想當年我還是個新人的時候（現在也不老哈），經常要熬夜才能做完工作總結 PPT，好不容易搞定發給領導，沒想到領導還沒打開看，就先把我 diss 了一頓：
能別用「工作總結.pptx」來命名文件嗎？？？要是所有人都照你這樣命名，根本分不清哪份文件是誰的！
原來，連最簡單的文件命名，都很容易讓人踩坑。
後來工作了一段時間才知道，當我們把 PPT 發給其他人，有好多要注意的職場基本禮儀規範！
話不多說，一起來盤點下 ↓↓↓
01
文件命名
做完 PPT 後，若只是存在自己的電腦裡，用「個人介紹」、「工作總結」來命名，自然不會有太大問題。
一旦要發給其他人，就得注意在文件名中加上自己的姓名。
不然就會像開頭說的那樣：要是所有人都照你這樣命名，根本分不清哪份文件是誰的。顯得多不專業呀。
另外如果每次做總結，都偷懶直接用「工作總結」這四個字來命名，到頭來我們的文件夾只會出現一堆名稱為「工作總結（1）」、「工作總結（2）」、「工作總結（3）」的文檔。
每到年中、年末，當我們需要覆盤過去幾個月的工作成果時，可就頭疼了——
我只是想知道去年 10 月份對接的項目數，卻要打開所有總結 PPT，一個一個地找！
後來我偷偷瞄到了同事的電腦，看到人家都是這樣命名的：
即用「什麼時候、是什麼、誰」來命名 PPT 文件。
當然，命名方法也不是唯一噠，如果大家有更好的方法，歡迎在留言區分享出來~
通過以上這種方式命名，不管什麼時間、什麼類型的 PPT，我都能一秒檢索到！
順便推薦一款快速檢索文件的工具：Listary。
▲下載地址：
http://www.listary.com/
我們只需雙擊鍵盤上的【Ctrl】鍵——輸入文件關鍵詞，就能找到想要的文件，整個過程不超過 5 秒~
02
素材整理
這年頭，應該不會有同學做 PPT，啥文字、圖片、圖標、視頻都不用吧？
像我這種不用素材就心癢癢的人，每做完一套 PPT，都要用到好多好多素材，方便起見，下載來的素材我都是隨手丟在桌面上。
一做完 PPT，直接把素材拖進回收站就完事了。
可誰知，PPT 發出去後，經常有同事來問：這個 logo 可以發我一份高清的嗎？秋葉大叔這組形象照能打包給我嗎？
誰讓 PPT 裡導出的圖片畫質會被壓縮呢，我只好再去回收站裡扒原圖 T T 一來二去浪費了好多時間。
現在做 PPT，我都會專門建一個文件夾，把這套 PPT 裡所用到的文檔、圖片、圖標、視頻全丟進文件夾裡：
一家人就是要整整齊齊~
你以為整理素材到這裡就完事了嗎？
前不久我收到一份 PPT，不過 10+ 頁內容，居然有大幾百兆！
傳輸速度慢不說，打開運行，差點沒把我的小筆記本電腦累斷氣 T T
原來是作者在做 PPT 時，習慣將一些元素丟在頁面灰色區域，有些是色卡，有些是以為要用最後卻沒用上的圖片/文字/視頻……
這年頭，隨隨便便一組高清無碼的圖片、視頻，大小就幾十兆，把這些不用的素材堆在角落，會讓文件增大許多，同時導致運行速度變慢。
所以強烈建議大家把「最終版 PPT」發給同事之前，將所有頁面灰色區域的元素都刪除（求你們了）~
那些「以為要用最後卻沒用上的素材」，整理放進文件夾就好啦。
這樣不管是自己找素材、運行 PPT，還是給同事發 PPT，效率都高得飛起！
03
字體嵌入
說到素材整理，可別忘了 PPT 裡最重要的素材之一：字體安裝包。
多少次發 PPT 給同事/接收同事的 PPT，因為沒有安裝對方使用的字體，一打開要麼亂碼，要麼所有高大上的字體通通被打回原形：
其實我們只需要在整理文件時，把字體安裝包一起放進文件夾就好，更便捷一點的方法是「嵌入字體」。
操作步驟：
點擊工具欄中的【文件】——單擊【選項】——在彈出來的窗口中，單擊【保存】——選擇【僅嵌入演示文稿中使用的字符（適用於減少文件大小）】：
▲ 點開大圖更清晰
這樣一來字體就被牢牢地嵌入 PPT 文件中啦~
04
文件備份
想要更好地安放素材，僅靠整理文件夾還遠遠不夠。
我就經歷過電腦崩潰、導致文件丟失的「劫難」。有位同事比我還慘，出差時整個電腦包都被人抱走了！
電腦存儲的一堆文件沒了不說，他給女朋友做的情人節快閃 PPT 也一去不返，為此據說罰跪了好幾天搓衣板。
要想讓文件不丟失，特別是那些重要的、需要永久保存的文件，建議大家用移動硬盤+雲盤雙保險的方式備份。
通過移動硬盤備份，換設備/共享文件時，就算沒聯網、網速慢，我們也能很快獲取需要的文件。而通過雲盤備份文件，哪怕沒帶電腦/移動硬盤，我們直接登錄雲盤賬號、下載文件就好。
有次大半夜的，我突然被領導的奪命連環 call 叫醒——第二天早上推送的文章裡，有頁 PPT 需要修改！
我：？？？文件可都在公司電腦裡誒。
好在我突然想起，公司電腦裡下載了堅果雲，平時都是自動備份文件噠~
在我不注意的時候，人家可兢兢業業地在後臺幫我同步文件呢。
此外，雲盤還能大大提高我們和同事之間在線協作的效率。
當同事找我們要某份文件時，直接丟雲盤鏈接，或是在雲盤裡把對方設置為協作者，能讓我們顯得專業又高效。
這裡推薦一款雲同步文件、提高協同辦公效率的軟件：
▲ 下載地址：
https://www.jianguoyun.com/
俗話說，文件同步一時爽，一直同步一直爽~
PS：對雲盤存儲空間和下載速度，有更高要求的同學，建議花小錢錢開個會員~
05
臨時文件夾
有些文件還沒重要到「整理」、「分組」、「備份」的地步，比如臨時通知、二次整理的素材，或是做 PPT 時一連下載了好幾組圖標，最後只用到一組……
我們習慣的做法是用完就立刻刪除，一些患有桌面潔癖症的同學，更是不能忍受桌面上有廢棄素材。
可是問題很快就來了，有幾次我明明已經把 PPT 發給同事，第二天對方卻告訴我沒收到/沒有及時看消息，文件已過期。我……只能再重新做一遍了。
後來我算是學聰明啦，知道在桌面上建立一個臨時文件夾，把那些臨時用到、不需要備份的文件暫存在桌面：
只需要定期清理下一週前的臨時文件就好啦~
（假裝自己是一條分割線）
以上就是我們在給別人發送 PPT 文件時，一些最基本的職場禮儀。
簡單總結一下下：
❶ 文件命名
❷ 素材整理
❸ 字體嵌入
❹ 文件備份
❺ 臨時文件夾
希望這些「血與淚」的教訓，能夠對大家有所幫助，提升辦公效率，實現高效協作！
