你在工作中有沒有過類似的經歷？
預定好會議室開會，卻忘了提前準備鑰匙和拷貝PPT；
和別人約好了見面，因突發事件太多，把人家晒在一邊；
自己有事要請假，結果忘了提前交接，耽誤了進度，得罪了客戶；
…
工作中總有那麼多意外，打得我們措手不及。明明認為自己提前安排好了，最後卻總要出差錯。今天把這個問題解決了，可明天另一個問題又出現了，弄得我們身心俱疲。
有沒有方法能幫我們管理好這些工作，儘量降低失誤提高效率呢？
今天我們就介紹一種工作管理的神器——SOP（標準化工作流程），讓你用20% 的時間處理好80% 的常規工作。
可能概念有點抽象，我們舉個例子大家就很容易理解了。之前宋丹丹在春晚中有一個經典的小品橋段，問把大象放冰箱，總共分幾步？
第一步，把冰箱門打開；
第二步，把大象放進去；
第三步，把冰箱門關上；
相信大家對這個段子都不會陌生，而這，就是一個典型的SOP管理模型。
想把大象放到冰箱裡，這就是一項我們想要完成的工作。那麼問題是，如何做到每次準確無誤的完成呢？
這裡給了標準的答案，一共分三步，你按照這個程序去做，每次都能把大象放在冰箱裡，準確地完成工作。
SOP的精髓就是，將原本雜亂無章的工作變得標準化和精細化。
你在工作中有沒有過類似的經歷？
預定好會議室開會，卻忘了提前準備鑰匙和拷貝PPT；
和別人約好了見面，因突發事件太多，把人家晒在一邊；
自己有事要請假，結果忘了提前交接，耽誤了進度，得罪了客戶；
…
工作中總有那麼多意外，打得我們措手不及。明明認為自己提前安排好了，最後卻總要出差錯。今天把這個問題解決了，可明天另一個問題又出現了，弄得我們身心俱疲。
有沒有方法能幫我們管理好這些工作，儘量降低失誤提高效率呢？
今天我們就介紹一種工作管理的神器——SOP（標準化工作流程），讓你用20% 的時間處理好80% 的常規工作。
可能概念有點抽象，我們舉個例子大家就很容易理解了。之前宋丹丹在春晚中有一個經典的小品橋段，問把大象放冰箱，總共分幾步？
第一步，把冰箱門打開；
第二步，把大象放進去；
第三步，把冰箱門關上；
相信大家對這個段子都不會陌生，而這，就是一個典型的SOP管理模型。
想把大象放到冰箱裡，這就是一項我們想要完成的工作。那麼問題是，如何做到每次準確無誤的完成呢？
這裡給了標準的答案，一共分三步，你按照這個程序去做，每次都能把大象放在冰箱裡，準確地完成工作。
SOP的精髓就是，將原本雜亂無章的工作變得標準化和精細化。
1
SOP：掃清工作中的“妖魔鬼怪”
坦白說，開篇問大家的那幾個問題，我和團隊在現實工作中都遇到過類似經歷。
沒辦法，這種流程性工作總是涉及到各種細節，稍不注意，最終結果都會讓你大跌眼鏡。
我們也曾經為此苦惱過，後來開會討論過幾次，決定對所有類似的工作建立SOP流程，試用一段時間下來發現結果非常好。
比如，我們團隊內銷售部門和行政部門相互的溝通和配合就曾經出現過一些問題。銷售部門認為有些問題不能及時得到反饋和支持，影響自己在客戶端的服務質量；而行政部門也很委屈，因為平時做了很多工作，但是卻沒有完全體現在效果上。
針對這個問題，到底怎麼辦呢？
我和兩個部門的同事，一起做了SOP管理流程，解決了部門配合中的各種問題，並約定對這套流程做持續更新。這裡因為篇幅原因，就給大家分享其中一部分內容。
就拿工作群中溝通這件事來說，當銷售團隊同事提出問題時，行政團隊一定要有積極的響應和問題解決方案。而實際工作中客戶的問題非常多樣，行政同事不可能做到對各方面問題的知識儲備。
行政溝通SOP
所以第一步，我先對4個行政同事的回覆側重做了明確的分工：
A負責：公司營銷比賽和獎賞，強積金，公司合約條款，IANG續期和升職條款等；
B負責：團隊醫療資源聯繫方法，續保相關疑問，理賠和繳費；
C負責：銷售過程的行政問題，核保信息如何查詢，電子投保；
D負責：營銷，公眾平臺及危機公關相關需求，計劃書相關的製作和技巧等；
同時將每位行政同事的負責內容清晰傳達給銷售同事，有問題直接詢問對應的行政同事；
並列明要求，負責的行政同事需要在5分鐘內給予回覆；如果需要時間查詢的問題，需要告知銷售同事大概的時間，並且在過程中不斷update，直到問題最終解決；
溝通語言上要儘可能通俗易懂，並且親和力十足，適當加語氣詞和表情，提升溝通質量；
在這個基礎上，行政同事還要把問題的解決路徑告知銷售同事，銷售同事要學會查找相關問題的方式，並避免下次反覆提問同樣問題；
最後，遇到特殊問題，解決後一定要留痕，把類似問題的SOP同樣做出來，固化在日常工作中。
這樣規定好之後，兩個部門之間的配合就順暢多了，避免了很多之前的問題。
部門溝通中的一個小問題，認真管理起來都有諸多注意事項，所以，如果你靜下心來梳理自己工作中的SOP，相信你也會有很多意外的收穫。
2
你的工作中哪些可以形成SOP？
當你進入到公司，從步入公司的大門到打卡簽到，再到坐在辦公桌前打開電腦，這就是簡單工作的流程。每天你也都會重複這個動作。
你每天的工作中有多少是類似的重複性工作？
70%，80%，還是100%？可能很多朋友並沒有認真想過這個問題。
我問過特別需要創造力的作家和程序員，他們給我的答案有些令人驚訝，創造性工作大概都佔50%左右，其餘的也都是流程性工作。
而對於大多數的職位來說，我們每天做的工作性質和內容都是呈現規律性的，這就是SOP可以發揮作用的地方。
因為這些工作普遍不需要創造性，只需要保質保量完成。那麼，如何執行好每一個步驟，並且儘可能提升質量和減少工作時間，就成了我們接下來的目標。
而SOP，正可以將那些重複性、流程性、格式化的常規工作固化成一個模板、一種套路、一系列標準，幫助我們的工作事半功倍。
打個比方，作為sales，每天開拓新客戶、維護老客戶、跟進意向客戶、促成需求客戶、更新業務知識等，這些都是你的常規工作，每個環節制作都可以做成一個SOP的標準化工作流程。
其他職位的工作也一樣，把 “常規性部分”列出來，這些都是你可以突破的點，利用SOP的方法逐個去擊破，提升整體的工作效率。
當然，這還遠遠不夠，SOP的建立是持續進行的，當你最初建立時，只是針對目前常規工作的大類進行梳理而已。要建立更系統全面的SOP模塊，需要讓全體員工都清楚我們的SOP，在日常自己的工作管理中有意識地補充SOP內容並及時更新。如何推廣SOP以及指導員工的後續補充，這本身也要建立一個標準。
你在工作中有沒有過類似的經歷？
預定好會議室開會，卻忘了提前準備鑰匙和拷貝PPT；
和別人約好了見面，因突發事件太多，把人家晒在一邊；
自己有事要請假，結果忘了提前交接，耽誤了進度，得罪了客戶；
…
工作中總有那麼多意外，打得我們措手不及。明明認為自己提前安排好了，最後卻總要出差錯。今天把這個問題解決了，可明天另一個問題又出現了，弄得我們身心俱疲。
有沒有方法能幫我們管理好這些工作，儘量降低失誤提高效率呢？
今天我們就介紹一種工作管理的神器——SOP（標準化工作流程），讓你用20% 的時間處理好80% 的常規工作。
可能概念有點抽象，我們舉個例子大家就很容易理解了。之前宋丹丹在春晚中有一個經典的小品橋段，問把大象放冰箱，總共分幾步？
第一步，把冰箱門打開；
第二步，把大象放進去；
第三步，把冰箱門關上；
相信大家對這個段子都不會陌生，而這，就是一個典型的SOP管理模型。
想把大象放到冰箱裡，這就是一項我們想要完成的工作。那麼問題是，如何做到每次準確無誤的完成呢？
這裡給了標準的答案，一共分三步，你按照這個程序去做，每次都能把大象放在冰箱裡，準確地完成工作。
SOP的精髓就是，將原本雜亂無章的工作變得標準化和精細化。
1
SOP：掃清工作中的“妖魔鬼怪”
坦白說，開篇問大家的那幾個問題，我和團隊在現實工作中都遇到過類似經歷。
沒辦法，這種流程性工作總是涉及到各種細節，稍不注意，最終結果都會讓你大跌眼鏡。
我們也曾經為此苦惱過，後來開會討論過幾次，決定對所有類似的工作建立SOP流程，試用一段時間下來發現結果非常好。
比如，我們團隊內銷售部門和行政部門相互的溝通和配合就曾經出現過一些問題。銷售部門認為有些問題不能及時得到反饋和支持，影響自己在客戶端的服務質量；而行政部門也很委屈，因為平時做了很多工作，但是卻沒有完全體現在效果上。
針對這個問題，到底怎麼辦呢？
我和兩個部門的同事，一起做了SOP管理流程，解決了部門配合中的各種問題，並約定對這套流程做持續更新。這裡因為篇幅原因，就給大家分享其中一部分內容。
就拿工作群中溝通這件事來說，當銷售團隊同事提出問題時，行政團隊一定要有積極的響應和問題解決方案。而實際工作中客戶的問題非常多樣，行政同事不可能做到對各方面問題的知識儲備。
行政溝通SOP
所以第一步，我先對4個行政同事的回覆側重做了明確的分工：
A負責：公司營銷比賽和獎賞，強積金，公司合約條款，IANG續期和升職條款等；
B負責：團隊醫療資源聯繫方法，續保相關疑問，理賠和繳費；
C負責：銷售過程的行政問題，核保信息如何查詢，電子投保；
D負責：營銷，公眾平臺及危機公關相關需求，計劃書相關的製作和技巧等；
同時將每位行政同事的負責內容清晰傳達給銷售同事，有問題直接詢問對應的行政同事；
並列明要求，負責的行政同事需要在5分鐘內給予回覆；如果需要時間查詢的問題，需要告知銷售同事大概的時間，並且在過程中不斷update，直到問題最終解決；
溝通語言上要儘可能通俗易懂，並且親和力十足，適當加語氣詞和表情，提升溝通質量；
在這個基礎上，行政同事還要把問題的解決路徑告知銷售同事，銷售同事要學會查找相關問題的方式，並避免下次反覆提問同樣問題；
最後，遇到特殊問題，解決後一定要留痕，把類似問題的SOP同樣做出來，固化在日常工作中。
這樣規定好之後，兩個部門之間的配合就順暢多了，避免了很多之前的問題。
部門溝通中的一個小問題，認真管理起來都有諸多注意事項，所以，如果你靜下心來梳理自己工作中的SOP，相信你也會有很多意外的收穫。
2
你的工作中哪些可以形成SOP？
當你進入到公司，從步入公司的大門到打卡簽到，再到坐在辦公桌前打開電腦，這就是簡單工作的流程。每天你也都會重複這個動作。
你每天的工作中有多少是類似的重複性工作？
70%，80%，還是100%？可能很多朋友並沒有認真想過這個問題。
我問過特別需要創造力的作家和程序員，他們給我的答案有些令人驚訝，創造性工作大概都佔50%左右，其餘的也都是流程性工作。
而對於大多數的職位來說，我們每天做的工作性質和內容都是呈現規律性的，這就是SOP可以發揮作用的地方。
因為這些工作普遍不需要創造性，只需要保質保量完成。那麼，如何執行好每一個步驟，並且儘可能提升質量和減少工作時間，就成了我們接下來的目標。
而SOP，正可以將那些重複性、流程性、格式化的常規工作固化成一個模板、一種套路、一系列標準，幫助我們的工作事半功倍。
打個比方，作為sales，每天開拓新客戶、維護老客戶、跟進意向客戶、促成需求客戶、更新業務知識等，這些都是你的常規工作，每個環節制作都可以做成一個SOP的標準化工作流程。
其他職位的工作也一樣，把 “常規性部分”列出來，這些都是你可以突破的點，利用SOP的方法逐個去擊破，提升整體的工作效率。
當然，這還遠遠不夠，SOP的建立是持續進行的，當你最初建立時，只是針對目前常規工作的大類進行梳理而已。要建立更系統全面的SOP模塊，需要讓全體員工都清楚我們的SOP，在日常自己的工作管理中有意識地補充SOP內容並及時更新。如何推廣SOP以及指導員工的後續補充，這本身也要建立一個標準。
3
手把手教你建立一份SOP
簡單來說，SOP是一項工作從開始到結束的“工作記錄表”，需要以100%達到任務要求為導向，細化到流程中每一個節點，保證工作做到重複、可複製的狀態。通常的流程為：
1. 明確某項工作的工作流程、步驟及要求；
2. 明確單一步驟的產出標準、所需資源；
3. 按照工作流程，撰寫SOP文檔；
4. 參照SOP文檔，執行落地；
5. 對SOP實施過程覆盤和完善。
說一個工作中最常見的場景，當老闆讓你去負責一下本週培訓例會時，你該如何去準備？
一般的職場人可能只會做到預訂一下會議室，通知一下相關參會人員就覺得自己已經完成了這項工作，其實做到這樣你只不過完成了工作流程的五分之一。
來介紹一下我們會議管理的SOP是怎樣做的：
1. 將會議室預定計劃記錄於日曆上，並且填寫預約表格，將預約時間、地點、用途統一記錄到Excel表格，並公佈在行政群中；
2. 確定會議時間後，安排執行時間表，製作導師海報，編輯課程通知，設定報名deadline，並將通知和海報發至工作群中，接龍報名；
3. 課程培訓通知做好後，當天通知報名，報名截止後與相關人員逐個確認；課程開始前三天提醒一次，前一天提醒一次，開始當天再提醒一次；
4. 會議當天，安排特定祕書，提前領取鑰匙，拷貝PPT，測試相關設備，準備香薰機，會議中為導師和學員拍照並實時上傳，會議後將會議場地恢復原樣，提醒導師分享學習資料。
第一版的SOP不用力求完美，只要把現有工作中的所有內容都體現出來就可以。因為在實際執行過程中，你一定會發現問題，這就是我們可以優化和提升的地方。經過幾次實際經驗，你可以整理出一份與現實工作完全符合的SOP流程。
這時，我們已經做完了一份“標準化工作流程”，但是還不夠，下一個工作是要優化“流程中的關鍵節點”，提升SOP的運行效率。
我們再拿預定會議室這件通俗易懂的小事來舉例：
1. 我們在每次會議前都要給與會人員發通知並且確認信息，那麼相關內容、溝通信息的固定話術，是不是可以做成一個SOP的模板呢？
2. 在我們開會前準備各項資源時，是不是可以為下次提前準備好，到時候快速響應呢？
3. 我們在製作會議紀要和信息彙總時，是不是可以總結出一個符合標準的固定模板呢？
4. 在安排座位時，是不是可以將部門組織架構圖提前準備好，下次直接按順序安排呢？
5. ……
在我們已經形成的標準化流程中，還可以利用SOP的思維去優化其中的一些工作，將所有“重複性”工作都形成行之有效的固化模式。在下次執行時，省去所有思考和探索的過程，大大提升你的工作效率。
你在工作中有沒有過類似的經歷？
預定好會議室開會，卻忘了提前準備鑰匙和拷貝PPT；
和別人約好了見面，因突發事件太多，把人家晒在一邊；
自己有事要請假，結果忘了提前交接，耽誤了進度，得罪了客戶；
…
工作中總有那麼多意外，打得我們措手不及。明明認為自己提前安排好了，最後卻總要出差錯。今天把這個問題解決了，可明天另一個問題又出現了，弄得我們身心俱疲。
有沒有方法能幫我們管理好這些工作，儘量降低失誤提高效率呢？
今天我們就介紹一種工作管理的神器——SOP（標準化工作流程），讓你用20% 的時間處理好80% 的常規工作。
可能概念有點抽象，我們舉個例子大家就很容易理解了。之前宋丹丹在春晚中有一個經典的小品橋段，問把大象放冰箱，總共分幾步？
第一步，把冰箱門打開；
第二步，把大象放進去；
第三步，把冰箱門關上；
相信大家對這個段子都不會陌生，而這，就是一個典型的SOP管理模型。
想把大象放到冰箱裡，這就是一項我們想要完成的工作。那麼問題是，如何做到每次準確無誤的完成呢？
這裡給了標準的答案，一共分三步，你按照這個程序去做，每次都能把大象放在冰箱裡，準確地完成工作。
SOP的精髓就是，將原本雜亂無章的工作變得標準化和精細化。
1
SOP：掃清工作中的“妖魔鬼怪”
坦白說，開篇問大家的那幾個問題，我和團隊在現實工作中都遇到過類似經歷。
沒辦法，這種流程性工作總是涉及到各種細節，稍不注意，最終結果都會讓你大跌眼鏡。
我們也曾經為此苦惱過，後來開會討論過幾次，決定對所有類似的工作建立SOP流程，試用一段時間下來發現結果非常好。
比如，我們團隊內銷售部門和行政部門相互的溝通和配合就曾經出現過一些問題。銷售部門認為有些問題不能及時得到反饋和支持，影響自己在客戶端的服務質量；而行政部門也很委屈，因為平時做了很多工作，但是卻沒有完全體現在效果上。
針對這個問題，到底怎麼辦呢？
我和兩個部門的同事，一起做了SOP管理流程，解決了部門配合中的各種問題，並約定對這套流程做持續更新。這裡因為篇幅原因，就給大家分享其中一部分內容。
就拿工作群中溝通這件事來說，當銷售團隊同事提出問題時，行政團隊一定要有積極的響應和問題解決方案。而實際工作中客戶的問題非常多樣，行政同事不可能做到對各方面問題的知識儲備。
行政溝通SOP
所以第一步，我先對4個行政同事的回覆側重做了明確的分工：
A負責：公司營銷比賽和獎賞，強積金，公司合約條款，IANG續期和升職條款等；
B負責：團隊醫療資源聯繫方法，續保相關疑問，理賠和繳費；
C負責：銷售過程的行政問題，核保信息如何查詢，電子投保；
D負責：營銷，公眾平臺及危機公關相關需求，計劃書相關的製作和技巧等；
同時將每位行政同事的負責內容清晰傳達給銷售同事，有問題直接詢問對應的行政同事；
並列明要求，負責的行政同事需要在5分鐘內給予回覆；如果需要時間查詢的問題，需要告知銷售同事大概的時間，並且在過程中不斷update，直到問題最終解決；
溝通語言上要儘可能通俗易懂，並且親和力十足，適當加語氣詞和表情，提升溝通質量；
在這個基礎上，行政同事還要把問題的解決路徑告知銷售同事，銷售同事要學會查找相關問題的方式，並避免下次反覆提問同樣問題；
最後，遇到特殊問題，解決後一定要留痕，把類似問題的SOP同樣做出來，固化在日常工作中。
這樣規定好之後，兩個部門之間的配合就順暢多了，避免了很多之前的問題。
部門溝通中的一個小問題，認真管理起來都有諸多注意事項，所以，如果你靜下心來梳理自己工作中的SOP，相信你也會有很多意外的收穫。
2
你的工作中哪些可以形成SOP？
當你進入到公司，從步入公司的大門到打卡簽到，再到坐在辦公桌前打開電腦，這就是簡單工作的流程。每天你也都會重複這個動作。
你每天的工作中有多少是類似的重複性工作？
70%，80%，還是100%？可能很多朋友並沒有認真想過這個問題。
我問過特別需要創造力的作家和程序員，他們給我的答案有些令人驚訝，創造性工作大概都佔50%左右，其餘的也都是流程性工作。
而對於大多數的職位來說，我們每天做的工作性質和內容都是呈現規律性的，這就是SOP可以發揮作用的地方。
因為這些工作普遍不需要創造性，只需要保質保量完成。那麼，如何執行好每一個步驟，並且儘可能提升質量和減少工作時間，就成了我們接下來的目標。
而SOP，正可以將那些重複性、流程性、格式化的常規工作固化成一個模板、一種套路、一系列標準，幫助我們的工作事半功倍。
打個比方，作為sales，每天開拓新客戶、維護老客戶、跟進意向客戶、促成需求客戶、更新業務知識等，這些都是你的常規工作，每個環節制作都可以做成一個SOP的標準化工作流程。
其他職位的工作也一樣，把 “常規性部分”列出來，這些都是你可以突破的點，利用SOP的方法逐個去擊破，提升整體的工作效率。
當然，這還遠遠不夠，SOP的建立是持續進行的，當你最初建立時，只是針對目前常規工作的大類進行梳理而已。要建立更系統全面的SOP模塊，需要讓全體員工都清楚我們的SOP，在日常自己的工作管理中有意識地補充SOP內容並及時更新。如何推廣SOP以及指導員工的後續補充，這本身也要建立一個標準。
3
手把手教你建立一份SOP
簡單來說，SOP是一項工作從開始到結束的“工作記錄表”，需要以100%達到任務要求為導向，細化到流程中每一個節點，保證工作做到重複、可複製的狀態。通常的流程為：
1. 明確某項工作的工作流程、步驟及要求；
2. 明確單一步驟的產出標準、所需資源；
3. 按照工作流程，撰寫SOP文檔；
4. 參照SOP文檔，執行落地；
5. 對SOP實施過程覆盤和完善。
說一個工作中最常見的場景，當老闆讓你去負責一下本週培訓例會時，你該如何去準備？
一般的職場人可能只會做到預訂一下會議室，通知一下相關參會人員就覺得自己已經完成了這項工作，其實做到這樣你只不過完成了工作流程的五分之一。
來介紹一下我們會議管理的SOP是怎樣做的：
1. 將會議室預定計劃記錄於日曆上，並且填寫預約表格，將預約時間、地點、用途統一記錄到Excel表格，並公佈在行政群中；
2. 確定會議時間後，安排執行時間表，製作導師海報，編輯課程通知，設定報名deadline，並將通知和海報發至工作群中，接龍報名；
3. 課程培訓通知做好後，當天通知報名，報名截止後與相關人員逐個確認；課程開始前三天提醒一次，前一天提醒一次，開始當天再提醒一次；
4. 會議當天，安排特定祕書，提前領取鑰匙，拷貝PPT，測試相關設備，準備香薰機，會議中為導師和學員拍照並實時上傳，會議後將會議場地恢復原樣，提醒導師分享學習資料。
第一版的SOP不用力求完美，只要把現有工作中的所有內容都體現出來就可以。因為在實際執行過程中，你一定會發現問題，這就是我們可以優化和提升的地方。經過幾次實際經驗，你可以整理出一份與現實工作完全符合的SOP流程。
這時，我們已經做完了一份“標準化工作流程”，但是還不夠，下一個工作是要優化“流程中的關鍵節點”，提升SOP的運行效率。
我們再拿預定會議室這件通俗易懂的小事來舉例：
1. 我們在每次會議前都要給與會人員發通知並且確認信息，那麼相關內容、溝通信息的固定話術，是不是可以做成一個SOP的模板呢？
2. 在我們開會前準備各項資源時，是不是可以為下次提前準備好，到時候快速響應呢？
3. 我們在製作會議紀要和信息彙總時，是不是可以總結出一個符合標準的固定模板呢？
4. 在安排座位時，是不是可以將部門組織架構圖提前準備好，下次直接按順序安排呢？
5. ……
在我們已經形成的標準化流程中，還可以利用SOP的思維去優化其中的一些工作，將所有“重複性”工作都形成行之有效的固化模式。在下次執行時，省去所有思考和探索的過程，大大提升你的工作效率。
4
有哪些工具可以幫助我們建立SOP？
建立一個完整的SOP通常需要經歷三個過程：
1
信息採集
將工作中所有要素都記錄下來，這個過程要求認真仔細，不能有遺漏，對工具的要求相對不高，通常情況下各種文檔即可，比如Word、備忘錄、錘子便籤、石墨文檔、印象筆記等；
2
流程搭建
將採集的信息有機串聯起來，形成項目執行的閉環。這個過程需要一些流程圖、示意圖和思維導圖，我推薦幾款軟件給大家：MindManager、XMind、FreeMind、百度腦圖；
3
節點優化
SOP再次進行升級，改善其中可以進行標準化的關鍵要素。這個過程可以利用在線協作軟件，不僅自己優化，也可以要求領導和同事幫忙，推薦使用的軟件有：堅果雲、微雲、Dropbox、OneDrive、Google Drive等。
5
回頭看，建立SOP的作用到底是什麼？
1
提高工作效率
工作的流程和目標不清晰就會導致效率低下，根據SOP標準流程來進行可以讓我們更有效率，也可以更好的完成工作要求。
2
保證工作效果
我們每天可能有著很多不同的事情要處理，事情一多一忙起來很可能忘事，依照SOP流程可以幫助避免遺忘一些重要的工作事項，即便出現遺漏也能很快通過SOP找到問題。
3
知識和經驗的積累與傳遞
通過對SOP的反覆優化，可以把過去的經驗積累並傳遞下來。
這麼一勞永逸的方法，現在就開始利用起來吧！
希望大家可以養成時刻SOP的習慣，讓自己的常規工作高效完成，留更多的時間去創造更有價值的事。
— End —
也許你還想看：
你在工作中有沒有過類似的經歷？
預定好會議室開會，卻忘了提前準備鑰匙和拷貝PPT；
和別人約好了見面，因突發事件太多，把人家晒在一邊；
自己有事要請假，結果忘了提前交接，耽誤了進度，得罪了客戶；
…
工作中總有那麼多意外，打得我們措手不及。明明認為自己提前安排好了，最後卻總要出差錯。今天把這個問題解決了，可明天另一個問題又出現了，弄得我們身心俱疲。
有沒有方法能幫我們管理好這些工作，儘量降低失誤提高效率呢？
今天我們就介紹一種工作管理的神器——SOP（標準化工作流程），讓你用20% 的時間處理好80% 的常規工作。
可能概念有點抽象，我們舉個例子大家就很容易理解了。之前宋丹丹在春晚中有一個經典的小品橋段，問把大象放冰箱，總共分幾步？
第一步，把冰箱門打開；
第二步，把大象放進去；
第三步，把冰箱門關上；
相信大家對這個段子都不會陌生，而這，就是一個典型的SOP管理模型。
想把大象放到冰箱裡，這就是一項我們想要完成的工作。那麼問題是，如何做到每次準確無誤的完成呢？
這裡給了標準的答案，一共分三步，你按照這個程序去做，每次都能把大象放在冰箱裡，準確地完成工作。
SOP的精髓就是，將原本雜亂無章的工作變得標準化和精細化。
1
SOP：掃清工作中的“妖魔鬼怪”
坦白說，開篇問大家的那幾個問題，我和團隊在現實工作中都遇到過類似經歷。
沒辦法，這種流程性工作總是涉及到各種細節，稍不注意，最終結果都會讓你大跌眼鏡。
我們也曾經為此苦惱過，後來開會討論過幾次，決定對所有類似的工作建立SOP流程，試用一段時間下來發現結果非常好。
比如，我們團隊內銷售部門和行政部門相互的溝通和配合就曾經出現過一些問題。銷售部門認為有些問題不能及時得到反饋和支持，影響自己在客戶端的服務質量；而行政部門也很委屈，因為平時做了很多工作，但是卻沒有完全體現在效果上。
針對這個問題，到底怎麼辦呢？
我和兩個部門的同事，一起做了SOP管理流程，解決了部門配合中的各種問題，並約定對這套流程做持續更新。這裡因為篇幅原因，就給大家分享其中一部分內容。
就拿工作群中溝通這件事來說，當銷售團隊同事提出問題時，行政團隊一定要有積極的響應和問題解決方案。而實際工作中客戶的問題非常多樣，行政同事不可能做到對各方面問題的知識儲備。
行政溝通SOP
所以第一步，我先對4個行政同事的回覆側重做了明確的分工：
A負責：公司營銷比賽和獎賞，強積金，公司合約條款，IANG續期和升職條款等；
B負責：團隊醫療資源聯繫方法，續保相關疑問，理賠和繳費；
C負責：銷售過程的行政問題，核保信息如何查詢，電子投保；
D負責：營銷，公眾平臺及危機公關相關需求，計劃書相關的製作和技巧等；
同時將每位行政同事的負責內容清晰傳達給銷售同事，有問題直接詢問對應的行政同事；
並列明要求，負責的行政同事需要在5分鐘內給予回覆；如果需要時間查詢的問題，需要告知銷售同事大概的時間，並且在過程中不斷update，直到問題最終解決；
溝通語言上要儘可能通俗易懂，並且親和力十足，適當加語氣詞和表情，提升溝通質量；
在這個基礎上，行政同事還要把問題的解決路徑告知銷售同事，銷售同事要學會查找相關問題的方式，並避免下次反覆提問同樣問題；
最後，遇到特殊問題，解決後一定要留痕，把類似問題的SOP同樣做出來，固化在日常工作中。
這樣規定好之後，兩個部門之間的配合就順暢多了，避免了很多之前的問題。
部門溝通中的一個小問題，認真管理起來都有諸多注意事項，所以，如果你靜下心來梳理自己工作中的SOP，相信你也會有很多意外的收穫。
2
你的工作中哪些可以形成SOP？
當你進入到公司，從步入公司的大門到打卡簽到，再到坐在辦公桌前打開電腦，這就是簡單工作的流程。每天你也都會重複這個動作。
你每天的工作中有多少是類似的重複性工作？
70%，80%，還是100%？可能很多朋友並沒有認真想過這個問題。
我問過特別需要創造力的作家和程序員，他們給我的答案有些令人驚訝，創造性工作大概都佔50%左右，其餘的也都是流程性工作。
而對於大多數的職位來說，我們每天做的工作性質和內容都是呈現規律性的，這就是SOP可以發揮作用的地方。
因為這些工作普遍不需要創造性，只需要保質保量完成。那麼，如何執行好每一個步驟，並且儘可能提升質量和減少工作時間，就成了我們接下來的目標。
而SOP，正可以將那些重複性、流程性、格式化的常規工作固化成一個模板、一種套路、一系列標準，幫助我們的工作事半功倍。
打個比方，作為sales，每天開拓新客戶、維護老客戶、跟進意向客戶、促成需求客戶、更新業務知識等，這些都是你的常規工作，每個環節制作都可以做成一個SOP的標準化工作流程。
其他職位的工作也一樣，把 “常規性部分”列出來，這些都是你可以突破的點，利用SOP的方法逐個去擊破，提升整體的工作效率。
當然，這還遠遠不夠，SOP的建立是持續進行的，當你最初建立時，只是針對目前常規工作的大類進行梳理而已。要建立更系統全面的SOP模塊，需要讓全體員工都清楚我們的SOP，在日常自己的工作管理中有意識地補充SOP內容並及時更新。如何推廣SOP以及指導員工的後續補充，這本身也要建立一個標準。
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手把手教你建立一份SOP
簡單來說，SOP是一項工作從開始到結束的“工作記錄表”，需要以100%達到任務要求為導向，細化到流程中每一個節點，保證工作做到重複、可複製的狀態。通常的流程為：
1. 明確某項工作的工作流程、步驟及要求；
2. 明確單一步驟的產出標準、所需資源；
3. 按照工作流程，撰寫SOP文檔；
4. 參照SOP文檔，執行落地；
5. 對SOP實施過程覆盤和完善。
說一個工作中最常見的場景，當老闆讓你去負責一下本週培訓例會時，你該如何去準備？
一般的職場人可能只會做到預訂一下會議室，通知一下相關參會人員就覺得自己已經完成了這項工作，其實做到這樣你只不過完成了工作流程的五分之一。
來介紹一下我們會議管理的SOP是怎樣做的：
1. 將會議室預定計劃記錄於日曆上，並且填寫預約表格，將預約時間、地點、用途統一記錄到Excel表格，並公佈在行政群中；
2. 確定會議時間後，安排執行時間表，製作導師海報，編輯課程通知，設定報名deadline，並將通知和海報發至工作群中，接龍報名；
3. 課程培訓通知做好後，當天通知報名，報名截止後與相關人員逐個確認；課程開始前三天提醒一次，前一天提醒一次，開始當天再提醒一次；
4. 會議當天，安排特定祕書，提前領取鑰匙，拷貝PPT，測試相關設備，準備香薰機，會議中為導師和學員拍照並實時上傳，會議後將會議場地恢復原樣，提醒導師分享學習資料。
第一版的SOP不用力求完美，只要把現有工作中的所有內容都體現出來就可以。因為在實際執行過程中，你一定會發現問題，這就是我們可以優化和提升的地方。經過幾次實際經驗，你可以整理出一份與現實工作完全符合的SOP流程。
這時，我們已經做完了一份“標準化工作流程”，但是還不夠，下一個工作是要優化“流程中的關鍵節點”，提升SOP的運行效率。
我們再拿預定會議室這件通俗易懂的小事來舉例：
1. 我們在每次會議前都要給與會人員發通知並且確認信息，那麼相關內容、溝通信息的固定話術，是不是可以做成一個SOP的模板呢？
2. 在我們開會前準備各項資源時，是不是可以為下次提前準備好，到時候快速響應呢？
3. 我們在製作會議紀要和信息彙總時，是不是可以總結出一個符合標準的固定模板呢？
4. 在安排座位時，是不是可以將部門組織架構圖提前準備好，下次直接按順序安排呢？
5. ……
在我們已經形成的標準化流程中，還可以利用SOP的思維去優化其中的一些工作，將所有“重複性”工作都形成行之有效的固化模式。在下次執行時，省去所有思考和探索的過程，大大提升你的工作效率。
4
有哪些工具可以幫助我們建立SOP？
建立一個完整的SOP通常需要經歷三個過程：
1
信息採集
將工作中所有要素都記錄下來，這個過程要求認真仔細，不能有遺漏，對工具的要求相對不高，通常情況下各種文檔即可，比如Word、備忘錄、錘子便籤、石墨文檔、印象筆記等；
2
流程搭建
將採集的信息有機串聯起來，形成項目執行的閉環。這個過程需要一些流程圖、示意圖和思維導圖，我推薦幾款軟件給大家：MindManager、XMind、FreeMind、百度腦圖；
3
節點優化
SOP再次進行升級，改善其中可以進行標準化的關鍵要素。這個過程可以利用在線協作軟件，不僅自己優化，也可以要求領導和同事幫忙，推薦使用的軟件有：堅果雲、微雲、Dropbox、OneDrive、Google Drive等。
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回頭看，建立SOP的作用到底是什麼？
1
提高工作效率
工作的流程和目標不清晰就會導致效率低下，根據SOP標準流程來進行可以讓我們更有效率，也可以更好的完成工作要求。
2
保證工作效果
我們每天可能有著很多不同的事情要處理，事情一多一忙起來很可能忘事，依照SOP流程可以幫助避免遺忘一些重要的工作事項，即便出現遺漏也能很快通過SOP找到問題。
3
知識和經驗的積累與傳遞
通過對SOP的反覆優化，可以把過去的經驗積累並傳遞下來。
這麼一勞永逸的方法，現在就開始利用起來吧！
希望大家可以養成時刻SOP的習慣，讓自己的常規工作高效完成，留更多的時間去創造更有價值的事。
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作者簡介：喬迪，浙江大學管理學學士，香港中文大學碩士，國際金融理財師，國際認證私人銀行家，世界500強金融公司副總監，啟明財智商學院創始人。
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公眾號：我是喬迪
知乎&微博：喬迪的職場空間。
希望從現實世界的動態下，從我對世界的洞見中，從我成長的脈絡裡，能給予你力量。