用Word精確設置公文格式的方法步驟

一、黨政機關公文格式處理存在的主要問題

黨政機關公文格式設置的主要問題體現在機關標誌的設置、發文字號與簽發人的排列和分隔線的製作上。

（一）發文機關標誌設置的主要問題有二

1．欠精確

《黨政機關公文格式》規定信函發文機關標誌上邊緣至上頁邊為30mm，命令為20mm，餘者為35mm。有些祕書在發文機關標誌前分別空3、2、3.5 行， 根據版心高225mm 和一般每頁排22 行的規定，機關標誌與上邊緣距離約為30.7、20.5、35.8mm，不合規範，此法不妥。亦有人僅在發文機關標誌前空一行，將該行的行距設置為2.9、2.4、3.4 倍，或根據毫米與磅的換算關係設置行距為85、71、99 磅。此二法亦非精確設置途徑，且未能考慮發文機關標誌前標註份號、密級與保密期限、緊急程度等佔行的需要。

2．操作步驟複雜

熟悉Word 處理技術的祕書都採用文本框定位法設置機關標誌。此法需三步操作。首先插入橫排文本框，其次輸入發文機關標誌，完成字體字號調整和套色工作，最後改變文本框屬性。第一步和最後一步相當繁瑣。第一步執行“插入”-“文本框”-“橫排”時，立即跳出“在此建立圖形”的對話框，若在對話框內建立文本框，對話框將佔據一定頁面，破壞公文格式。最後一步需作三項工作。

一是：將線條設為無色。

二是：把“文本框”-“內部邊距”所有數值設為“0”，同時去掉“Word 在自選圖形中自動換行（W）”前的“√”，選中“重新調整自選圖形以適應文本（T）”，使文本框自動調整邊框，緊密貼近文字。

三是：進入高級頁面，將文字環繞設為“上下型”，以使機關標誌佔滿所在行空間，“圖片位置”-“水平對齊”選為“相對於頁邊距居中對齊”，垂直對齊則選擇“絕對位置”-“頁邊距”，下側將信函、命令設為3.2釐米，其餘文件設為3.5 釐米。

（二）發文字號與簽發人的排列欠規範。

發文字號年份部分應當用六角括號（“〔〕”）括起。由於鍵盤沒有該符號，一些祕書用四角括號（“［］”）或弧形括號即“（）”替代。當發文字號與簽發人同行排列時，有個別文件未能分別居左空一字或居右空一字。居某個方向空字排列出錯的還有署名及成文日期、印發機關與印發日期、頁碼等。

（三）分隔線定位欠準確

除了命令，其餘14 種公文都需印製分隔線。

版頭處：信函以外的13 種公文，其分隔線印製於發文字號之下4 mm 處，信函的分隔線則印製於發文機關之下4mm 處。此處的分隔線一般採用圖片定位法制作。13 種公文在貼近發文字號下邊緣處插入一條橫線，雙擊之，執行“版式”-“高級”，“圖片位置”-“水平對齊”選擇“相對於頁邊距居中對齊”，“垂直對齊”則選擇“絕對位置”-“行（或段落）”，下側設為“0.4”釐米。在發文字號下邊緣插入橫線不好把握距離。遠或近了，分隔線將不是相對發文字號距離0.4 釐米，而是相對於發文字號的下一行或上一行距離0.4 釐米。信函則在發文機關標誌下插入雙線（武文線），由於發文機關採用文本框定位，線條與文本框之間沒有適合的方法設置出0.4 釐米的距離，往往導致信函版頭雙線定位不準確。

版記處：一如上文采用圖片定位法。由於13 種公文版記處需印製三條分隔線，依此法需分別設置線高、版式和對齊方式，較為繁瑣。信函版記因只有一條上細下粗的雙線（文武線），則相對好處理，又因暫無其他更好的方法，故信函版記的分隔線沿用圖片定位法。

二、精確設置黨政機關公文格式的方法

黨政機關公文格式設置可分為兩部分：頁面設置和各要素排列。此處就Word 的處理技術，對一些容易出錯的格式進行精確設置的探討。

（一）頁面設置

1、頁邊距的設置。

公文用紙天頭為37mm，訂口為28mm，版心尺寸為156 mm×225mm。由於Word 文檔不能直接設置版心，需要通過頁邊距設置，即將上下左右頁邊距設置為3.7、3.5、2.8、2.6 釐米。

2、版心文字排列。

版心“一般每面排22 行，每行排28 字”，執行“頁面設置”-“文檔網格”，將“網格”、“字符- 每行”、“行- 每頁”分別設置為“指定行和字符網格”、“28”、“22”。

（二）各要素的設置

1．密級和保密期限的排列。

密級和保密期限之間要插入一個五角星，需三步驟。

（1）首先執行“插入”-“圖片”-“自選圖形”-“星與旗幟”-“五角星”，於“在此創建圖形”對話框外插入五角星。

（2）隨後調整五角星大小，使其與三號字相仿。

（3）最後，雙擊五角星，跳出“設置自選圖形格式”對話框，將“填充顏色”和“版式”設置為“黑色”、“嵌入型”。經嵌入型設置，密級和保密期限若需調整位置，五角星將與之移動，避免了額外操作程序。最後，將五角星移到密級與保密期限之間。

2．發文機關標誌與版頭分隔線的設置。

採用表格定位法設置機關標誌，同時完成版頭分隔線的製作。

（1）執行“表格”-“插入”-“表格”，插入行數、列數均為“1”及固定列寬為“15.6”或“17”釐米的表格。

（2）隨後在表格內輸入機關標誌信息，調整字體、字號和顏色，再單擊右鍵，執行單元格對齊方式，選擇“居中”處理。接著雙擊表格左上角的“田”字符號，執行“表格”-“文字環繞”，單擊“環繞”圖標，隨後單擊環繞圖標右側的定位，執行表格定位。將水平對齊設為“相對於頁邊距居中”，垂直位置設為“相對於頁邊距2 或3 釐米對齊”，將距正文的所有數值設為“0”，全部去點選項前的“√”，單擊確定，返回表格頁面。

（3）最後，單擊邊框與底紋，將信函的線型選為上粗下細的武文線（13 種公文無需此項操作），顏色選為紅色。然後單擊預覽處上、左、右線條以去掉表格相應線條。僅保留下線作為分隔線。若為信函，將光標移到發文機關標誌所在行，執行“格式（必須單擊工具欄）”-“段落”-“間距”，將段後設為“0.4”釐米。若是13種公文，則在表格內完成發文字號與簽發人輸入，於發文字號所在行設置“段後0.4”釐米。

注：聯署發文，分情況處理。若機關個數為奇數，可在中間的機關名稱後添加“文件”二字，其餘機關名稱以中間機關名稱為基準左側對齊即可。若為偶數個機關發文，只能採用文本框定位法。各用一個文本框輸入機關名稱和“文件”二字，調整字體字號和套色後，參照本文第二部分提及的文本框定位法處理。注意，僅對機關名稱文本框進行版式設置，在最後一個機關名稱後連按四次“空格”鍵，留出兩字空格，拉動文本框右邊框，使空字行剛好顯示段落標記，再以機關名稱中部為基準，將“文件”文本框移到其右側，其右邊框與機關名稱文本框的右邊框重合。最後，去掉文本框線條顏色。此法繁雜，卻是無奈之舉。

隨後，行數與列數均為“1”及固定列寬為“15.6”釐米的表格，輸入發文字號及簽發文，仿照前文設置版頭分隔線。

3．發文字號與簽發人的排列。

六角括號執行“插入”-“特殊符號”-“標點符號”，雙擊“〔”即可。若為上行文，發文字號居左空一字編排，與最後一個簽發人姓名同行排列，簽發人居右空一字。若簽發人僅佔一行，可右鍵單擊發文字號所在行，執行段落，將左右縮進均設為“2 字符”，然後於發文字號與簽發人之間連續按空格鍵，以未跳行為準。若簽發人佔兩行或以上，在最後一行設置“左右縮進2 字符”，其他行簽發人，全部居右處理，設為“右縮進2字符”。

4．版記分隔線的製作。

13 種公文，可採用表格定位法設置。第一步，插入一個列數為“1”、行數為“2”及固定列寬為“15.6”釐米的表格，輸入抄送機關、印發機關和印發日期的相關信息。第二步，雙擊表格左上角“田”字符號，參照發文機關標誌表格定位法處理，所例外者有三。一是垂直位置選擇相對於頁邊距底端對齊，二是僅去掉左右線條，三是將首末二線之高設為“寬度1 磅”，即接近.35mm，將中線之高設為“寬度3/4 磅”，即接近0. 25 mm。需要說明的是，此三線之高度，《格式》只推薦數值，未硬性要求，且表格線條的粗細只能設置磅值，不能以釐米為單位設置，故此作接近式設置。

信函，可用圖片定位法。插入橫線後，雙擊線條，將線型設為武文線，套色，寬度設為17釐米，執行“版式”-“高級”-“圖片位置”，水平設為相對於頁邊距居中對齊，垂直對齊選擇“絕對位置”-“頁邊距”，下側設為“20.5”釐米。由於版心高225mm， 在版心上邊緣下側205mm 處設置分隔線，該線距離下頁邊剛好是20mm。亦可用表格定位法設置。插入一個行數、列數為“1”及固定列寬為“17”釐米的表格，將表格定位為水平位置相對於頁邊距居中，垂直位置相對於頁邊距底端對齊，隨後處理線型和顏色，去掉左、右、下三線，最後將表格高度設為“2”釐米。

由於信函每頁均需印製機關標誌和版記分隔線，為避免操作麻煩，可執行“視圖”-“頁眉與頁腳”，分別設置機關標誌和版記分隔線，退出頁眉與頁腳後，所有頁面將自動出現以上要素。

5．頁碼。

頁碼要求數字左右各放一條一字線，單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。執行“插入”-“頁碼”，對齊方式選擇“外側”，再單擊“格式”，數字格式選擇左右均帶橫線的形式。插入頁碼後，分別對任意單雙頁碼進行縮進字符設置即可。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。設置此格式，需要分節處理。將光標移到空白頁，執行“插入”-“分隔符”，分節符類型選擇“連續”。執行“視圖”-“頁眉和頁腳”，彈出“頁眉和頁腳”對話框，單擊“連接到前一個”圖標，跳出新對話框，單擊“否”，使本節頁眉頁腳的格式與上一節不同，刪除本節任意單雙頁碼。注意，編輯頁眉頁腳後，頁眉處出現一條橫線，應執行“格式”-“樣式和格式”，點擊“清除格式”將其去掉。信函首頁不顯示頁碼，執行“頁面設置”-“版式”，選擇“首頁不同”。

四、結束語

黨政機關公文格式關於文字字體、字號、顏色的格式要求相對簡單，稍加學習就能掌握。由於公文主體處的格式主要涉及文字處理，故本文不述。頁面設置、要素的位置排列則相對複雜。本文僅對這些有難度的格式的精確設置提供途徑，供祕書工作者使用。