都是乾貨：一位讀者的《祕書工作手記》讀書筆記

職場辦公室石頭說辦公室石頭說 2017-09-05

|石頭君的辦公室工作原創平臺，關注“辦公室的祕密（bgsdmm）”微信公眾號收穫就更大|

石頭哥您好：

偶然間發現這本書，感覺很受用，業餘時間整理了一下，這對將要走上機關崗位的我起到很大幫助，雖然在企業已有兩年的辦公室經驗，但現在想想本可以做的更好。現將筆記分享出來，希望能幫助更多人更好的度過職場之路。

阿來

《祕書工作手記》讀書筆記整理——2017年7月

· 把你的工作做成一門手藝。

· 要更好地實現自身價值，有兩個因素至關重要，一是始終保持學習和研究的熱情。二是至少找準一個領域，持之以恆，久久為功。

· 如果想收穫更多，那麼就來寫寫自己的工作手記，記下自己在辦公室的行和思，一段時間後，你的收穫會超過你動筆時的想象。

一、第一章

件件有迴音，事事有著落。為的是讓領導放心，隨時掌握工作進展。

· 事無鉅細，對領導交代的事項一律回覆反饋

· 從人性的角度看，任何一個領導都看重兩樣東西，一是上司對他的信任，二是他的下屬對他的尊重。作為一名領導，判斷下屬是否尊重他的一個重要標準，便是下屬是否經常向他彙報工作。

· 儘量給領導更多的尊重，有事沒事去找他聊聊，處理公務第一時間報告情況，有一些特殊情況先請示他有什麼樣的意見和想法再做決定，出差在外，及時報告工作進展，回單位第一時間向領導彙報工作。

· 首先，要永遠把自己的工作當成最重要的，才能把握溝通的主動性和有效性。其次，對於彙報，永遠要保持一種等不起坐不住慢不得的緊迫感，搶著說追著說理直氣壯的說。

· 面對領導，有些地方應該學會柔軟，避開堅硬的傷害，而有些地方又應該強硬，用風骨贏得他的尊重。

· 事情要幹好，更要會彙報：先說結果；最好有書面的材料；亮點要濃墨重彩，分清詳略（要掂量輕重，把握分寸，選擇領導關注度高牽涉面廣的要務及時詳細的彙報，對於其他具體的事情，可以在領導不忙時集中做一個簡要反饋），邏輯要清楚，最好要有一個1234，拿出方案和辦法來。

· 指示是皮，意圖是肉。忠實、收斂的落實領導指示和決定是最低綱領，發散理解和執行是最高綱領

· 原則：一、沒有頭緒，把握不大，就認真按原話落實。二、從領導的觀點中發散（平時多留意留心領導的言談）。三、從參與中發散。四、從領導個性中發散

· 沒聽清也不敢問領導，早晚要出大簍子。不懂上問絕對是好習慣。領導做指示時，在認真記錄的同時，一定要對沒有領會的問題大膽詢問，不必拘謹小心。沒聽清楚的地方，第一時間確認；對貫徹意圖時可能出現的多種情況，及時提出來，讓領導能夠給予明確的答覆；對領導意圖中可能出現的偏差，該糾正的糾正，該否定的否定。只有這樣，才能為接下來落實指示打好基礎。

· 認真思考必須緊緊圍繞領導的意圖主旨，大膽提問必須使用謙虛探討的口氣

· 不懂上問是必須的，不動腦筋張口就問又是禁止的。問之前先在心裡想想法子、打打草稿，在有準備的情況下提問

· 包容心--如果內心排斥領導，疏遠領導，懼怕領導，甚至話不敢說，氣不敢喘，你就很難從領導身上學到東西

· 多上問，多請教，才是有活力，有闖勁的年輕人最正面豐滿的形象

· 養成隨手拿本子的習慣，領導說話時集中注意力傾聽，隨手奮筆疾書，即使是即興發言，也要詳細的記錄下來，以後備用。在辦公室用大本子記，出門在外拿小本子寫。

· 眼力見--眼力見主要描述一個人善於察言觀色、為人殷勤，還很有禮貌的素養。是一種善於幫助別人，讓人感到舒適和受尊重的行為，說白了就是善待他人、樂於助人

· 要把姿態放低，一種隨時隨地“搞服務”的心態，時時刻刻想著，怎麼去照顧別人，怎麼顧及到別人的感受和需要（看到了想不到，想到了不願做，是眼力見的絆腳石）

· 訣竅：把領導不僅理解成上級，而要看成長輩和前輩，發自內心的尊重、欽佩，別人看在眼裡，懂得你的細心關懷，自然你也就能贏得別人的尊重

· 關於捱罵-人在職場飄，哪能不挨刀

· 辦好事，提升能力永無止境；做好人、洞明世事同樣永無止境。體現工作能力和尊重領導並不矛盾，可以兼顧好

· 開會發言，在發言的開頭或結尾多體現領導和同事對自己的幫助，多給別人美言幾句，多說自己在集體中的成長，這樣的話小領導一般不會有意見

· 無論什麼理由，即使不是自己的錯，面對領導的批評，尤其是公開場合，都要先應承下來，當場聲辯就是作死（權力來源於權威，領導一方面代表他個人，另一方面還代表著單位和組織，代表著自上而下的管理方式和應變機制）

· 批評不可怕，關鍵是要有面對批評的方法。只有應對得當，才能最大限度的消解批評的負面效應，有些時候，還能把壞事變成好事。一、不能讓這件事成為心理陰影，導致不敢面對領導、不敢做事。二、虛心求教，比以前更加頻繁的接觸領導，依然落落得體，有禮有節，經常請教，找領導把關，要虛心。三、積極為領導分憂，爭取立功機會

· 即興發言“四個有”：

· 有準備----開會時，一方面要對發言人講了什麼，豎起耳朵聽，拿起筆記錄，為之後的發言積累素材；另一方面，初步構思，考慮到要針對什麼問題發表看法，自己講哪些內容。

· 有態度----“感謝（感謝領導給的發言的機會，之前大家的發言受益良多，關鍵人物點一遍）+自謙（簡單談下看法，不對的地方請大家多包涵）+認同（表揚別人，肯定他們的發言或者做法，尤其誰誰說的。。）”，

· 有說法----每個部分的標題更簡短，是高度概括的、朗朗上口的、文辭優美的“專有名詞”，有邏輯性

· 有爆點----即幽默點，抖包袱，在“笑果”上下功夫

· 溫暖人心

· 一個誠摯熱情的、充滿精氣神的、完整準確的招呼，會讓你受益良多

· 精神百倍，字正腔圓的問候他人，充滿精氣神的問候，會把你的良好態度傳播出去，你也將得到別人有溫度的對待

· 怎樣對別人說“不”的時候不至於撕破臉？一、認真而乾脆----辦不了+為什麼辦不了；二、態度堅定但語氣溫和（人都要面子，你得給人面子，不要隨便拿刀子劃別人的臉，所以最好的拒絕方式應該是堅硬的內核裹著柔軟的外衣）--“下次有能力，機會合適的時候再幫忙”“之前領導說你們上次弄得很棒”多用商量的，溫暖的，同情理解的、無可奈何的語氣去拒絕，使人更容易接受這樣的結果。三、中性的拒絕------拒絕同時提供可替代的方案。四、永遠不要凌駕於自己的感受和需求之上

· 永遠不要說別人家的孩子不行-------孩子的問題上，理智是個笑話，孩子是每個父母最軟的一塊肋骨

· 在孩子的問題上，最好做個善意的謊言者，多表揚，多點贊，少批評，少挑刺。除了堅決不說別人的孩子不行，還要主動的在孩子的問題上提供力所能及的方便，那別人更是感激在心（給帶孩子的媽媽讓座，下班時幫有孩子的同事盯一會等）

· 心花怒放

· 多說“請”和“您”

· 多找同事的優點，多誇讚他們，稍微過分一點也沒關係

· 夸人不誇的別人臉紅心跳、害羞害臊等於沒誇

· 口頭禪——“明白了，馬上就辦”，“你是專家，你的幫助太重要了”（多找人幫忙，並要記得感恩），“您對這個事怎麼看”“要不您看這樣行不行”“您稍等，我有點拿不準，我去確認一下”

· 日常

· 非常重要的一點：馬上就辦（一提高效率，二規避風險）

· 及時讓大領導知道，反饋

· 案無積卷，事不過夜（不單是工作事務，還有人際關係，無未讀短信，無未回電話）

· 出差：不停聯繫、協調、安排、服務——輕裝上陣，做好充分的材料、物資準備（紙質、電子版，通訊錄、領導名片、常用藥、足夠現金），提前做好功課，瞭解領導喜好，腿勤手勤、提前聯繫、有點眼色

第二章習慣為王——培養辦公室工作素養

· 三個習慣：

· 優勢源於自動自發，凡事一定要主動承擔，現在所做的種種事情都是在為未來打基礎。

· 記日記勤寫作。（每天下班後要把當天的事情記下來，日記要分條記）

· 樂於，並善於交朋友。（一個人能否成功，關鍵看他和誰在一起，認識朋友的多少和層次，決定了事業發展的走向和生存環境的好壞）原則：看重品格——如何對父母；建立信息庫——記錄朋友的信息，生日籍貫等；主動展示；當好聽眾——要謙虛，多交一些忘年交；滿足對方——關注別人的需要，滿足別人的利益，多聊別人的偉大。（一句總結：任何人都不能靠，寄希望於搞人身依附、在大樹底下好乘涼或許能呈一時之快，卻不一定安全，終究不是長久之策，只有憑自己的拼搏、進取、奮鬥，才能真正讓人生之樹根基長青、枝繁葉茂。）

· 管住嘴、邁開腿、飲食貴有節、運動貴有恆——要有一個好身體

· 著裝要給人穩妥可靠的感覺，因時因地制宜，契合身份和場合

· 很明顯，拿精華時間乾重要的事容易幹成完成了重要的事，自己也變得重要，拿精華的時間幹不重要的事，你不會有時間乾重要的事，也就做不成什麼重要的事——只有一條路，把工作當成最重要的事情，投入全部的身心和精力，完成工作，琢磨工作，提升工作，熱情工作，要是沒做到，就是在浪費精華的時間。

· 即使靠專業吃飯，做人也是一輩子的事業。辦公室的工作對我們辦事、為人的歷練，絕對是人生的一筆寶貴財富。要認真對待社會關係，懷著謙卑的心去處事。

· 用自己的腦袋去思考，當這件事情自己獨立完成的時候，該怎麼去做。在旁邊觀察、學習，隨時帶筆記本。抓住一切的會議機會，從別人的討論中積累。永遠要做資料準備，永遠要做記錄。記錄不是收集，要學習、複習、反饋、丟掉。

· 如果一項工作可以在外面找到更加專業和精通的人，並且遠遠超過你的水平，你千萬不能閉門造車，要善用市場

· 騰出時間更多的關注自己的核心價值：1.溝通——保持和領導、同事、協作單位的溝通；2、研究——研究自己單位的業務、研究自己的崗位，研究行業形勢和大政方針，做好一個“土”專家；3、強化自己的特長

· 在辦公室工作中，“找人幫忙”是一種必備的工作能力。

第三章溝通

· 短信——1.收到別人的短信，一定要及時回覆；2.姿態放低一些，不要讓別人的短信成為來往的最後一條信息，事情說完了，再回復一個“笑臉'或謝謝；3.短信需要回復的，結尾要註明回覆，還可根據事態的輕重緩急來建議下一次的聯繫時間，同時，注意一個主題不要分散發送，同一條短信不要多次發送；4.短信一開始要明確接收對象，端端正正的寫上稱呼，結尾要署上自己的名字等信息；5注意標點符號的使用，標點笑臉可以改變文字的氣質；

· 幾種發短信比打電話更合適的場合：給領導彙報工作時要條分縷析；有急事彙報時發短信事前確認是否有時間；非工作時間溝通工作時；需要提醒對方時（語氣要親切委婉，不可生硬）；恭維求人煽情時

· 電話本是辦公室的命根子（電子版，紙質版，家裡，車上都要放）

· 從朋友圈別人的狀態裡延伸到現實中的關心

· 打電話：要讓別人聽到你的笑意與和氣，在一定意義上是比內容的組織和表達更為基礎且重要的要求。1、調子高一些，語速急促些；2、要打招呼，恩啊恩啊的寒暄幾句，再切入正題；3、打電話要先自報家門，接電話也要打招呼”您有什麼指示“4、儘量讓對方先掛，依依不捨的收尾，輕拿輕放

第四章公文（還要再詳細看下原書）

· 背誦《黨政機關公文格式》

· 標題——千萬別用黑體，一般用2號小標宋體，在頂端或紅色分割線下空二行位置；分一行或多行居中排列；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當；標題排列應使用梯形或者菱形，若有副標題，破折號之後是三號楷體；標題應該和內容安排在一頁紙上

· 正文——仿宋！3號仿宋

· 序號——“一”，“（一）”，“1.”“（1）”；一般是第一層u用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋字體標註，都是三號，都不用加粗

· 行距——每面排22行，每行28個字，並撐滿版心。頁面設置，頁邊距上3.3，下3.3，左2.9，右2.6，頁腳邊距2.9；行高固定值29磅；以上可以根據實際情況微調

· 看書看皮，讀文讀題——三個要求“做亮標題，寫實正文、提煉主題句”

· 講話稿最難能可貴的品質是內容紮實，言之有物——有一定的個性（個人）；敢於觸及矛盾和痛處；把宏觀的東西加以細化，把普遍性的要求加以個性化，這就要求注重細節的描寫，做到有血有肉；事實勝於議論；舉措具體可行

· 寫公文，第一步是查、看、問、學、想、最後一步才是寫

· 寫完公文——念一念、幫一幫、放一放、查一查

第五章宴請

· “尚右尊東”，注意老先生

· 會說話比能喝酒更重要——喝酒說話，不是一本正經談方案，而是多說增進雙方瞭解、融洽雙方感情的話，喝酒的時候，拉近的是距離，培養的是感情；要以閒話為主，正事為輔（竊竊私語有時比洪鐘管用）

· 一些禮儀——沒有領導暗示，不要輕易代酒。自己職位卑微，記得多給領導添酒，就是要代，也要確認領導確實想找人代，還要裝作自己是因為想喝酒而不是為了給領導代酒而喝酒；領導不勝酒力，誰敬你的領導，他們喝完後要馬上回敬他，用比對方更多的量，去敬對方的領導；領導互相喝完才輪到自己敬酒；敬酒一定要站起來，雙手舉杯，可以多人敬一人，決不可一人敬多人；自己敬別人，如果不碰杯，喝多少可視乎情況而定，比如對方的酒量，對方的喝酒態度，切不可比對方喝的少，要知道自己是敬人。右手扼杯，左手墊杯底，自己的杯子永遠低於別人；如果沒有特殊人物在場，碰杯最好按時針順序，不要厚此薄彼

· 點菜——一般提前瞭解對象的口味，先點好菜，（記得請領導審閱）然後請服務員報下菜名，看有什麼忌口或者調整的

· 做一個懂行的吃貨，不但能幫你點好菜，更能幫你講好菜

· 點菜前問自己幾個問題——為何吃？（宴請吃的是檔次和接待標準，內部聚會吃的是氣氛和實在）；預算；來賓的口味和禁忌；酒樓的特色

· 點菜禮儀——菜量要略大於夠吃的量；湯、紅白肉、魚或者海鮮、涼菜、小點都要有，最好還有五穀雜糧、當地的特色小食；（高手還會判斷每個菜盤子的形狀來安排佈局）；1.果盤和點心（瓜子、蘿蔔條、花生等清爽小零食）2、冷盤（宴請人數的二分之一，最好是偶數。下酒菜和普通冷食都需要，葷素都要，有女士在場要加一份偏酸甜或有趣的冷菜）3、熱菜（數量和宴請人數相當，至少有一兩個硬菜，熱盤中頭盤一般是一個比較清爽的菜，飯店的特色菜要有一兩個，越鹹越重口的放到最後上；魚+海鮮；肉要以牛羊肉為主，儘量不要點豬肉；綠葉蔬菜放在後半段，最好是時令蔬菜；前面的湯要濃郁，後面的湯要清爽——順口溜：“有菜有肉有水產，烹飪方式各不同，清炒、清蒸多兩盤，煎炸、幹鍋、鐵板、燉燜煲烤不重樣，相似食材躲著走”4、位菜，可以根據情況而定；5、主食和甜點——主食最好上面食，一道幹一道稀，也可以考慮粗糧拼盤或者餅類，不建議白米飯，甜點可以上榴蓮酥或者香芋卷；6、酒水飲料——茶葉最好自己帶，有女士在場準備酸奶、或者現打的果汁及玉米汁、山藥汁；7、打包——點心可以多上點，假意吃不完讓客人帶走；8、買單時不要大呼小叫，要悄悄結賬，確認發票開頭，告知領導司機結束，送客人上車，打電話確認是否到家

· 吃飯時注意每個客人的喜好，在平時要多用心

· 注意吃飯地點的停車情況

第六章開會

· 事前——工作的實際需要（哪些單位負責，哪些單位輔助）；慣例（以前開過的類似的會議）；領導有哪些意見。總之，要等領導審定名單後再發通知

· 會議通知容易遺漏的幾類人群：老領導；本單位的新聞部門；外地的分支機構；新組建部門

· 內容（會議名稱，開會時間，地點，提交材料，著裝要求等）、方式(可以考慮微信群）、時間（不能過早又不能過遲），是會議通知的三要素

· 對每一個部門或人員都要進行“確認”，而不是想當然的“自說自話，自做自事”，要通過對發出同志的節節跟蹤和時時“確認”，確保工作無一遺漏。

· 會議議程——事項不能多，時間別太長，人員別太雜

· 為了讓與會者更全面的瞭解需要上會討論的事項，最好準備一個備忘錄（最多一頁紙，事項來源，爭議焦點，請示事項，決策建議）

· 開大會——1、貴賓室（領導小範圍會見，以示重視，盡地主之誼);2,在會場不能閒著，多方照顧，多方考量；3、考慮好出入和停車問題；4、背景板要注意散味；

· 開會只信爛筆頭，不靠好記性——寫會議記錄或者會議紀要是很多辦公室新人的第一課

· 開會前就要進入角色——儘可能多的瞭解會議的信息，比如會議的目的、時間、誰主持、誰出席，上一次會議的資料，抓住會議的重點