怎樣彙報工作才能得到老闆重用?

跳槽那些事兒 魏太武帝 加拿大 插坐學院 2019-07-08
怎樣彙報工作才能得到老闆重用?

作者 | 藝林小宇(插坐學院專欄作家)主播 | 鑫焱

很多職場新人在彙報工作都喜歡用一句“您認為這個問題應該怎麼辦?”來輕鬆搞定。但這卻是一個容易惹惱上司,且自討沒趣的方法。實際上,下屬就要讓自己成為問題的剋星,而不是問題的推手。

我們先來看個案例:

一天,小王跑到領導辦公室說道:“老闆,那家客戶的用量只有 3 ,我們要求的安全用量是 5 ,現在,競爭對手開始花大價錢搞定了客戶的廠長,我聽下面的工人說對手又過去了,我上次去的時候,那個廠長就暗示對手送了很多錢,你送少了,我們恐怕沒法合作了。”

老闆:“你的意思是?”

小王:“我沒有別的意思,只是想申請經費,把那個廠長搞定了。”

看到這裡,如果在小王不說結論之前,你能猜到他真正想說的是什麼嗎?這樣的職場人是不會受到老闆喜歡的。那在我們平常的工作當中,應該如何向領導彙報工作呢?

接下來,我會從以下三個方面去談如何積極地向領導彙報工作:

哪些情形是需要向領導彙報工作?

如何向領導彙報你的工作?

通過什麼形式去彙報?

怎樣彙報工作才能得到老闆重用?

哪些情形需要向領導彙報工作?

掌握好彙報時間節點,這將會對你這次工作彙報的順利進行有著非常重要的影響。而這個情形我們主要分為空間與時間。

我們先來看時間。加拿大心理學家德比·莫斯考維茨曾做過一個有趣的研究,根據人一週的行為規律畫出了一幅一週工作節律圖,她認為,人的一週是有規律性的。

作為一週工作的開始,在雙休日之後,人體的生物鐘往往還沒有調節過來,一下子從休閒狀態切換到工作狀態,總感覺有很多的事忙也忙不完,卻偏偏又丟三落四。

到了週二,大部分人都會開始走出閒散狀態,著手處理遺留的電子郵件,安排本週工作計劃,壓力也隨之而來,工作量和壓力水平都將達到峰值。週二是主導性最高的時候,也是工作效率最高,產出最大的時候。

星期三是一週的轉折,延續了星期二的忙碌,週三職場人士已經完全適應了忙碌的工作狀態,星期三的職場人士可以和“超人”媲美。

有人說,星期四屬於“黎明前的黑暗”,就好比熬夜的人,凌晨四五點往往是最難熬的時候,跨過這道坎,便又海闊天空了。

星期五了,你不妨留意一下,這一天裡你完成的工作,在數量、質量上是否比平時都要高?一些在平時看來有些頭痛、棘手的事情,在這一天裡卻比較容易OK。

怎樣彙報工作才能得到老闆重用?

因此,我總結了一下,除去空間上的因素,在時間節點上,你最好選擇在週二、週四、週五去跟領導彙報工作任務或者計劃,這時候你收到的反饋才很大程度是積極的。

接下來我們看看空間上的這個因素,空間上的因素則會複雜很多,不可控因素也會比較多,所以這時候你應該因時而變,因地而異。

我們先來看個案例:

北魏太武帝拓跋燾在位時,古弼任吏部尚書。有一次古弼把百姓聯名反映皇親國戚的圈佔土地行為上書給皇帝。但不巧,皇帝拓跋燾與給事中劉樹下圍棋,在過了好久棋還沒有結束的跡象。

古弼心急如焚,火冒三丈。他突然衝過去,一把揪住劉樹的頭髮,手攥起拳頭狠打劉樹後背,邊打邊罵:“國家的事情沒有治理好,都是你這類人的罪過!”皇帝拓跋燾見狀說道:“沒有聽你奏事,錯在我。劉樹有什麼罪過?快把他給放了。”

皇帝發話了,古弼這才放過劉樹,把事情彙報給皇帝。皇帝很快就答應了上穀人民的訴求:順應民意,把上谷苑的一半土地分給了老百姓。

說這個案例,並不是讓你學古弼那樣,使用蠻力把老闆交談的對象給揍一頓,而是說在現在的職場上,很多人也會在想要彙報工作的時候,遇到老闆很忙,根本無法聽你彙報工作,所以這時候你就要學會巧妙地躲開老闆忙碌的時候去彙報以及根據自己的任務輕重緩急適時地彙報。

1. 工作完成後,一定要向領導彙報。

工作完成後,一定要及時向領導彙報的你的整體情況,不要拖拉,有些新人可能會想,我的任務已經做完,但是我不想彙報先,因為彙報完之後就會立馬有新的任務過來。

我覺得這種態度是在害自己,而不是真正地想要有成長的心態。在職場上,工作任務是永遠做不完的,你晚一點彙報或者早一點彙報,只不過是時間上的問題,而如果你早點彙報繼續下一個任務,你就比別人早些時候接觸到不同的挑戰,自己的成長也比別人快一步。

所以我們在工作完成後,應該及時向領導彙報工作,讓老闆知道你在成長!

2. 工作任務出現意外時,需要向領導彙報進度及其情況。

怎樣彙報工作才能得到老闆重用?

現在很多職場人在遇到問題是都不太喜歡告訴領導,一個怕領導覺得自己能力不行,另一個是覺得不好意思,怕老闆,像老鼠見著貓一樣。這樣的結果往往就是任由事情惡化下去,直到不可挽救被老闆知道時,老闆一定會說這件事幹嘛不早點告訴我呢?反正這個鍋就是你背定了。

而這時你就會想“如果早點告訴老闆.......”等等很多如果,而事情已經發生,就沒有如果了。所以當你的工作出現意外時,一定要向老闆講明情況,並實時地向老闆尋求解決方案,因為老闆的資歷深且有一定的資源人脈,所以特殊情況處理起來就會好很多。

3. 做好工作計劃時,讓領導隨時瞭解計劃方向。

如果你是一個管理者,難免會做各種各樣的計劃,計劃講究的是可執行可操作以及方向需要正確,因為你的計劃不是做給自己看的,而是做給員工去執行操作的。

因此需要審時度勢,掌握好計劃的方向性,而這個時候老闆就有必要參與進來,讓老闆瞭解計劃的內容,及時提出合理的建議,讓計劃不會偏離軌道。

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如何向領導彙報你的工作?

彙報工作講究效率以及讓人能夠聽得明白,我們不要想開頭講的小王一樣,跟領導彙報個事都是雜亂無章,說了一大堆話最後才說結果,這是極其浪費時間的。那麼該如何向領導彙報工作呢?我覺得可以從以下 3 個點去說:

1. 邏輯清晰,結果先行

彙報工作時要有邏輯性,思路清晰。無論說話還是彙報工作,都要運用邏輯思維,麥肯錫的工作法去解決問題。在開頭的例子中,小王說了一大堆話,可是提取不出一個重要的點,而如果你作為一個老闆,你就需要去猜測他到底想要說什麼?這樣你就是在浪費老闆的時間。

所以你在彙報之前要梳理彙報的相關情況,諸如工作進展、進程中的重難點問題、針對性的方法措施或者相關文件資料,做到心中有數。還要根據彙報目的和要求,選擇重點內容進行彙報。

而不是想抓住機會把所有工作都一股腦地倒出來,惟恐領導對自己做的工作不知道,彙報時不分主次,面面俱到,既抓不住要領,又吸引不住領導,甚至適得其反。

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2. 提出解決方案,要讓領導做選擇題

彙報工作最重要的是提出解決問題的方案而不是簡單地提出問題。在我剛進入職場不到一個月,有一次,領導安排去打印一份報告,然後下午的時候快遞出去。

接到任務,在正準備去打印的時候,突然想到快遞每天是上午九點來取包裹,當時已經快九點了,九點之前報告肯定打印不出來,於是急忙去請示怎麼辦。當時就見到他很不耐煩的說你先去打印,我只好悻悻的去了。

所以,在我們彙報總結或者遇到問題時,最好處理辦法應該是事先想出多種解決問題的答案,在彙報問題時一併提出,讓領導進行選擇。這樣,在尋找方法解決問題的同時也能提高自己的能力。

3. 學會用決策思維說理由

很多人在說完結果或者陳述完自己的解決方案的時候,這個時候彙報者就希望領導能夠給予自己什麼,也就是希望領導為自己這個彙報做點什麼?

這個時候你就需要開始陳述提出自己的最中肯的意見,就是讓領導適當地接受自己的方案,這個時候你就開始說理由。而在說理由的時候,你應該學會用“決策思維”來陳述,也就是這個方案要多少資源,能達到什麼效果,是否符合我們的目標等一系列的理由,而這個理由不為別的,就是讓老闆接受。

比如“我建議採用 XXX 是作為我們此次線下活動的供應商 A ,因為 A 可以在活動的搭建上給予我們更多的優惠以及更專業的技術支持,因為他們在之前的一些大型活動上都表現的很好,而供應商 A 也可以幫我們聯繫場地方,給予比較多的幫助。”

這就是決策思維,就是將老闆帶入這個情景跟著你節奏走。

怎樣彙報工作才能得到老闆重用?

通過什麼形式去彙報?

工作彙報分書面報告和口述,有的人平時話很多但是真到寫書面彙報時,卻是苦不堪言提筆寫不出一個字,可見並不是說特別能說會道的人就會工作彙報。

書面彙報工作時注意以下幾點:

書面彙報一般使用 ppt 或者 word 說明,這兩者使用哪個問題都不大,關鍵是要把問題和解決方案講清楚。我們以 ppt 為例,如何通過 ppt 進行書面彙報:

對 PPT 而言,邏輯是靈魂。而邏輯可以簡單理解成一種順序——受眾可以理解的順序。在做 PPT 時,一般先設定整個 PPT 的大邏輯,再考慮每個板塊的小邏輯。

怎樣彙報工作才能得到老闆重用?

可以先把 PPT 的一級和二級目錄寫好,再把每頁的觀點寫在標題欄裡,最後用縮略圖形式看看整體的內容框架。需特別注意的是,PPT 本身的演繹方式是直線型的,假如內容及邏輯層次較多,請在每個板塊後總結一下,或給每頁 PPT 加個小導航,以免迷航。

圖形更容易讓人理解,讓聽眾印象深刻,並會幫助演講者更好地進行闡述。對 PPT 來說,最好的表現順序是:圖>表>字。如果 PPT 大段文字太多,請看看其中哪些內容是可以做成圖的,比如帶有數字、流程、因果關係、趨勢、時間、並列、順序等的內容。

而在口述彙報工作中,需要直接面對領導,這時你應該要做到以下幾點:

1. 有禮貌的進領導辦公室帶上筆記本和筆,因為好記性不如爛筆頭,做多點筆記就對自己接下來的方案整理有靈感;

2. 彙報前整理思路,語言幹練,內容分主次,這是科學地進行彙報;

3. 而當你在彙報時,應該注意一下自己的舉止行為,要端莊,不可搖頭晃腿;

4. 使用……暫停——提高聲調可以用來創造重點。如果你想強調一個詞,可以先暫停 1、2 秒。例:“今天,我將彙報,市場活動如何有效地帶來更多……新客戶。”這種聲音的變化,會讓聽眾豎起耳朵,並加強記憶;

5. 把控好時間節奏——隨著幻燈片的切換,新的文字和畫面會將聽眾的注意力吸引到屏幕上,而不再專注於“聽”。所以,請先口頭介紹幻燈片的前提,再按“下一步”讓它出現。

《哈佛學不到》的作者馬克·麥考梅克曾說:“誰經常向我彙報工作,誰就在努力工作—而相反地,誰不經常彙報工作,誰就沒努力工作。”所以,彙報工作是職場中必須學會的一項技能,如果你能優雅及時地向領導彙報工作,你離升職就不會遠了。

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