擺脫重複勞動、高效 Office 辦公，會用這個功能很重要
不管從事什麼職業，Office 全家桶總是必備軟件的首選，對於某些行業甚至需要每天盯著 Word 或 Excel。那麼每天都使用的軟件，你真的知道怎麼使用最高效嗎？
如果你想成為一名 Office 的高階用戶，那就一定要學會這個功能——宏。
宏（Macro）是一種批量處理的稱謂，它能將一系列操作整合為一鍵處理。適合經常做重複性勞動的人，比如批量打印、批量整理格式等等。合理使用「宏」能夠極大提高工作效率，讓你花更少的時間完成更多的工作，再也不用辛苦地 996 了。
▲ 圖片來自：Unsplash
許多宏都是使用 Visual Basic for Applications (VBA) 創建的，並由軟件開發人員負責編寫。對於一般人來說，編程難度較大，但是 Office 為一般用戶提供了「錄製宏」的功能，讓「宏」的創建簡化了不少。
由於 PowerPoint 從某個版本開始不能錄製宏，因此這裡僅介紹 Word 和 Excel 的「錄製宏」。
懶人目錄
- 宏與宏病毒
- 如何使用「錄製宏」功能
- 使用宏創建快捷鍵操作
- 多步操作一鍵處理
宏與宏病毒
在聽說「宏」之前，相信大家最先聽說的是「宏病毒」。宏病毒以其易編制性與易傳播性日趨多樣性與複雜性。其利用宏語言的外部調用能力如 Windows API 函數，能進行任何操作。與傳統的病毒相比，宏病毒的最新特色是它們不依賴操作系統。
▲ 圖片來自：Unsplash
以簡單的 Word 宏病毒為例，若沒有采取任何防護措施，當打開一個感染了宏病毒的 Word 文檔時，宏操作會自動執行，並且接管計算機，然後開始破壞其他文檔。另外，由於宏一般存儲在模板文檔中，使得宏病毒的傳播能力進一步增強。
不過也不用太過緊張，談宏色變，Office 可以對「宏」進行安全性設置。打開「文件 – 選項 – 信任中心 – 宏設置」，可以分別選擇「禁用所有宏」、「禁用無數字簽署的所有宏」以及「啟用所有宏」等。如果不能保證宏的安全性，最好選擇「禁用所有宏」。
如何使用「錄製宏」功能
「錄製宏」就是將一系列操作步驟自動編寫為宏代碼，並映射為一個按鈕或快捷鍵，每次調用即重複之前的一系列步驟。第一次使用「錄製宏」功能，需要從「文件 – 選項 – 自定義功能區」中啟用「開發工具」選項卡。這樣才能在菜單欄中找到「錄製宏」的功能。
錄製宏的方法較為簡單，首先選擇「錄製宏」，然後再填寫「宏名」。Word 中可選擇「將宏指定到按鈕或鍵盤」。若指定到按鈕，則可將其添加至快速訪問工具欄；若指定為鍵盤，則可自定義其快捷鍵。Excel 中則只能指定為快捷鍵。
▲ 左 Word，右 Excel
以上設置完成後，進入正式的錄製階段，此階段的所有操作均會被記錄下來，比如調整行間距、設置首行縮進、調整圖片大小等等。停止錄製可以選擇菜單欄的「停止錄製」按鈕或狀態欄的「停止錄製」圖標。
這樣一個「宏」便被創建了，可以打開所有宏查看剛剛創建的內容，如不滿意，可將其刪除。另外，若點擊「編輯」還能看到其源代碼，對於熟悉 VBA 語言的人來說可以自由地編輯其代碼。
使用宏創建快捷鍵操作
為了快速調用 Office 的某項功能，我們都會選擇利用快捷鍵操作。然而並不是所有功能都提供了快捷鍵，有些常用的功能如「首行縮進」、「只保留為文本粘貼」、「另存為 PDF」等功能既沒有快捷鍵，也不能添加快速訪問工具欄。每次調用都必須藉助鼠標點擊數次才可完成。
▲ 左 Word，右 Excel
但是藉助「錄製宏」的功能卻能方便地將其指定為快捷鍵。這樣每次調整 Word 格式時，再也不怕鼠標、鍵盤來回切換了。與 Word 稍有不同的是，Excel 中需要選擇「使用相對引用」進行錄製才能保證每次作用的是當前單元格，否則僅會作用於錄製時的絕對單元格。
多步操作一鍵處理
使用「宏」將一系列步驟變為一鍵操作，節省鍵擊和鼠標操作的時間，從而有效提高工作效率，尤其是一些模板化的操作，更適合創建為「宏」。這裡以 Word 中的段落設置和 Excel 中的表格格式設置為例，展示「宏」強大的能力。
Word 中複雜的段落格式有時會讓人抓狂，不同的文章還有著不同的格式設置，這時候如果需要批量調節格式，「宏」可能比「格式刷」更好用。將行間距、首行縮進、字體設置等等錄製為一個「宏」，然後再作用於每篇文章，可達到事半功倍的效果。
Excel 中有時需要對同一類型的幾張圖表設置相同的表格格式，這時候如果一張張地設置，肯定既費力又耗時。通過「宏」將這一系列操作（如單元格背景、字體顏色、對齊方式等等）變為一鍵操作，準確且高效。
▲ 圖片來自：IFTTT 官網
「宏」代表了一種自動化的工作流程，與 Android 的《IFTTT》、iOS 的《快捷指令》等具有同樣的作用。雖然 PowerPoint 沒有「錄製宏」功能，但 PPT 上豐富的插件一定程度上彌補了這一缺陷。對於個人用戶來說，插件的功能已經非常完善而不用自行再創建宏了。
▲ 圖片來自：Unsplash
還有什麼複雜操作是你經常使用的呢？現在就試著將其變為一個按鈕或一個快捷鍵來完成吧。善用 Office 提供的「宏」功能，讓你擺脫重複勞動，將精力用在真正該用的地方。
題圖自：Digital Trends
