高效時間管理法則

時間管理 GTD 青蛙 西紅柿 菜鳥贏職場 菜鳥贏職場 2017-09-16

時間管理有很多種方法,而GTD(全稱:Getting Things Done)就是其中一套行之有效的方法,也是現在最受歡迎的方法。Getting Things Done翻譯成中文就是“把事情做完”,GTD的核心理念概括就是 “通過記錄的方式把頭腦中的各種事情移出來,然後整理安排自己去執行”。帶著一些自己的理解,下面談一談我對GTD的理解以及方法論,GTD的核心步驟為五步:收集、處理、管理、執行、回顧。

高效時間管理法則

1. 收集 —— 收集記錄

人的大腦能儲存很多東西,但有限,不要相信某事情發生後過了一段時間你還能記得,釋放大腦的儲存負載,讓大腦著重於去思考,平時有什麼信息、任務和靈感要在忘記之前用工具記錄下來,使用的工具要儘可能的方便,易用,便捷。

2. 處理 —— 處理分類

只有及時處理信息,對信息及時做出決定和歸納成類,你才能避免信息的堆積和碎片化,處理信息時採用二分鐘法則和四象限法則,二分鐘方法就是如果一件事情兩分鐘內能解決的事情,無論是何種事情,馬上著手解決掉,如果不能再進行分類。分類則採用四象限法則,四象限法則是把工作按照重要和緊急兩個不同的程度劃分成四個“象限”:既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。

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3. 計劃 —— 計劃安排

除了既有的日程安排外,可以設定每日,每週,每月,每年你需要完成的重大事件,把他們排進日程表。每天要做的事件採用三隻青蛙理論,前天晚上睡覺前設定第二天最重要的三件事,起床後就可以開始著手這三件事了(同理可用於每月的“三隻青蛙”, 每季度的“三隻青蛙”,每年的“三隻青蛙”)。每週要做的事採用習慣21天效應,一件事只要堅持21天就能習慣成自然,成為一種習慣。每月要做的事採用日曆行程表的方法,將每月要做的事排進日程表。每年要做的事採用原望清單法,讓自己每年都有收穫和進步。

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4. 執行 —— 堅決執行

執行是Getting Things Done最關鍵的一步,也是成功與否的關鍵,要言行一致,制定了計劃就一定得做到,這能很好地提升你的自我認同感。執行時你應當在不分心的情境下,一次只執行一件事,既不要多線工作,也不要讓你的工作突然中斷。採用番茄工作法,將番茄時間設為25分鐘,專注工作,中途不做任何與該任務無關的事,直到番茄時鐘響起,然後短暫休息5分鐘繼續番茄時鐘,每4個番茄時段可多休息一會兒。番茄工作法極大地提高了工作的效率,還會有意想不到的成就感。

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5. 回顧 —— 回顧檢查

目前我採用的是一週回顧一次,採用PDCA循環法對長期目標、中期目標和短期目標進行回顧,對工作和其它事情進行回顧,看看哪裡做的不好,需要改進,重新做出調整計劃。這樣能使得計劃更有效地進行,更加合乎工作程序的邏輯。

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