- 2015 年 4 月 14 號購入 Omnifocus for Mac & iOS。
- 2016 年 4 月 4 號升級成 Omnifocus for Mac Pro 版。
2017 年 6 月 22 號，恰好是我使用 Omnifocus 的第 800 天。從興奮的初體驗，陡然進入自我懷疑和醒悟反覆交錯的階段，直到寫下這篇文章時，我發現「承認自己的平凡」，才是和它相處，最好的方式。
從錯覺到現實
「Getting Things Done」是我知道的為數不多的直接將口號拿來做名稱的理論。極富煽動力的三個單詞，讓我沒有真正去讀那本書之前，腦中就似乎看到了，大大小小的項目一個個被井井有條的消除的場景。而 Omnifocus 作為外界評價「最忠實於 GTD」的工具，自然也讓我產生了使用它，就能化身高效人士的錯覺。
然而實際使用兩年多後，我依然沒有變成自己當初憧憬的那個，能夠現實中輾轉騰挪，得心應手的應對所有事的「效率達人」。而是在一次次懷疑自己和懷疑工具過後，才意識到自己只是個精力有限、能力有限的普通人。只有當我自己想清楚了「能做什麼」，「應該做什麼」之後，才有機會完成「想做的事」。
而 Omnifocus ，則只是一個在這個過程中讓我保持「Focus」的工具。
只把「能做的事」放進 Omnifocus
甫一開始使用 Omnifocus 時，遇上最大的問題不是軟件本身，而是我壓根不知道怎麼把現實中的事情，有條理放到 Omnifocus 中。
收集和處理任務（給任務加上時間、地點等屬性）是 GTD 流程中的前兩個環節，因為它們的字面意思已經過於直白，絕大多數教程都蜻蜓點水般的帶過，拿一些生活中常見的任務來舉例。例如 Omnifocus 的官方教程就是以「換燈泡」給 Inbox 動作距離，講解項目時則是烘培蛋糕等。
然而這樣的教程無異於「四步畫馬法」。
相比這些教程中的熟悉的事情，現實中更多的是一開始無從下手的事情。上學期一開始我就在 Omnifocus 中創建了一個「學期報告」的項目，但當時我對要寫的題目基本一無所知，也就無法在 Omnifocus 中將這個項目進一步分解。畢竟將大項目有邏輯分解為一個個小動作，才是有技術含量的地方。
但是這是 Omnifocus 這個軟件的設計或者 GTD 理論的缺陷嗎？
將遠在天邊的目標化成一個個可以執行的動作，所謂的事項管理軟件才能發揮作用。而「分解項目」的前提是：這個項目在你的能力範圍之內。起碼，你得知道怎麼開始。
雖然我無法一口氣將「寫論文」這件事完全正確的從頭到尾分解出來，但是我知道該如何去開始。於是我先添加了一個「和教授約時間面談，討論報告的主題和範圍」的動作；面談過後，在對主題有了解，於是創建了一個「搜索主題相關的論文和報告」的動作。
目前的我，仍在一個在學習階段。如果直接扔一個類似「寫一個自動生成報告的 Python script」的項目進 Omnifocus，自己根本不知道如何進行下去，Omnifocus 自然也排不上用場。我只能把目前自己「能做的事」一個個添加進去，而不是腦子裡想當然的給自己定一些計劃和任務。
而 Omnifocus 讓我意識到，我的能力是有限的，在每一個當下，都只能做那些我「能做的事」。
只把「應該做的事」放進 Omnifocus
隨著對 Omnifocus 的熟悉和依賴，我開始逐漸把生活中的項目一個個搬進去。既有「每週末例行大掃除」這樣的生活瑣事，也有「學習《最簡單的魔法》 PS 教程」這樣讓自己興奮的挑戰。
但在 Omnifocus 裡，無論是收件箱還是項目列表，都開始逐漸被塞滿，任務之間互相爭奪我的注意力，看上去都在井井有條的進行中，實際上卻沒幾個項目真正按規劃的時間完成了。
添加「學習《最簡單的魔法》 PS 教程」這個項目的時候，我感嘆終於有個易懂系統的 PS 教程，這次一定要學會它。於是按課程章節添加了動作，規劃了每週看視頻教程的時間。但現實卻是學習的過程斷斷續續，始終沒法走上學習該有的節奏。
這是 Omnifocus 的事項管理體系出了問題嗎？
在沒有這段經歷之前，我一直自詡為一個「學有餘力」的人，過渡熱衷於一些「想做的事」，卻忽視了那些「應該做的事」（比如週末大掃除）。而當所有的事都在 Omnifocus 中平鋪顯示時，我才意識到，我只是一個精力有限的普通人，在去做那些有趣的「課外項目」之前，還是應該先保證能完成「應該做的事」。
於是我把 Omnifocus 中那些有趣，但是目前不是我生活學習重心的項目，統統請了出去，在 Bear 中創建了一個 Wunderlist。當不成「學霸」必然有些失落，但是連「該做的事」都不能好好完成，不才是一起混亂的起點嗎？
我自己都沒法「管理」的時間和生活
曾一度很迷戀在 Omnifocus 中按時間屬性去安排自己的項目，就像小學時每個寒暑假一開始，都給自己定下不少計劃。做完計劃的那一刻似乎就感覺已經完成所有目標了。然而現實卻是，預測試圖裡安排的「已標註」和「推遲到今日」的任務，執行起來總是不順利，最後只能把任務再次推遲。
如果不能妥當按時間安排這些任務，使用 Omnifocus 的意義在哪裡呢。
Omnifocus 裡對任務的時間屬性設計的很意思，只有「推遲至」和「截止」。一個是任務可以開始進行（而不是一定要執行）的時間，例如拿到了同事初步處理好的數據，自己才能開始進行「數據分析」這個動作。另一個則是任務的「截止時間」，例如交報告的截止日期。兩個時間點結合起來，往往是一段比想象中要長，使得去執行它的動力不是那麼足。那為什麼不像日曆一樣，設定一個開始做和結束的時間呢。
因為在我的實際生活中，意外事件和被打斷才是常態。
打斷我一天的安排可能來自外部，例如來自朋友的請求，意外接到的任務；更多的時候是來自內部的，例如執行某個任務到一半發現自己接下去不會做了，需要找老師幫助。如果像之前一樣，強行給任務釘上開始和結束時間，只會不停的重新去調整，直到對完成它失去信心。
我是個普通人，所以我才需要 Omnifocus
Omnifocus 既不能管理我理所不能及的事情，也不能管理我有心無力的事情，剩下的任務，不能如我期望的那種精確的按照時間表執行，那麼對於平凡地我來說，它還是必須的嗎？
是！
正是因為我的生活充滿了限制，是帶著腳銬跳舞，我才意識到Omnifocus 才更有存在的意義。正如其名，我需要它幫我「Focus」。
對我來說，所謂 Focus ，就是找出眼下應該做的事情。「例行」視圖裡放著每天要做的事情，對應著早上到了學校，開始幹正事前應該做的準備工作；「Do it」視圖裡的任務，截止日都是今日，是無條件應該每天先完成的任務；如果被打上了標記，則意味著這項任務近日（我給自己的餘量是三天內）應該去執行。
還記得前面說的嗎？強行給任務加上開始和結束時間是不現實的，但是若按照時間上相對的緊急性，輔以地點作為過濾，就能「Focus」於那些專注於眼下「應該做的事」。首先「Focus」那些相對緊急重要的事情，有多餘的時間再給自己逐漸加一些任務。就像一個水庫，不是死板的按計劃來安排排水蓄水，而是實際看天氣情況，去調整蓄水的進度。
而更宏觀的 Focus，是將我有限的精力 Focus 在「應該做的事」上。實際上對我來說， Omnifocus 既不能時間管理，目的也不在於事項管理，而是精力管理。不盲目跟隨所謂的「主流」，不被紛繁複雜的新鮮事物把生活切割成碎片，而是明白自己的「平凡」，進而 「Focus」。