文章來源微信公眾號：caiwuwuyou 作者：曾鵬
合同早在古羅馬時代就受到了法學家的關注，在當代對企業也至關重要。合同是企業對外開展業務的主要依據憑證，無處不在，合同管理水平是企業綜合管理水準的集中體現。合同管理不是簡單的要約、承諾，而且是全方位、全過程的動態管理，合同行為貫穿了企業管理活動的始終，如何管好合同，經常是困擾管理者的難題。
發展現狀
國內企業長期採用手工操作方式，涉及部門多、信息分散，存在管理不規範、效率低下、成本高、信息彙總與進度控制困難、風險提示缺乏等諸多問題。企業近年來非常重視信息技術應用，2006年中石油實施合同管理系統。企業在信息技術應用方面情況多樣，水平參差不齊，部分企業僅使用通用辦公軟件或單機版合同管理軟件。在信息化程度較高的企業中，成熟的專用軟件、針對性強的定製軟件或ERP系統合同集成管理方案，都是信息管理專家的摯愛。在信息技術應用範圍上，有些企業只是部分管理領域局部使用，甚至還存在手工與網絡同時運行的現象。應用水平較高的則處於全面實施階段，部分企業已取得了豐厚的管理效益。
主要優勢與作用
1 促進企業合同管理規範化、系統化
它改變了僅由業務部門分管合同的現狀，能夠優化工作流程，健全管理體制，合同管理真正意義上成為一個整體。合同管理部門能夠全面處理合同事務，解決了信息分散、進度控制難、管理不規範等難題，合同業務流程相對固化，保障了管理制度的全面落實與執行。
2 為企業節約管理成本，創造經濟效益。
第一，消除了空間距離，大副減少業務人員的異地往來，降低了差旅費等相關支出。據資料表明，中石油長慶油田在實施合同管理系統以後，每年差旅費節約額就在百萬元以上。
第二，將管理人員從繁雜的手工勞動中解放出來，節約了人力成本，減少了資源投入。
第三，通過信息數據共享，實現數據集成，避免了不必要的重複勞動與投入。
3 提升企業管理水平與工作效率。
第一，為企業提供強有力的信息數據支持，全面促進企業營銷、採購、製造、財務等領域管理水平的提升。
第二，合同可在線申報、瀏覽、檢索、審查審批，足不出戶就可完成合同業務。
第三，強大的商務智能報表與電子檔案對管理層掌握合同全局、業務人員履行合同、統計人員查詢統計都頗有助益。第四，實現網上動態監控管理，審計監察等企業管理部門可對合同隨時抽審。
4 提高企業法律監督與風險防控能力。
通過應用信息化技術，健全防控機制，深化法律管理，堵塞管理漏洞，一定程度上預防合同腐敗行為的發生。通過合同數據共享與集成，能夠動態監管企業合同活動，規範交易行為，有效防控合同風險。
主要缺點與發展瓶頸
1 主要缺點
第一，對內容較多且無電子版的紙質合同，存在掃描時間長、申報上傳效率低的缺憾。
第二，部分承辦人習慣傳統手工模式，網絡審批不如紙質合同看起來更直觀。
第三，存在網絡故障、網絡入侵、數據毀損、系統配置和使用不當等風險因素。
2 發展瓶頸
第一，市場主體在經濟活動中總是有意無意在創設新的交易方式，信息系統應用程序的相對固定性與市場交易的靈活性存在著矛盾與衝突。
第二，合同管理信息技術的應用是受企業現行管理理念指導，並與其它信息系統相關聯，要受到企業整體管理水平與信息化整體發展程度的制約。
發展趨勢與管理措施
1 發展趨勢
第一，採用信息化管理合同是大勢所趨，未來將會有更多的企業全面應用信息技術。沒有管理信息化，就沒有企業現代化，
第二，隨著科學技術的進步，新的信息技術將不斷湧現。通過與其他信息系統有效融合，合同管理信息系統功能將更強大，作用將更顯著。
第三，隨著電子商務的快速增長，合同的介質將不僅是口頭、書面、數據電文，還可能會有新的形式出現，合同管理信息技術使企業更易滿足電子交易的需求。
第四，通過信息技術將挖掘出合同中蘊含的更多價值，使合同管理從事務性工作層次上升到戰略性管理高度。
2 管理措施
第一，企業要不斷學習國際先進的經營理念與管理方法，健全完善管理機制，通過狠抓管理出效益。
第二，要提高應用水平，將系統效用最大化。目前大部分企業所關注的是合同信息系統的基本模塊，合同風險提示、合同履行監督、合同相關法律法規、合同知識交流和共享等模塊尚未得到企業的重視，而這些恰恰是最有價值的部分。
第三，要加強後續開發，不斷增強信息系統的兼容性與適用性。第四，要加強信息安全建設，控制應用風險，保證信息管理穩固有效。
嚴格合同管理是國際慣例，隨著改革開放的逐步深化,我國企業面臨的市場競爭日益激烈。企業要適應市場經濟的要求，在國際市場上分一杯羹，沒有高水平的合同管理寸步難行。面對市場競爭的刀光劍影，企業需要持續提升合同管理水平，增強軟實力，以管理信息化助力企業發展。
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