眾所周知，數據庫是彙集邏輯上相關數據元的集合。這些數據元可以按照不同結構組織起來，以滿足單位和個人的多種處理和檢索功能的需要。數據庫本身並不是什麼新鮮的事物——早期的數據刻在石頭上，記在名冊上，或是寫在索引卡中。然而現在數據庫普遍記錄在電子存儲介質上，並且需要用計算機程序來執行必須的存儲和檢索工作。
所有數據庫中（最簡單的除外）都有複雜的數據關係及其鏈接。處理、創建、訪問、維護數據庫來記錄有關的複雜任務的系統軟件包叫做數據庫管理系統（DBMS）。DBMS軟件包中的程序在數據庫與它的用戶之間建立接口。這些用戶應用程序員、管理員，以及其它需要信息的人員和各種操作系統程序。
DBMS可以組織、處理和表示從數據庫中選出的數據元。這種功能使決策者能夠搜索、探查和查詢數據庫的內容，從而對在正規報告中沒有的、不再出現的而且無法預料的問題做出回答。這些問題最初可能是模糊的或者定義不確切的，但是人們可以瀏覽數據庫直到獲得所需要的信息。簡單地說，就是DBMS將“管理”存儲地數據，並且從公共數據庫中彙集所需要的數據以回答非程序員的訪問。在面向文件的系統中，需要特定信息的用戶應該將它們的要求傳送給程序員。該程序員在時間允許下，將會編寫一個或多個程序來提取數據和準備信息。然而DBMS的可用性為用戶提供了一個更加快速的替代通信渠道。
管理信息系統（MIS）已經用多大數十次的概念定義過。因為MIS的組織模型可能各不相同，所以MIS的定義隨應用範圍的擴大而變化就不值得奇怪了。MIS系統可以定義為基於計算機的數據處理過程的網絡系統，它是為了一個支持決策和其它必須的管理功能提供及時有效的信息而開發的機構，並且可以按照需要把人工和其它過程組合到一起。
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