我們都知道，微軟Office三件套是指Word、Excel和Powerpoint，雖然微軟Office套件還有諸如Outlook、Onenote等軟件，但平時用得最多的，還是這三件套。

三件套其實構成了一個完整的工作流程：辦公處理最多的無外乎文書工作（Word）和數據相關工作（Excel），然後以一種富有吸引力的方式展示給別人看（PowerPoint）。

微軟Office三件套功能強大，幾乎無所不能（網上可以找到無數案例），但這三件套各有一個效率神器，全都知道的人我估計不超過1%。

下面一一列舉，看看究竟是不是標題黨。

不是VBA

單純提效率，人們會舉出VBA這個大殺器，VBA在Office家族裡強大到沒朋友，但是它並不在我所列舉的效率神器裡，原因很簡單——三件套都有VBA，既然這個帖子內容是三件套各有一個效率神器，VBA自然被排除。而且VBA還有個最大的問題——可不是任何人都能無障礙使用的。

而我提到的三件套各自的效率神器，是任何人都能拿來就用的。

不賣關子了，要不然要被罵了。

Word的效率神器是樣式

為什麼是樣式？因為Word中我們最經常遇到的並且最頭痛的，就是格式問題，樣式就是為解決快速格式化文檔而出現的。

一般人設置word文字、段落等格式是，最常用的操作是：選中要設置格式的內容，然後為其設置字體及大小、行間距、首行空格、段落間距等等。就像下面這樣。

我只想說一句讓人肝火爆炸的話：“活該你每天有加不完的班！”

所以，Word不加班的做法是：

先設置樣式，定義好文章標題、一級標題、二級標題、三級標題、正文、表格等樣式之後，再去為需要設置格式的內容選擇相應的樣式。

這樣，即使將來要調整特定部分的格式，直接在樣式裡修改，所有應用該樣式的地方都自動更新了。

甚至你可以把樣式（比如公文樣式、論文樣式）設置好之後，保存為模板，這樣就再也不用為樣式頭痛了。

為了加快出文速度，你還可以在設置好樣式後，利用大綱功能讓內容自動格式化。

Excel的效率神器是Table

估計很多人都知道，Excel裡邊有兩種“表格”：一種是默認的區域表格，我們新建Excel之後看到的空白表格就是區域表格；另一種是真正的表格，就是我們點擊“插入-表格”或按CTRL+T生成的表格，如下圖所示。

我個人不太喜歡微軟的這種處理方式，因為這讓我們不好分別稱呼這兩種表格。且讓我們把前一種叫range，後一種叫table好了。純粹是為了稱呼方便。

為什麼說table是Excel的效率神器呢？

一是公式引用具有了人類可理解的意義，不需要花時間去猜公式的含義。

range的公式引用人類看不懂

上圖中，range的公式引用的是單元格地址，這種地址計算機知道是什麼意思，但是作為人類的我們要看半天才能看懂是什麼含義。

table的公式人類一看就懂

上圖中，table的公式引用的是列名稱，計算機和人類都能明白是什麼意思。

二是防止公式出錯。

我們都知道Excel中有相對引用、絕對引用、混合引用等，經常把人的腦袋都弄暈，在range中，如果不明白這些引用的區別，一不小心公式就會出錯。但在table中，一列中的公式含義都一清二楚且都一模一樣，很難出錯，除非自己手動去改了某些單元格的公式引用樣式。

三是快速格式化表格。

我在頭條至少見到三十篇帖子都在談怎麼在Excel中隔行填充不同顏色，以免看錯。大佬們列舉了各種各樣神奇的方法，但是在我看來，只用一招CTRL+T或“套用表格格式”就解決了。

四是方便用切片器篩選數據。

我們最常用的篩選方式是點擊“篩選”按鈕後，再去某列調出篩選菜單來。

但這種方式畢竟不直觀，操作還很囉嗦。

如果用table，可以直接插入切片器來篩選（插入-切片器）。點點鼠標就完成篩選了，多直觀、多方便。

PowerPoint的效率神器是母版

沒改過別人PPT或者沒把PPT導入過scorm課件程序的人，估計很難領會不用母版的PPT有多麼讓人抓狂。

舉個最簡單的例子：有個100頁的PPT，每一頁有客戶LOGO，現在要把客戶LOGO去掉。

如果這個LOGO是通過加到母版而出現在每一頁的，要去掉的話，就是幾秒鐘的事情；如果不是來自於母版，對不起，需要操作100頁。如果PPT有1000頁，要操作1000次。

再舉個簡單例子：現在需要把A.ppt中的30頁內容複用到B.ppt中，這兩個PPT的外觀風格差異比鳳姐和和王寶強的差異還大。

如果A.ppt是嚴格遵循母版要求來生成每一頁內容的，很簡單，複製、粘貼，完事，標題、頁面風格會自動匹配B.ppt；如果不是，對不起，要手工去調整每一頁的標題、顏色風格。

所以，製作PPT不加班的辦法是：

先設計母版：定義版式，定義主題顏色等等共性元素；

再插入特定版式的頁面，填充內容；

最後，檢查顏色：凡是無需隨母版更新的顏色，選擇主題之外的顏色。

結語

很多時候，我們無休無止地加班，並不是老闆太壞丟給我們太多工作，而是我們自己沒有掌握高效的方法。微軟Office三件套，在極大提高了我們工作效率的同時，如果我們隨意發揮創造性，濫用一些功能，雖然在表面上實現了同樣的效果，但往往我們需要為這種表面效果付出N倍的時間和精力。

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