不完整，所以選擇身份證號列，設置為文本格式。

④ 選擇數據放置位置

注. Excel錄入數字型數據最多保存 15 位，15 位後面的數字會自動變成 0，我們的身份證號是18 位的，超過 15 位，按常規格式導入，後面 3 位數會變成 0。

那麼根據已有的身份證號，怎樣快速錄入出生年月呢？智能填充快來了解一下~

03.「Ctrl + E 」智能填充

首先設置「出生日期」所在列的單元格格式為「yyyy"年"mm"月"dd"日"」（使日期與身份證號的日期位數保持一致），根據身份證號輸入前兩個員工的出生日期，按下快捷鍵「Ctrl + E」智能填充。

發現「M14」單元格居然出現了 15 月，好吧，可能是 Excel 還沒有完全領會我的意思，幫它修正一下，根據身份證號把 15 月改成 05 月，其他數據也跟著智能修正了。

但是發現第 10 行和第 12 行數據格式好像和其他的不太一致，再簡單修正一下，完成！

04. 自定義單元格格式

上面的智能填充不只用到了「Ctrl + E」，為了讓向下填充更智能，還用到了自定義單元格格式，那麼怎樣利用「自定義單元格格式」進行快速錄入呢？這個可厲害了。

① 快速錄入工號

選中「工號」列，設置自定義單元格格式「"YZ"000」，輸入編號時直接輸入後面的數字就可以啦。

②快速錄入性別

選中「性別」列，設置自定義單元格格式「[=1]"男";[=2]"女"」，之後只需要輸入 1 或 2 就可以快速錄入性別啦。

③ 快速添加單位

選中「工資」列，設置自定義單元格格式「0"元"」，搞定！

利用自定義單元格格式實現快速錄入，就是根據數據規律寫入統一的數據格式，更多設置就不一一列舉啦，請隨機應變 ~

那麼如果沒有給你這些數據的文本文檔，而是讓你根據實際情況“無中生有”自行錄入呢？沒關係，我們可以語音輸入呀！

05. 訊飛輸入法

從我有第一部手機開始就一直在用訊飛輸入法，它支持語音輸入、方言輸入，疊寫連寫識別率超高，雖然 PC 端開發力度不大，在官網的最角落才能找到下載鏈接，但同樣支持語音輸入，識別率也不錯，結合 Excel 錄入效率翻倍。

注意，訊飛輸入法的默認環境應該是聊天對話的輸入，所以在語音結束轉換成文字時會在末尾根據你的語氣自動添加標點符號，我們只需要把末尾標點修改為「無」，就可以啦。

如果需要錄入的數據太多，全部朗讀出來也很費力，或者你的錄入環境不允許你大聲朗讀怎麼辦呢？，別慌，還有這些技巧可以提高你的錄入效率。

06.「Alt + ↓」下拉列表

利用「Alt+↓」生成下拉列表時，列表的內容來源於前期錄入的數據。比如，我已經在前幾行輸入了各個部門，繼續輸入時，只需要在目標單元格中按快捷鍵「Alt+↓」，根據下拉列表選擇需要填入的內容即可。

07.「Ctrl + Enter」批量錄入

如果我們需要重複錄入很多相同的數據，只需要選中所有目標單元格（如果目標單元格不連續可以按住 Ctrl 鍵連續選中），輸入數據，比如“破冰行動”，按下快捷鍵「Ctrl + Enter」，批量錄入相同數據。

08.「Ctrl + G」定位錄入

如果錄入時遇到很多合併單元格，不方便進行數據透視表、篩選等操作時，我們常常需要拆分原來的合併單元格，並把空出的單元格補充完整。

這時我們可以利用「Ctrl +G」定位空值，在編輯欄輸入公式「=A2」，再按下快捷鍵「Ctrl + Enter」批量填充。

09.「Ctrl +D」錄入上一單元格內容

實際錄入時如果發現目標單元格需要錄入的數據與上一單元格相同，我們常常採用下拉填充柄的方式錄入，但如果遇到數字、日期等數據系統會自動計算，導致下拉後的數據發生變化，這時我們可以按下快捷鍵「Ctrl +D」錄入上一單元格內容。

10.「F4」重複上一步操作

比如，插入行、設置格式等等頻繁的操作，第一次鼠標操作之後，只需要按下「F4」鍵即可重複上一步操作。

筆記本電腦如果快捷鍵衝突可以按「Fn+F4」組合鍵，實現重複操作。

11.多表同步錄入

如果我們有多個表需要在相同位置輸入相同數據，比如表格標題，可以在工作表名稱處按下鼠標右鍵，選定全部工作表（如果表格不連續，可以按住 Ctrl 鍵逐個選中），之後只需要輸入一個表格的內容，其他工作表自動同步。

12.智能表格一鍵美顏

錄入數據不只要完整，還要美觀，在「開始」選項卡中選擇「套用表格樣式」即可一鍵美顏，超多好看的樣式供你選擇，還支持自定義樣式哦。

且支持表格自動擴展，公式自動向下填充等，大大提高你的錄入效率。

好啦，今天的分享就到這裡了，相信學會了這些，你也可以成為效率達人，如果你還知道哪些錄入技巧歡迎評論留言哦。

作者：小魔進

來源：一週進步