作者：胡奎_Reborn

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加班理由千萬種，但是如果因為設置段落的字體、字號、行間距、段落間距，這些簡單的文檔格式而加班，是不可原諒的。

更重要的，Word文檔格式調整，作為申請加班費的理由，丟不起那人啊！

其實Word排版很簡單，只要你學會了這個神技——「套模板」。先上效果圖：

是不是真的很高效？關鍵還很容易掌握！5分鐘就能學會。快放我去學習，我愛學習，我愛工作！

1.按照要求，設定好樣式

首先，在一個新文檔中輸入一些文字，並按照老闆的要求把樣式調整好。比如在行政公文排版中，常見的樣式設置是這樣的：

主要標題：宋體、二號、加粗、居中；

一級標題：序號為「一、」形式，黑體、三號、首行縮進2字符；

二級標題：序號為「（一）」形式，楷體、三號、首行縮進2字符；

正文：仿宋、三號、首行縮進2字符.

2.保存樣式集

樣式設置好之後，想要重複使用這些樣式，通常的操作是使用“格式刷”一個一個刷。一個更為高效的方法是，把樣式保存到「樣式集」中。

這個樣式集你也不陌生，喏，工具欄中的那些標題樣式，就是樣式集了，只要點擊樣式就可以快速應用對應的格式，非常方便。

那麼怎麼把格式保存到樣式集中呢？以主要標題格式保存到「標題」樣式為例，操作方法如下：

照葫蘆畫瓢，完成其他格式的對應：

主要標題格式對應「標題」樣式

一級標題格式對應「標題1」樣式

二級標題格式對應「標題2」樣式

文章正文格式對應「正文」樣式

設置好樣式集之後，把鼠標指針放在任意段落中，點擊樣式就可以快速應用格式。

3.樣式集保存為模板

樣式集設置好之後呢，只能在當前的文檔中使用，要想在其他文檔中使用這個樣式，就需要把這些樣式集保存為Word模板。大致的步驟是這樣的：

刪除文檔中所有的文字

依次點擊文件->另存為->選擇「Word模板（*.dotx）」

這裡給模板起名為“行政公文模板”

雖然看起來沒什麼變化，但是模板已經保存好了。

怎麼套用模板呢？很簡單，選擇從“行政公文模板”來新建 Word 文檔即可，步驟為：

1. 點擊Word圖標新建文檔；

2. 點擊右側頁面中的“行政公文模板”；

3. 輸入文字，就可以套用樣式啦。

4. 巧用快捷鍵，效率再提升！

有了模板後，每次應用樣式只需要鼠標點選就行了，但是每次點選還是有點麻煩。還能不能懶的更徹底一些呢？當然可以！

請收下不用鼠標的排版進階玩法——樣式快捷鍵。先看動圖演示：

具體設置方法為見下圖：

建議設定標題為「Alt+1」，標題1為「Alt+2」，標題2為「Alt+3」，正文為「Alt+4」，設定好後，快捷鍵將對所有文檔都有效。

5.後記

這次的 Word 排版神技，給我最大的收穫不僅僅是技巧本身，更重要的是理解了提升效率的公式：重複工作批處理+固定操作模板化=高效率。

僅在 Word 樣式這一個小小的方面，這公式就得到了淋漓盡致的應用，極大提升了效率！如果將 Excel 表格模板化、批處理呢？PPT 製作模板化呢？工作常用的寫作套路模板化呢？效率的提升簡直不敢想……

最後，知道還要做到才是真正的得到，抓緊動手試試看吧！