辦公人士必學visio技能手把手教你使用visio繪製項目全景圖！

PowerPoint 設計 Excel Word 技術家裝設計軟件設計師鼠標跳槽那些事兒人工智能愛踢汪 2019-07-09

Hi,大家好！我是愛踢汪。今天本汪想問問你用什麼總結項目，Word、PPT還是視頻？下面我們聊聊畫圖。畫圖固然是為了好看，視覺上的衝擊加深印象。更重要的是，圖像模型帶來的“潛臺詞”，有意想不到的效果：內容表達一層邏輯+模型表達深一層邏輯有設計師的部門很幸福，他們往往能拿著你的手繪草稿，用一張美觀的圖就繪製出你一份PPT能表達出的全部核心意思並貼在卡座，也就是我們常說的全景圖——一張圖看懂***。沒有設計師的部門員工一拍腦袋，哎呀我不會AI，怎麼辦呢？在此，安利一款門檻較低的軟件——Visio。它對於很多項目管理和IT從業人員，耳熟能詳。因其功能貼合使用者操作習慣的智能性，能讓不具備設計能力的一般員工，獲取更快的速度和更高的效率，省去紙上打草稿的時間，再也不用擔心“我家美工不在家”。

以下內容，請務必在 Visio開啟狀態下逐步操作。

01.工具攔簡介與繪製步驟，推薦版本Visio2016專業版。因為我常用的功能比較基礎，比起之前使用的2007版本，從視覺設計上的專業度和美觀度更高。

a.新建文檔

新建有兩種模式，一種是空白文檔，一種是帶模板文檔。如果你對於要繪製的大框架有明確的目標意識（比如“我要畫個組織架構”），可選擇模板。

但對於新手而言，建立空白文檔有利於快速練手，點擊圖1中標記位置，默認的空白文檔是A4豎屏的尺寸，即常規打印大小。

為了避免尺寸不對，導致反覆修改，在繪製之前，務必調整畫布參數。有如下方法——

（1）按住ctrl鍵，鼠標移到畫布邊緣，指針會變為大小調整的狀態，進行自定義修改；

（2）或者，設計-紙張方向+紙張大小（圖2紅色標記），根據打印大小調整，採用系統默認的數值，可以使成品打印更美觀。

畫布上的虛線（圖2綠色框線），是打印頁面邊緣。為畫圖方便，一般一張圖生成一張頁面。如果需繪製多張相關圖片，建議再下方添加多頁（圖2藍色標記）。

我畫圖習慣使用A3大小橫屏畫布，一則防止A4紙繪製後，同比例放大打印清晰度不夠；二則是橫屏比起豎屏更符合大腦皮層識別全景的習慣（見歷史文章《從我做起，預防90後中年痴呆…》，此處不加贅述）。

b.風格設計

除了畫布大小，預設風格也能提升整體畫圖的效率，即圖3中紅色標記區域。

主題視圖可以一鍵替換圖標用色風格，對於我這樣有先天配色障礙的玩家格外有用。右側邊框和標題也可以提前預設風格。但我本人不愛使用邊框標題頁，懶和工作習慣不好是一方面，另一方面是我有個人偏好的替代方案，稍後會說。在透明畫布上，會出現比PPT細密的網格線，方便素材堆積時瞄準，這點非常重要！！！根據比例尺大小，網格線疏密程度也會隨之變化。如果沒有網格，請點擊“視圖-顯示-網格”。

c.形狀導入

“形狀”等同於PPT中的文本框+形狀+剪貼畫+smart art等一系列的功能總和。是內容的重要組成部分。形狀的選擇在圖4界面畫布左邊，如果新建時選了模板，此處會出現自帶的形狀。但一些打開空白文檔的同學，現在則很蒙圈：你說啥？它在哪？

你們需要手動導出。針對不同的圖表類型，可以導出不同的形狀類別。

鑑於開太多形狀會影響找圖速度，所以我有篩選性地長期處於開啟狀態的使用的形狀，參考如下：

d.框架搭建

框架搭建指的是整個畫布要繪製的內容的總體框架是什麼。我工作習慣，一般只喜歡用N*M的矩陣構建全景圖，傾向於用“跨職能流程圖形狀”（位於“形狀-流程圖”）來替代，因為他自帶標題。這就是我剛才說不愛預設標題的原因。

圖5中，左下紅色標記的泳道拖動到畫布，會出現橫向分佈或縱向分佈的帶標題的泳道。點擊左上紅色標記，可建立右側藍色標記出的三層框架。

拖動分隔符，可以用縱向線切割畫面，將整個畫布版面切割成n*m的板塊。

添加泳道還有快捷方法，素材右下角有個按鈕（類似Excel一鍵拖動），點擊一下即可生成新泳道。需要注意的是，用這個模板儘管很快捷，但分隔符和泳道一定是觸及邊緣（不能任意拖動），只能是絕對分割，如果你想搭的框架，根本不適合矩陣，不建議使用這個模板。

e.內容填寫

Visio的基礎內容由幾塊構成，包括剛才的形狀在內，有三大主要元素，其插入方式如下——

形狀：拖動形狀/開始-工具-繪製圖形

文字：雙擊形狀/開始-工具-文本

連線：形狀搜索“線”/開始-工具-連接線/插入-連接線

到了這裡還在堅持往後看的人，一般office技術都還可以。為了幫助大家加快手速，我們著重聊幾個很多人不太用的功能。首先是外部數據導入替代手打文字。數據是很多圖表呈現的基礎，我們在做PPT時也體驗過把Excel的數據直接在PPT生成圖表，但最後發現，挺難看的，還不如在Excel生成好再粘過來。相比之下，Visio在這方面，算是很慈祥和寬容了。

圖6是Excel導入的邏輯，“數據-自定義導入”可以一鍵實現Excel、access等重點數據在圖表上的呈現，勾選的字段會全部碼在一組元素裡，“高級數據圖形”可修改元素圖形，一鍵美化。避免花費太長時間在作圖上，違背Visio提升效率的本意。其次是形狀顏色。

在圖7中模板會自帶配色，可以選擇，顏色選取不宜太多，我總結了幾個良心乾貨：

（1）A3打印最耐看的模板，標題16號字體深底白字，標題備註10號字體白字、主流程標題10號字體深底白字、解釋性文字8號字體淺色塊不加邊灰字。

（2）同一層級的內容用同一模板，大塊的形狀效果（浮雕、透視、陰影等）保持一致性；字數多的形狀無外框淺灰色塊深灰字；

（3）重點細節內容用最“彪”的顏色。

以此保證看圖的人，第一次聚焦在標題上、知目的，第二次聚焦在“主流程”上、知邏輯，第三次聚焦在“重點內容”上、知要點。

題外話：我小時候床旁邊有個黑白相間花紋的桌子，我週末懶覺日常，就是看著黑色和白色，讓眼神交替失焦，每次交替我都會做一些聯想。。不知道你們小時候玩不玩這種無聊的遊戲。這個故事沒有特殊的目的，就是覺得對比度強烈的顏色，會給人留下格外深刻的印象。最後，一般形狀中的菱形、箭頭等素材，都可以縮小之後，變成標題的起始符號，這樣可以避免圖片空洞，不要拘泥於圖標本來的用法。

f.整體調整

你們畫完之後，可能會有一個核心問題：哎嘛，畫面好空，咋整？我知道留白好看……但好看的留白需要審美能力，我反正沒有。很多人會選擇調整形狀之間的疏密程度來解決問題，這不失為一種方法。但是這種改疏密的辦法可能整體佈局都要調，而且同一類元素疏密程度不同也不好看。在保障元素疏密程度一樣的情況下，填補小素材可以改善這個問題：

狹長型空白，加PPT在線圖表；矩形空白，加概念模型；

零散型大塊空白，加圖片。需要注意的是，實景圖片色彩比較雜，很容易與畫面格格不入。一般情況下，圖片裡最“彪”的顏色和畫面色系一樣即可，或者在上面蒙一層白色50%蒙版（深色背景則蒙黑色）。

如圖，三塊空白，右下空白麵積較小，可以不必理會。右上角比較適合插入小圖標填充。左下角可選擇不變，也可以選擇一些無關素材填充。

題外話：我非常喜歡WPS2016，你們去在線素材裡面搜索一下“學”字，會出現很多好看精緻的小圖標。待到版面OK，加入背景，會讓圖片更為得體。

g.保存使用

點擊另存為，可保存圖片。一般情況下，按照圖9保存方式，會得到高清的版本。但需要注意的是，如果並未添加背景模板，需額外添加打印時背景色（圖9右上）。

另外，將繪製好的源文件全選，可直接插入PPT，會保留圖片可修改屬性，整體還不會產生例如Excel表格導入PPT時的形變和異常。在繪製複雜全景圖時，首選Visio繪製，而非在PPT裡直接畫圖。

02.幾種個人偏好的

常用模型

搭建模型較強的同學，可以根據實際情況自行建立，保持全圖的和諧即可。

我只推薦幾種我用起來比較順手的大框架，希望幫大家減負。

a.全景矩陣

全景矩陣我剛才已經說得差不多了，把這篇文章的前半部分邏輯正好也做了圖10。

框架搭建、內容和美化都並不完善，但我儘量讓它含蓋了上述所有技巧點，比如——橫軸為“繪製前-繪製時-會之後”，縱軸為“基本步驟+特殊技巧”；深框展示主流程，亮藍突出重點；用小圖標補充空白和增強內容美感我喜歡矩陣，但本文的內容並不太適合用流程圖展示。這說明任何方便的東西都有它的侷限性，這一點一定要端正心態。我介紹另外幾種我用Visio比其他軟件繪圖更方便的模板給大家。

b.魚骨圖+註釋

魚骨圖在“因果圖形狀”裡面，是思維導圖的一種。不過思維導圖更多用來發散，其發散點和枝椏的因果性並不強烈。

題外話：

說到思維導圖，昨晚有朋友問我為什麼不用x-mind。第一是我歷史文章發過思維導圖了，不想寫第二次；其次是每個人有自己偏好的工具，只要能用熟提高效率，也不拘用什麼；最重要的是，我自己真沒覺得x-mind在畫圖方面比Visio好用。另外我無意間百度到了一款“億圖圖示專家”，示意圖挺好看但我沒用過（我還因為PR職業病，怕網上的稿子是買的…），如果你們有興趣也可以試試。而魚骨圖的使用，可以幫助閱讀者一眼研判出魚骨與魚嘴的因果關聯性，而非一般關聯性。也就是做到我開頭說的“內容是第一層邏輯，圖形本身是第二層邏輯”。