文祕人員如果光會“寫”公文，而不會“排”公文，也是有缺陷的，特別在一些基層單位，企事業單位，人員比較少，文祕人員的分工不是那麼明確，文祕既要當祕書，又要當打字員！既要能寫，又要能“排”，才能算全面掌握公文，才是能稱得上稱職。
請“關注”職場文書寫作，下面來個“快餐”，一會便好。簡單明瞭的公文排版方法。
用Word製作公文，在設置頁碼、行數和字數、頁眉時，常會遇到一些比較棘手的問題，怎麼調都和範本不一樣，有了這篇文章，對照做就再也沒問題啦。（學習參考資料： 根據祕書等平臺整理）
一、設置頁碼
2012年6月國家質檢總局、國家標準化委員會聯合發佈的《黨政機關公文格式》(以下簡稱“《格式》”)中關於頁碼的規定主要有：
1.頁碼位於版心外。
2.頁碼一般用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在公文版心下邊緣之下，數字左右各放一條一字線;一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續編排。
3.信函格式的首頁不顯示頁碼。
這些規定讓頁碼設置變得不易操作，主要表現在頁碼的位置及空白頁不顯示頁碼兩個方面。關於頁碼設置，請用如下方法：
第一步：解決頁碼與版心的距離問題。
首先重新設置頁眉和頁腳。單擊Word窗口功能欄中的“文件”，打開“頁面設置”，在對話框中找到“版式”，將其中“距邊界”的“頁眉”設置為3.7cm，即公文用紙天頭(上白邊)的尺寸。根據公文用紙幅面尺寸(210mm×297mm)、公文用紙天頭(上白邊)尺寸(37mm±1mm)、版心尺寸(156mm×225mm)的要求，可計算出版心下邊緣至下頁邊的距離為35mm，為了滿足頁碼數字左右的一字線上距版心下邊緣7mm的要求，應將“版式”中“距邊界”的“頁腳”設置為2.8cm。
第二步：解決插入頁碼問題。
要實現頁碼“一般用4號半角宋體阿拉伯數字，數字左右各放一條一字線。”“單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字”的要求，需進行以下操作：
①單擊Word窗口功能欄中的“文件”，打開“頁面設置”，在對話框中找到“版式”，在“頁眉和頁腳”中選擇“奇偶頁不同”(因奇偶頁的頁碼格式不同，所以要分別設置)。
②單擊Word窗口功能欄中的“插入”，打開“頁碼”對話框，在“對齊方式”中選擇“外側”，打開“格式”對話框，將“數字格式”選擇為“1，2，3，…”。
③將光標置於第一頁，單擊Word窗口功能欄中的“視圖”，打開“頁眉和頁腳”，在頁腳中點擊外側的頁碼“1”，出現文本框後，將頁碼“1”的字號改為4號半角宋體，然後在“1”的左右各輸入一條一字線(左右一字線與頁碼應保留一個半角字符的間距)，再將該頁碼文本框右縮進一個漢字，保證右側空出一個漢字的距離。
④按照上述辦法在第二頁頁面中設置偶數頁頁腳，要注意此時的數字是“2”，且將頁碼文本框左縮進一個漢字，保證左側空出一個漢字的距離。
第三步：解決首頁不顯示頁碼或空白頁不顯示頁碼問題。
單擊Word窗口功能欄中的“文件”，打開“頁面設置”，在對話框中找到“版式”，在“頁眉和頁腳”中選擇“首頁不同”;單擊Word窗口功能欄中的“插入”，打開“頁碼”對話框，將“首頁顯示頁碼”前的勾取消。
要解決公文的空白頁和版記頁不編排頁碼的問題，則需進行如下操作：
①先將光標置於空白頁上一頁的頁末。
②單擊Word窗口功能欄中的“插入”，打開“分隔符”，在其中的“分節符類型”下面選擇並單擊“下一頁”。
③雙擊空白頁的頁碼，出現“頁眉和頁腳”的標記，在“頁眉和頁腳”工具欄內找到並點擊“鏈接到前一個”。
④選中空白頁或版記頁的頁碼，刪除該頁碼即可。
二、設置行數和字數
《格式》規定，“一般每面排22行，每行排28個字，並撐滿版心”，其前提是“如無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字”，因此該規定一般只針對公文的正文。
要實現此規定，需進行如下操作：
單擊Word窗口功能欄中的“文件”，打開“頁面設置”，在對話框中找到“文檔網格”，點擊“指定行和字符網格”，再將“字符”的每行設置為“43”，“字符”的跨度設置為“10.3磅”，將“行”的每頁設置為“22”，跨度設置為“28.5磅”。
三、去除頁眉中的橫線
進行頁眉和頁腳操作時，如果自動應用“頁眉”樣式，頁眉中會出現一條橫線，有兩種方法可以去除。
方法一：雙擊頁眉區域，出現頁眉編輯虛線框，全選頁眉文字(如無文字則選中回車鍵符號)。單擊Word窗口功能欄中的“格式”，打開“邊框與底紋”，將“邊框”菜單下的“自定義”設為“無”，在右邊找到組合框“應用於”，打開後選擇“段落”，點擊“確定”，頁眉中的橫線即消失。
方法二：雙擊頁眉區域，出現頁眉編輯虛線框，單擊Word窗口功能欄中的“編輯”，選擇“清除”，單擊其中的“格式”選項，頁眉中的橫線即消失。
注意：以上是基於Word2003版本介紹的操作
請“關注”職場文書寫作，下次繼續學習。
附錄：公文標準A4紙排版格式
