面對紛繁複雜、面廣量大的日常工作，祕書工作者要為領導當好參謀助手、提供服務保障，就必須不斷提升自身的素質、能力和水平。做筆記是學習、思考、總結的好方法，是一種行之有效的自我提升手段，建議從事祕書工作的同志養成認真做筆記的好習慣，由此開始，逐步發展。
一記工作安排。國家發展有規劃，單位工作有計劃，個人日常工作同樣需要有條不紊地進行。尤其是祕書工作，主要為領導服務，更要統籌兼顧、合理安排、有序開展。而要做到這一點，就必須增強工作的計劃性。凡事預則立，不預則廢。因此要提前謀劃、提前思考、提前作出安排，始終做到胸有成竹。
我在辦公廳綜合處工作了二十多年，長期以來養成了一個習慣，就是每天晚上睡覺之前回顧當天工作完成情況，考慮明天工作的基本安排，把今天工作的成敗得失進行梳理概括，把明天要做的事情逐一列出清單，包括思路方法、需要注意的細節問題、可能出現的意外情況以及相應的對策措施等，都簡要地記錄在筆記本上。
由於頭天晚上理清思路、做足功課、有備而來，第二天上班就可以立即落實，不僅避免臨時抱佛腳，而且極大地提高了工作效率。與一般流水賬式的日記不同，這裡所做的工作筆記包含了工作內容、工作思路、工作目標。長期堅持不懈，個人工作的歷史脈絡、理念方法、經驗教訓於此均有據可查。
二記學習心得。做好祕書工作必須不斷加強學習，無論是理論學習還是業務學習，都要勤於動筆。讀一本書、看一篇文章，要一邊閱讀一邊理解，不僅要知道寫什麼還要知道為什麼這樣寫，即不僅知其然還要知其所以然，只有讀懂作者的思路、領會其中的奧妙，才是真正讀懂原文。
在讀懂的基礎上要做好筆記，把自己認為有價值的東西記錄下來，或者是文章的標題、思路、框架，或者是精彩的句子、鮮明的觀點、獨特的表達，還有自己閱讀的心得體會等，再註上文章的作者、題目和出處。一篇上萬字的文章，讀懂之後所做的筆記可能只有一兩頁紙；一本幾百頁的書，讀懂之後所做的筆記可能只有一二十頁紙。
桌子上的書要越讀越薄，腦子裡的書要越讀越厚，做筆記可以處理好這種厚與薄的關係。平時按照這種方法大量閱讀，認真做好筆記，日積月累，不斷豐富知識儲備、提升認知水平，日後寫作就能信手拈來。
三記寫作思路。文稿寫作是祕書工作的一項重要內容。思考、起草、修改是文稿寫作的三個基本環節，而其中又以思考為第一要務。人們說“胸有成竹”“得心應手”，就是說明深入思考對於文稿寫作的重要性。文稿寫作靠的不是堆砌文字，而是要靠思路取勝，思路清則筆底輕。
接受一項寫作任務，先不要急於動筆，而是要進行全面、廣泛、深入的思考，包括文稿的思路結構、材料觀點、表達方法，“寫什麼、怎樣寫、為什麼”等都要想得清清楚楚、明明白白，整個思考過程要詳細完整地記錄下來。
文稿思路首先要說服自己，然後才能說服別人，一次不行，再來一次，直到自己對文稿思路滿意為止，然後才進行起草。有時為了寫一篇幾千字的文稿，我的思路分析筆記要超過萬字；反過來講，思路分析的筆記足夠充實，在此基礎上起草一篇文稿也就易如反掌。思考充分、分析全面、準備到位，起草環節往往一氣呵成、一揮而就，最後很少修改甚至無需修改，起草環節的高效率由此而來。
四記總結感悟。祕書工作涉及辦文、辦會、辦事等方方面面，具有很強的實踐性，同時也有很多學問需要廣大祕書工作者去認真研究。這裡面不僅有辦事的學問，有寫文章的學問，有參謀輔政的學問，還有為人處世的學問。工作任務必須努力去完成，其中的學問則需要事後認真思考總結。既要總結成功的經驗，更要總結失敗的教訓，這種總結要及時、隨時、經常地進行，著重分析不同層次的經驗教訓，著重把握工作的方法規律，著重豐富人生的閱歷感悟。所有這些都要及時地記錄在筆記本上，經常翻閱可以讓自己不再重複過去的錯誤。這樣的筆記如實記錄著自己的成長曆程和發展軌跡，也是一筆寶貴的精神財富。